Externalisation : les formalités documentaires à respecter avec un prestataire externe
Faire appel à un prestataire externe engage la responsabilité de l’entreprise donneuse d’ordre. L’externalisation s’appuie sur des preuves documentaires précises : attestations sociales, justificatifs d’immatriculation… Ces exigences s’appliquent, quel que soit le secteur d’activité ou l’origine du prestataire. Chaque domaine présente néanmoins des points de vigilance spécifiques. Vous travaillez dans le BTP, le commerce, la santé ou le transport ? Voici les documents à avoir impérativement en cas de sous-traitance.
Toute entreprise qui confie une mission à un prestataire externe reste tenue de vérifier la régularité de sa situation. Cette exigence relève de l’obligation de vigilance, prévue par les articles L. 8222-1 et suivants du Code du travail et par la loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance.
Objectif : lutter contre le travail dissimulé et l’emploi illégal de main-d’œuvre étrangère. En cas de manquement, le donneur d’ordre peut être poursuivi solidairement avec le sous-traitant. Les risques ? Un redressement URSSAF, une amende administrative, l’exclusion des marchés publics et des sanctions pénales.
Les documents exigés permettent de prouver que le prestataire respecte ses obligations sociales et légales. Ces vérifications doivent être réalisées à la conclusion du contrat et renouvelées tous les six mois, jusqu’à la fin de la mission.
Dès que le contrat dépasse 5 000 € HT, l’entreprise donneuse d’ordre doit recueillir et conserver plusieurs pièces justificatives. Ces documents permettent de prouver que le prestataire est en règle vis-à-vis de ses obligations sociales et administratives.
Ce document doit dater de moins de six mois. Il certifie que le prestataire est à jour de ses déclarations et paiements de cotisations sociales. L’entreprise donneuse d’ordre doit en vérifier l’authenticité sur le site de l’organisme émetteur.
L’extrait Kbis (RCS), la carte d’artisan (RM), ou tout document équivalent mentionnant les éléments d’identification professionnelle de l’entreprise. Pour un prestataire en cours d’immatriculation, un récépissé de dépôt au CFE est admis.
Cette liste nominative vaut si le prestataire emploie des salariés de nationalité extra-européenne. Le document pour la sous-traitance doit alors mentionner pour chaque salarié : la date d’embauche, la nationalité, le type et le numéro du titre de travail.
En cas de sous-traitance en cascade, ces vérifications doivent être reproduites pour chaque niveau de sous-traitant. L’entreprise initiale devient responsable vis-à-vis de l’ensemble des intervenants, y compris en cas de défaillance d’un sous-traitant indirect.
Lorsque le prestataire est établi hors de France, la vigilance du donneur d’ordre doit s’intensifier. Les obligations diffèrent selon que l’entreprise étrangère est implantée dans l’Union européenne ou en dehors de l’UE.
L’entreprise doit obtenir :
L’entreprise étrangère doit s’immatriculer. Le donneur d’ordre doit alors obtenir une attestation de fourniture de déclarations sociales et de paiement, datant de moins de six mois, émise par l’URSSAF ou la MSA française.
La liste nominative des salariés soumis à autorisation de travail doit préciser la date d’embauche, la nationalité et le titre de séjour.
Il faut aussi prévoir la déclaration de détachement, à transmettre avec accusé de réception.
Une attestation sur l’honneur confirme le paiement d’éventuelles amendes administratives liées au détachement.
Les exigences documentaires sont les mêmes pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur. Certaines activités présentent toutefois des risques ou des obligations spécifiques. Quelques exemples.
L’entreprise donneuse d’ordre doit systématiquement exiger les attestations URSSAF, certificats d’immatriculation, et listes de salariés étrangers. En cas de détachement, la déclaration SIPSI est obligatoire. Les fédérations professionnelles (comme la FFB) rappellent régulièrement ces obligations et les risques de sanctions encourues.
Dès lors que la prestation implique un traitement de données de santé ou de données personnelles sensibles (locataires, patients, dossiers techniques…), l’entreprise doit vérifier que le prestataire respecte les formalités prévues par la CNIL. Dans certains cas, des déclarations préalables restent requises, notamment pour les traitements transfrontaliers ou les sous-traitants étrangers.
Dans le transport, tout contrat de prestation est assimilé à un contrat d’entreprise. La loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 s’applique donc pleinement. Cela implique l’obligation de déclaration des sous-traitants et l’agrément de leurs conditions de paiement. Cette règle vise à éviter les montages opaques, notamment dans la logistique.
Les entreprises du commerce recourent souvent à plusieurs prestataires simultanés (maintenance, sécurité, informatique, animation commerciale…). Chacun de ces contrats peut paraître mineur, mais si le montant cumulé avec un même prestataire dépasse 5 000 € HT, l’obligation de vigilance s’applique. Il faut donc surveiller les seuils et ne pas sous-estimer les risques de sous-traitance occulte.
Face à la complexité des obligations liées à la sous-traitance, la rigueur documentaire devient un levier de conformité et de performance.
Les documents exigés doivent être réunis, horodatés, contrôlés, puis archivés de manière fiable. Il faut pouvoir démontrer à tout moment que les vérifications ont bien été effectuées dans les délais impartis. Cela suppose une gestion centralisée, traçable et régulièrement actualisée.
Les obligations ne s’arrêtent pas à la signature du contrat. L’entreprise doit actualiser les documents du prestataire tous les six mois jusqu’à la fin de l’exécution. Cette contrainte s’applique à chaque niveau de sous-traitance.
Une solution de gestion électronique de documents (GED) comme celle proposée par gedly permet d’automatiser ces contrôles. Elle offre une vision centralisée des pièces à jour, alerte les responsables à échéance et réduit les risques d’oubli ou d’erreur.