La dématérialisation du dossier RH : les principaux usages d'un SIRH (Systèmes Informatiques de Ressources Humaines)

Le monde du travail évolue vite (télétravail), un nouveau contexte légal (RGPD, loi El Khomri) : il faut des outils adaptés, souples avec de la traçabilité. L'enjeu est de rassurer ses collaborateurs,  travailler et communiquer efficacement.

Un point clé : gagner du temps

Le classement doit être le plus automatisé. Évitez les erreurs humaines de renommage, les tâches fastidieuses et/ou non productives.

Automatiser mes process

Les requêtes utilisent un moteur de recherche performant : multi critères, il permet de mixer index de classement et mot clé. Quelque soit votre logique de classement, retrouvez un document en quelques clics.

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La gestion des rappels. Le tableau de bord de gedly vous avertit des échéances à ne pas manquer : période d'essai d'un CDD, mais aussi validité d'un titre de séjour, ou encore l'échéance d 'une compétence professionnelle (permis de cariste par exemple). Le tableau de bord vous fait gagner du temps, et vous n'oubliez rien.

Je veux gagner du temps

Des exemples d'usages

Un calendrier des congés permet d’avoir accès aux dates de congés de l’ensemble des salariés.

Regroupée par couleur selon le service, cette vue d’ensemble permet de faciliter la gestion des congés et le planning des collaborateurs, et de mieux évaluer les demandes de congés.

Je souhaite avoir une démo

Signez électroniquement vos contrats avec vos salariés. Ils seront classés et archivés automatiquement. Diffusez et signez également avec le même process les consignes de sécurité (chantiers), les consignes sanitaires. Le gain : vous constituez un patrimoine documentaire, en cas de contrôle ou de litige vous saurez établir la force de preuve.

En savoir plus sur les process

Déposez au fur et à mesure de l'embauche les pièces justificatives (carte sécurité sociale, diplôme, permis de conduire…) , et en un coup d’œil validez la complétude des dossiers du personnel. Le gain : n'oubliez pas une pièce importante à l'embauche.

Le bulletin de salaire de chaque employé est envoyé automatiquement dans son propre coffre-fort numérique chez un tiers de confiance archiveur. Le gain : vous êtes en conformité légale, RGPD, vous améliorez votre image employeur tout en gagnant en productivité sur ces taches chronophages et tellement sensibles. Soyez serein : sécurité, confidentialité et intégrité sont les maitres mots de notre solution.

Cela m'intéresse

Grâce à l’application mobile, les collaborateurs photographient leurs justificatifs avec leur téléphone et envoient automatiquement leurs notes de frais.  Le gain : plus aucun retard de transmission des justificatifs, plus aucune erreur de saisie, un suivi des frais en temps réel, une facilité du contrôle et de la validation des dépenses.

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Avec une simple connexion internet , chaque collaborateur remplit sa demande, qui suit automatiquement le circuit de validation hiérarchique. Le gain : suppression du papier, un espace unique à chaque salarié, une rapidité  et simplicité du process sous contrôle.

Simplifier mes process

Nos différents packs GED ci-dessous :

Constituez votre pack selon vos besoins et vos usages.

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Ressources & informations sur l'univers de la GED

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La gestion électronique de documents (GED) est un outil de dématérialisation utilisé par les RH qui permet de stocker, gérer et partager électroniquement des documents. Elle est particulièrement utile pour les ressources humaines, car elle permet de rationaliser et de simplifier les processus de gestion des documents liés aux employés.

 

5 raisons d’opter pour la dématérialisation des documents RH

Si vous vous demander quel est l’intérêt de dématérialiser vos documents RH, gedly vous donne 5 raisons pour vous convaincre d’utiliser la GED.

  1. Gain de temps : une solution de GED permet de trouver rapidement les documents nécessaires sans avoir à fouiller dans des classeurs papier ou des dossiers de stockage physiques. Vous gagnez un temps non négligeable si vous faites le choix de la dématérialisation du dossier du personnel.
  2. Amélioration de l'efficacité : en centralisant les documents dans un seul et même endroit, la collaboration et la communication entre les différents départements de l'entreprise sont facilitées.
  3. Sécurité des données : un logiciel de GED pour les RH permet de protéger les documents contre la perte, la modification non autorisée ou la fuite de données grâce à des mesures de sécurité telles que l'authentification et l'accès sécurisé.
  4. Respect de la réglementation : elle peut aider les entreprises à se conformer aux réglementations en matière de gestion des documents, en particulier celles qui concernent la protection des données personnelles.
  5. Réduction des coûts : la dématérialisation des documents RH de réduire les coûts liés au stockage, à la gestion et à la transmission des documents papier.

La dématérialisation est essentielle pour les RH, car elle permet de rationaliser et de simplifier les processus de gestion des documents liés aux employés, tout en améliorant l'efficacité, la sécurité et la conformité aux réglementations.

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