gedly vous propose la dématérialisation de vos notes de frais pour remplacer les justificatifs physiques, tout en conservant leur valeur probatoire. Ce processus permet une gestion électronique simplifiée, rapide et sécurisée des dépenses professionnelles.
Une étude menée par SAP Concur sur plus de 104 entreprises a révélé que 41 % des questionnés estiment passer en moyenne 30 minutes par mois et par collaborateur sur la gestion d'une note de frais. Un temps précieux qui pourrait être optimisé grâce à l’adoption d’un format numérique pour le traitement des notes de frais, permettant un réel gain de temps pour le service comptable.
Le traitement numérique des notes de frais présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en matière de gestion des dépenses. En éliminant le besoin de justificatifs papier, d'encre et de matériel d'impression, les coûts directs sont immédiatement réduits.
De plus, le stockage physique des documents version papier nécessite de l'espace et des ressources pour la gestion et l’archivage. En optant pour la dématérialisation des notes de frais, ces coûts sont évités et l’espace libéré peut être alloué à d’autres usages stratégiques.
La mise en place d’un logiciel dédié à la gestion des notes de frais permet un traitement des notes de frais fluide et optimisé. Grâce aux logiciels de gestion ou à un logiciel comptable intégrant ces fonctionnalités, les équipes accèdent rapidement aux documents, sans avoir à trier une multitude de reçus ou factures en version papier.
Les délais de traitements et de remboursements de notes de frais sont considérablement réduits, renforçant la satisfaction des collaborateurs. De plus, les comptables, allégés de certaines tâches répétitives, peuvent se recentrer sur l’analyse financière et stratégique, renforçant ainsi leur valeur ajoutée.
La dématérialisation des notes de frais est une avancée majeure pour garantir la fiabilité des données financières. La saisie des notes de frais se fait automatiquement, limitant les erreurs humaines, les oublis ou les documents égarés, souvent sources de complications et de coûts supplémentaires.
Le système de dématérialisation des notes de frais permet également une vérification automatisée et en temps réel, assurant le respect des politiques internes de l’entreprise ainsi que des exigences fiscales. Ce niveau d'automatisation facilite grandement les processus d'audit, assurant une sérénité accrue en cas de contrôles et garantissant une conformité constante et sans faille aux réglementations.