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La dématérialisation du dossier fournisseur : de l'achat au paiement

Avec la mise en place de la dématérialisation de la facture fournisseur dans une solution de Gestion Electronique de Documents, les étapes sont simplifiées et automatisées.

Dématérialisation des factures fournisseurs : l'automatisation

Une collecte automatique de vos factures électroniques sur les espaces clients de vos  fournisseurs est possible. Nous disposons de plus de 400 connecteurs (EDF, Engie, Free, SFR,...) Plus besoin de vous connecter, gedly le fait à votre place et récupère automatiquement vos factures, et évite également les doublons de facture.

Je suis intéressé

Vous validez la facture , vous actionnez le paiement. Vous refusez la facture, vous alertez la bonne personne, vous pouvez préciser ce refus  via un post-it électronique. Chaque action est précise, et chacun est informé dans son tableau de bord ou via une notification. Le process est fluide, et favorise la bonne communication.

Automatiser mes process

Vous souhaitez faciliter le travail de validation ? Déposez tous vos bons de commandes, bon de livraison et facture, puis liez les documents entre eux. Vous créez une piste d'audit fiable, et vous facilitez le travail de contrôle.

Faciliter le contrôle

Nous utilisons différentes technologies avec des acronymes un peu barbares LAD/RAD/OCR (Lecture Automatique de Document / Reconnaissance Automatique de Document, Reconnaissance Optique de Caractères).  Ces modules d'intelligence artificielle lisent, analysent, reconnaissent et extraient les données importantes de chaque document, et les classent automatiquement.

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Du contrôle et de la comptabilité avec notre logiciel de GED

Avant l'import, soyez rassuré, gedly vous permet de contrôlez l'équilibrage des affectations, d'éviter le risque d'exporter deux fois les mêmes écritures.

Cela m'intéresse

Une imputation comptable automatique est proposée selon votre plan comptable. Nous disposons de plus de 60 passerelles vers vos logiciels (Sage, EBP, Quadratus, Ciel,...)

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Vous gagnez du temps, gedly travaille pour vous et vous alerte sur les dates de paiement, sur les échéances de contrats fournisseurs. Vous ne contrôlez que 5%  des factures au lieu de 100% grâce aux alertes et aux rapprochements automatiques.

Choisissez les champs de comparaison et de valeurs que vous souhaitez analyser. Les résultats s'affichent sous forme de graphique et/ou format excel. (ex : dépenses par fournisseurs).

Le must : cliquez sur une facture dans votre format excel, et l'image de la facture apparait !

Je souhaite avoir une démo

Nos différents packs GED ci-dessous :

Les bénéfices pour votre entreprise avec gedly : un simple navigateur web, un smartphone, un nombre d'utilisateurs illimités, des accès sécurisés, des données cryptées, une conformité légale et RGPD. Vous dotez votre entreprise d'un outil de pilotage moderne, et efficient.

Nous simplifions la vie de vos collaborateurs en leur proposant une solution adaptée à leurs besoins.

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Notre pack de GED RH

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La digitalisation des factures fournisseurs est une priorité pour les décideurs. La réduction des délais et l'élimination des surcoûts liés au traitement de la facture papier permettent aux entreprises de gagner en efficacité. Tous les processus sont simplifiés et fiabilisés, depuis la réception de la facture jusqu'à l'archivage du document dans le dossier fournisseurs, et l’intégration automatique en comptabilité fournisseur. gedly aide les entreprises avec des solutions simples et adaptées à différentes structures : TPE, PME et collectivités.

 

La gestion des factures fournisseurs : des formats multiples

Le format électronique s'impose d’ores et déjà aux entreprises françaises adressant leurs factures aux structures du secteur public. Dans le secteur privé, l’obligation de facture dématérialisée fait l’objet d’un déploiement progressif entre 2024 et 2026.

D’ici à la généralisation du dispositif, la facturation inter-entreprises repose sur différents supports :  

  • factures papiers reçues par courrier ;
  • factures électroniques reçues par e-mail ;
  • factures électroniques téléchargeables depuis un collecteur de factures.

La plupart des organisations, y compris les TPE et les PME, peuvent traiter jusqu'à plusieurs centaines de factures fournisseurs chaque année.

 

La format papier : un traitement coûteux

La part des factures traitées au format papier entraîne un surcoût important par rapport aux factures électroniques. Le traitement manuel de la facture fournisseur entrante coûte environ 14 € par document à l'entreprise. Le document entrant au format papier alourdit chaque étape du processus de traitement. Sur une facture fournisseur moyenne de 14 €, la répartition du coût suit le parcours suivant :  

  • la réception du document : 5 %, soit environ 0,90 € ;
  • la saisie des données 15 %, soit environ 1,40 € ;
  • la validation 35 %, soit environ 5,40 € ;
  • le paiement : 25 %, soit environ 2,80 € ;
  • l’archivage : 10 %, soit environ 1,50 € ;
  • la gestion des litiges : 10 %, soit environ 1,80 €.

La dématérialisation de la facture permet une économie globale de l'ordre de -60 % par document, en réduisant le temps et l'investissement nécessaire sur toute la chaîne de traitement. La saisie des données, opération chronophage et à faible valeur ajoutée, est tout simplement supprimée. La recherche de factures archivées au format papier, à laquelle les entreprises consacrent plusieurs heures par semaine, est considérablement simplifiée et accélérée par l'archivage électronique.

 

La dématérialisation des factures fournisseurs avec la GED

Pour réduire les coûts, gagner en temps et fluidifier les process de leur organisation, les décideurs font de la dématérialisation de la facture une priorité. gedly les accompagne dans ce virage digital, avec un pack fournisseur : des solutions de gestion des factures fournisseurs et de gestion électronique des documents ciblées et dimensionnées selon leur besoin.  

Capture et sauvegarde sécurisées des facture fournisseurs

Les documents fournisseurs sont capturés, sauvegardés et sécurisés. Une fois déposée dans l'outil gedly, la facture est horodatée, cryptée et archivée. Le document de facturation est dupliqué au format PDF/A afin de garantir son intégrité. Si le document devait être modifié par la suite, l’original stocké sur l’outil gedly, resterait intact. Cette version originale de la facture demeure non modifiable et possède une empreinte numérique attestant de son authenticité.

Lecture des informations clés et classement automatique

Les informations pertinentes de la facture fournisseur sont automatiquement lues et reconnues par l’outil de GED. Cela inclut notamment :  

  • le nom du fournisseur ;
  • les dates ;
  • les montants ;
  • les références…

Ces données serviront ultérieurement à la recherche de document. En effet, pour rechercher une facture, il suffira de faire une recherche par nom, date, etc. La recherche d’une facture pourra même être effectuée à partir d’un mot clé comme sur un moteur de recherche tel que Google, par exemple.  

De plus, ces données extraites automatiquement pourront aussi être insérées dans un ERP ou dans un logiciel comptable. C’est un véritable gain de temps et de productivité. Voilà l’intérêt de la reconnaissance et de la saisie automatique : les taches manuelles sans valeur ajoutée sont supprimées.

La facture dématérialisée est ensuite classée en fonction du nom du fournisseur identifié ou de toute autre critère préalablement défini par l’utilisateur. L'outil fonctionne sur la base d’un système d’auto-apprentissage. Cela signifie qu’après seulement quelques dépôts, la GED est capable de lire et de classer automatiquement la facture dans le dossier fournisseur correspondant.

Optimisation du circuit de validation fournisseurs GED

L’étape de la validation représente l'un des maillons les plus coûteux et les plus chronophages de la chaîne de traitement des factures fournisseurs. Avec gedly, l’utilisateur a la possibilité de :

  • créer des processus de circulation et de validation des factures fournisseurs ;
  • mettre en place des alertes de paiement et de relance ;
  • gérer les droits d’accès en fonction des responsabilités de chaque collaborateur.

Le nouveau parcours digital intègre toutes les personnes concernées par le traitement de la facture dématérialisée. Les conditions d’accès de chaque utilisateur sont définies selon la nature des actions à réaliser : simple consultation, téléchargement du document, validation, suppression… L'historique complet des actions effectuées sur le document est conservé et reste consultable à tout moment.

Suivi fournisseurs et exploitation des données

Le traitement automatisé de la facture fluidifie et améliore la qualité des échanges avec les fournisseurs. Les risques d’oublis et d’erreurs sont réduits et les délais sont mieux maîtrisés. La visibilité instantanée des données permet de connaître en quelques clics et en temps réel sa situation vis-à-vis de ses fournisseurs.

Les différentes informations collectées par la GED permettent la création de tableaux de bord ciblés en seulement quelques clics : reporting mensuel, évolution des dépenses… Pour une lisibilité accrue, les valeurs collectées peuvent alimenter des représentations graphiques afin de comparer les données selon différents critères.  

Le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs répond aux exigences du télétravail

Dans le contexte actuel, la dématérialisation des factures fournisseurs permet aux entreprises de maintenir le même niveau de productivité en télétravail qu’en présentiel. Chaque employé accède à l’ensemble des documents, les classe, les valide, les recherche, les analyse. Le confort de travail et la productivité des employés vont de pair.

 

À tous les niveaux, la facture électronique exploitée par une solution de GED efficace vient renforcer les performances de l'entreprise et contribue à améliorer son image auprès de ses fournisseurs.

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