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Quels sont les usages d'un SIRH (Systèmes Informatiques de Ressources Humaines) ?

Le monde du travail évolue vite (télétravail), un nouveau contexte légal (RGPD, loi El Khomri) : il faut des outils adaptés, souples avec de la traçabilité. L'enjeu est de rassurer ses collaborateurs,  travailler et communiquer efficacement.

Gagner du temps avec la GED pour RH

Le classement doit être le plus automatisé. Évitez les erreurs humaines de renommage, les tâches fastidieuses et/ou non productives.

Automatiser mes process

Les requêtes utilisent un moteur de recherche performant : multi critères, il permet de mixer index de classement et mot clé. Quelque soit votre logique de classement, retrouvez un document en quelques clics.

Je souhaite en savoir plus

La gestion des rappels. Le tableau de bord de gedly vous avertit des échéances à ne pas manquer : période d'essai d'un CDD, mais aussi validité d'un titre de séjour, ou encore l'échéance d 'une compétence professionnelle (permis de cariste par exemple). Le tableau de bord vous fait gagner du temps, et vous n'oubliez rien.

Je veux gagner du temps

Dématérialisation des documents RH : des exemples d'usage

Un calendrier des congés permet d’avoir accès aux dates de congés de l’ensemble des salariés.

Regroupée par couleur selon le service, cette vue d’ensemble permet de faciliter la gestion des congés et le planning des collaborateurs, et de mieux évaluer les demandes de congés.

Je souhaite avoir une démo

Signez électroniquement vos contrats avec vos salariés. Ils seront classés et archivés automatiquement. Diffusez et signez également avec le même process les consignes de sécurité (chantiers), les consignes sanitaires. Le gain : vous constituez un patrimoine documentaire, en cas de contrôle ou de litige vous saurez établir la force de preuve.

En savoir plus sur les process

Déposez au fur et à mesure de l'embauche les pièces justificatives (carte sécurité sociale, diplôme, permis de conduire…) , et en un coup d’œil validez la complétude des dossiers du personnel. Le gain : n'oubliez pas une pièce importante à l'embauche.

Le bulletin de salaire de chaque employé est envoyé automatiquement dans son propre coffre-fort numérique chez un tiers de confiance archiveur. Le gain : vous êtes en conformité légale, RGPD, vous améliorez votre image employeur tout en gagnant en productivité sur ces taches chronophages et tellement sensibles. Soyez serein : sécurité, confidentialité et intégrité sont les maitres mots de notre solution.

Cela m'intéresse

Grâce à l’application mobile, les collaborateurs photographient leurs justificatifs avec leur téléphone et envoient automatiquement leurs notes de frais.  Le gain : plus aucun retard de transmission des justificatifs, plus aucune erreur de saisie, un suivi des frais en temps réel, une facilité du contrôle et de la validation des dépenses.

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Avec une simple connexion internet , chaque collaborateur remplit sa demande, qui suit automatiquement le circuit de validation hiérarchique. Le gain : suppression du papier, un espace unique à chaque salarié, une rapidité  et simplicité du process sous contrôle.

Simplifier mes process

Nos différents packs GED ci-dessous :

Constituez votre pack selon vos besoins et vos usages.

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Notre pack GED Clients

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La gestion électronique de documents (GED) est un outil de dématérialisation utilisé par les RH qui permet de stocker, gérer et partager électroniquement des documents. Elle est particulièrement utile pour les ressources humaines, car elle permet de rationaliser et de simplifier les processus de gestion des documents liés aux employés.

 

5 raisons d’opter pour la dématérialisation des documents RH

Cette solution trouve son utilité dans la rationalisation et la simplification des processus de gestion documentaire. Gedly a exploré en détail les avantages de la GED RH, en mettant en lumière cinq raisons essentielles pour adopter la dématérialisation des documents RH.

 

Gain de temps considérable

L'une des principales raisons de choisir la dématérialisation des documents RH est le gain de temps significatif qu'elle offre. Grâce à une solution de GED RH, il devient possible de trouver rapidement les documents nécessaires sans avoir à fouiller dans des classeurs papier ou des dossiers physiques. La recherche et l'accès aux informations relatives aux employés deviennent ainsi instantanés, optimisant l'efficacité des processus RH.
Vous gagnez un temps non négligeable si vous faites le choix de la dématérialisation du dossier du personnel.

Amélioration de l'efficacité au sein de l'entreprise

En centralisant l'ensemble des documents dans un seul et même emplacement électronique, la collaboration entre les différents départements de l'entreprise est grandement facilitée. Les équipes RH peuvent partager des informations de manière transparente, favorisant ainsi une communication fluide et une coordination efficace. La GED devient ainsi un catalyseur pour une gestion des ressources humaines plus intégrée.

Renforcement de la sécurité des données

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour les départements RH, étant donné la nature sensible des informations qu'ils manipulent. Les solutions de GED RH intègrent des mesures de sécurité robustes telles que l'authentification et l'accès sécurisé. Ces dispositifs permettent de prévenir la perte, la modification non autorisée, ou encore la fuite de données, assurant ainsi la protection des informations confidentielles liées aux employés.

Conformité aux réglementations

Dans un environnement où les réglementations en matière de gestion des documents et de protection des données personnelles sont de plus en plus strictes, la GED RH se révèle être un allié précieux pour assurer la conformité. Les entreprises peuvent utiliser ces solutions pour s'adapter rapidement aux évolutions réglementaires et garantir le respect des normes en vigueur. La dématérialisation devient ainsi un moyen efficace de répondre aux exigences légales.

Rationalisation des coûts

La dématérialisation des documents RH contribue également à la réduction des coûts associés au stockage, à la gestion et à la transmission des documents papier. En éliminant le besoin de supports physiques et les frais afférents, les entreprises réalisent des économies substantielles à long terme. Les ressources humaines peuvent alors allouer ces économies à des initiatives plus stratégiques et à forte valeur ajoutée.

 

La dématérialisation des documents RH à travers la GED représente une évolution indispensable pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus de gestion des ressources humaines. En rationalisant et de simplifiant les processus de gestion des documents liés aux employés, tout en améliorant l'efficacité, la sécurité et la conformité aux réglementations, la GED RH émerge comme un outil essentiel pour les professionnels des ressources humaines, favorisant une gestion documentaire moderne et efficiente.

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