Le coffre-fort numérique sécurisé pour les entreprises se révèle être un outil indispensable dans notre ère numérique, assurant la sécurité des données, l’optimisation de la gestion des bulletins de paie et une économie de ressources significative. Il permet également de centraliser efficacement l’ensemble des documents professionnels, facilitant leur accès et leur organisation.
En France, la digitalisation des fiches de paie gagne progressivement du terrain, même parmi les PME et les TPE, avec respectivement 33 % et 32 % d’adoption. Cette tendance, bien qu’encore modeste, souligne l’engagement croissant de ces entreprises vers la modernisation de leur gestion documentaire et donc l'intérêt de disposer d'un coffre-fort électronique.
Les solutions de coffre-fort numérique offrent une protection pour vos documents administratifs et vos documents professionnels. Grâce à l’utilisation de protocoles de chiffrement avancés, vos documents RH sont à l’abri des cyberattaques.
En outre, l’accès à ces données est contrôlé, assurant leur confidentialité. En France, la loi Informatique et Libertés et le RGPD imposent des règles strictes concernant la gestion et la protection des données personnelles. Les fournisseurs de ces espaces de stockage ultra-sécurisés sont donc tenus de respecter ces réglementations, ajoutant une couche supplémentaire de sécurité.
Grâce à l’interface intuitive de la plupart des coffres-forts numériques sécurisés pour entreprises, la gestion des documents RH devient simple et facile. En particulier, pour les fiches de paie électroniques, cela facilite leur archivage et leur recherche. De plus, ces documents personnels sont accessibles à tout moment et en tout lieu, dans un espace personnel dédié, ce qui offre une flexibilité maximale. Les contrats de travail peuvent également être stockés dans un coffre-fort numérique.
Depuis 2016, les entreprises françaises peuvent opter pour la dématérialisation des bulletins de salaires, à condition que le salarié donne son accord. Les fiches de paie dématérialisées qui se trouvent dans leur coffre-fort électronique, un espace personnel sécurisé, ont la même valeur légale que leur version papier.
L’usage d’un coffre-fort électronique sécurisé par les entreprises permet de réaliser des économies notables en termes de temps, d’espace et de coûts liés à l’impression et à l’archivage. De plus, la dématérialisation des documents administratifs assure leur intégrité sur le long terme. En cas de perte, de vol ou de sinistre (incendie, inondation), les documents numériques sont plus faciles à récupérer que les documents physiques.
Selon l’article L123-22 du Code de Commerce en France, les entreprises sont obligées de conserver certains documents professionnels pour des durées spécifiques. Le coffre-fort numérique, en tant qu’espace de stockage ultra-sécurisé, facilite grandement cette conservation en garantissant la pérennité des données.