Chaque année, les professionnels de la finance plongent la tête dans les livres pour préparer leurs comptes, états et rapports financiers de fin d'année.
On estime que l'équipe comptable prend en moyenne 25 jours pour effectuer une clôture annuelle. Cette période de l'année coïncide également avec la clôture de fin de mois et les rapports de fin de trimestre, ce qui signifie des charges de travail beaucoup plus lourdes et des comptables plus que débordés.
L'un des moyens les plus simples de réduire le stress et d'améliorer la productivité pendant cette période est de préparer et de suivre un flux de travail défini. Pour vous donner une longueur d'avance, nous avons réuni dans cet article toutes les étapes essentielles pour réussir la clôture de votre exercice comptable.
La clôture de l’exercice comptable est le processus d'examen, de rapprochement et de vérification de toutes les transactions financières réalisées pendant l’année en cours. Cela implique de calculer les dépenses d'entreprise, les revenus, les actifs, les investissements, les capitaux propres, etc.
Il faudra également réunir l’ensemble des pièces justificatives pour réaliser le bilan comptable.
L'objectif est de préparer les dossiers pour un éventuel audit externe, qui seront conservés dans les registres financiers officiels de l'entreprise.
L'année fiscale fait référence à une période de 12 mois qui suit souvent l'année civile de janvier à décembre, mais elle peut également commencer à partir du jour où l'entreprise a été enregistrée.
Contrairement à l'année fiscale civile, les entrepreneurs peuvent choisir une date de clôture annuelle qui correspond mieux à leur secteur et à leurs stratégies commerciales.
Lors de la clôture de l'exercice, les comptables vérifient soigneusement les écarts entre les dépenses de l'entreprise et les budgets, à savoir les comptes créditeurs et les comptes débiteurs. S'ils trouvent des différences, ils doivent contacter les employés concernés pour obtenir les informations ou les documents manquants afin de pallier ces écarts et d'ajuster le livre de comptes en conséquence.
La préparation de la fin de l'exercice comptable est semée d'embûches. Les comptables sont souvent à la merci des autres pour réduire leur charge de travail lors des bilans de fin d’année.
Voici les difficultés courantes auxquelles ils sont confrontés tout au long de ce processus :
Dans la plupart des entreprises, les employés doivent dépenser pour faire croître l'entreprise, mais le suivi des reçus papier et des factures des fournisseurs est souvent un problème.
En ce qui concerne la clôture des comptes, la perte de ces éléments peut entraîner des retards importants dans le rapprochement des dépenses.
Jongler avec des piles de paperasse peut être un sacré défi, même pour le comptable le plus organisé.
Lorsque des personnes traitent des documents complexes en gros volumes, des erreurs sont inévitables. Malheureusement, même une simple saisie incorrecte ou un document égaré peut entraîner des conséquences budgétaires.
La saisie manuelle de données dans des feuilles de calcul prend du temps et peut être sujette à des erreurs, mais c'est aussi l'une des méthodes de comptabilité les plus courantes.
Avec les logiciels d'automatisation comptable, il existe désormais des moyens beaucoup plus précis et efficaces de capturer et de saisir des données.
Par exemple, chez gedly, nous proposons le Pack Clients et le Pack Fournisseurs qui permettent de dématérialiser facilement et rapidement l’ensemble des factures émises et reçues par vos employés.
Cette solution permet également de trouver rapidement des fichiers grâce à une recherche intelligente !
Les comptables doivent souvent courir après les employés pour des documents manquants ou des explications sur des transactions spécifiques. Cela se traduit souvent par de nombreux messages improductifs, remplis d'allers-retours et redondants, pour accomplir ce qui devrait être une tâche relativement simple.
La bonne nouvelle est qu'il existe une solution simple et efficace pour rendre la comptabilité de fin d'année moins stressante et plus facile pour toutes les personnes concernées : planifier à l'avance et dématérialiser les documents.
Le moyen le plus efficace de réduire le temps de clôture est d’être au courant des finances et de la gestion des dépenses tout au long de l'exercice. Cela garantit qu'une grande partie des documents sont au bon endroit, afin que les comptables puissent se concentrer sur l'examen des comptes, la préparation des rapports financiers et la définition des budgets pour l'année suivante.
Nous avons compilé une liste complète avec toutes les tâches importantes, pour que vous n'ayez pas à le faire.
Identifiez les dates importantes et les tâches qui doivent être complétées par chacun. Vous pouvez par exemple noter les délais de déclaration et de traitement des données et la date de clôture fiscale.
En créant un calendrier avec des dates précises, vous éviterez de manquer des échéances cruciales.
Vous aurez besoin des factures et reçus impayés pour fermer les livres de comptes. Assurez-vous que les employés comprennent ce qui est demandé et donnez suffisamment de temps pour soumettre les documents.
Pour accélérer ce processus, vous pouvez utiliser un logiciel d'automatisation qui permettra aux commerciaux et à toute l’entreprise de capturer leurs reçus numériques pour que le comptable puisse vérifier tous ces documents par la suite.
Comparez les comptes d'inventaire avec le stock physique et examinez les dépenses prépayées et/ou déjà comptabilisées. Cette étape va vous permettre de commencer à déterminer la valeur de tous les actifs que votre entreprise possède actuellement.
Assurez-vous que vos transactions enregistrées correspondent aux preuves des relevés de carte de crédit, des relevés bancaires, des factures et des reçus. Prenez soin de comptabiliser chaque centime pour être prêt pour l'audit de fin de l'année.
Comparez les montants reçus ou payés avec ce qui a été accumulé. Vous devez vous assurer que tous les enregistrements d'argent entrant ou sortant de l'entreprise correspondent à ce qui s'est réellement passé.
Avec notre liste de contrôle ci-dessus, vous êtes parti du bon pied. Et c'est encore mieux si vous êtes accompagnés d’un logiciel de dématérialisation. Cela aidera les équipes financières à clôturer plus rapidement, à gagner du temps tout au long de l'année et à faire passer la prise de décision financière au niveau supérieur.
Des outils comme ceux que proposent gedly offrent aux équipes financières un meilleur contrôle et une visibilité en temps réel sur les budgets de l'entreprise, les dépenses des employés et la facturation au sein d'une plateforme centralisée. Des fonctionnalités comme la capture de reçus mobiles et les paiements en un clic permettent aux employés et à l'équipe financière de suivre instantanément les dépenses, les remboursements et les approbations.
En un mot, le secret d'une clôture financière plus fluide est d'être bien préparé, organisé et proactif avec les pratiques comptables tout au long de l'exercice.