Dans le contexte actuel du numérique, la sécurité des données et la conservation des documents sont devenues des priorités pour toutes les entreprises. Qu’il s’agisse de contrats de travail, de factures ou de documents stratégiques, chaque type de document doit être protégé contre toute menace externe. Face à ces enjeux, gedly propose une solution de GED idéale pour garantir la sécurité de vos fichiers sensibles.
En 2019, presque 20 % des entreprises ont subi une cyberattaque. Il est important de noter que cette menace ne vise pas uniquement les grandes structures : les PME aussi sont de plus en plus ciblées par les cybercriminels. La GED assure la sécurité des fichiers, évitant qu’ils ne tombent entre de mauvaises mains.
L’un des principaux atouts de la GED pour la sécurité est sa capacité à protéger les documents sensibles grâce à un contrôle d’accès personnalisé.
Les entreprises peuvent définir des niveaux d’autorisation pour chaque document numérique, s’assurant ainsi que chaque fichier ne soit accessible qu’aux personnes autorisées. . Cette précision dans la gestion des droits d'accès est fondamentale et contribue directement à la sécurité des informations, minimisant considérablement les risques de perte ou de divulgation non souhaitée.
Chaque action effectuée sur un fichier — consultation, modification, suppression — est automatiquement enregistrée. Cette fonctionnalité répond aux exigences du RGPD et permet aux entreprises de démontrer leur engagement en matière de protection des données. Cette conformité assure une transparence totale et renforce la confiance avec les parties prenantes.
Grâce à cette traçabilité, la GED garantit la sécurité et l'intégrité des documents sensibles, tout en facilitant l'accès à un historique complet des actions. Elle permet également de savoir si un document a été mis à jour, par qui, et à quel moment, renforçant ainsi la fiabilité de la gestion documentaire.
Au-delà de la sécurité des informations, la GED permet aussi de rester en conformité avec les obligations légales.
Elle facilite l’archivage sécurisé et la conservation des documents pendant les durées réglementaires, notamment pour les contrats de travail ou les pièces comptables, tout en les laissant accessibles pour consultation.
Centralisés, classés et accessibles en quelques clics, les fichiers sont moins exposés au risque de perte ou à la falsification. La GED contribue ainsi à assurer la sécurité des données de l’entreprise tout en améliorant sa réactivité et sa conformité légale.