Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, où l'information est reine, la gestion électronique des documents (GED) est devenue une nécessité pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus documentaires. Mais avant de mettre en place un tel système, une étape essentielle s’impose : faire un audit documentaire.
Un audit des documents de l’entreprise, ou audit de gestion documentaire, est un processus détaillé qui permet de faire le point sur la situation actuelle de la gestion des documents d'une organisation. Il vise à identifier les forces et les faiblesses de vos systèmes actuels, à cerner les besoins spécifiques de votre entreprise et à établir une stratégie efficace pour la mise en place d'une solution de GED adaptée. Ce processus est essentiel pour garantir que la solution de GED sera pleinement efficace et répondra aux exigences uniques de votre entreprise.
Un projet de dématérialisation ne peut être mené efficacement sans une bonne connaissance de l’existant. C’est précisément le rôle de l’audit documentaire en GED.
Celui-ci permet de dresser un état des lieux précis de la gestion actuelle des documents dans l’entreprise. Cette première étape consiste à identifier les points forts, les faiblesses, les doublons, les silos, les risques, les opportunités ou encore les failles en termes de sécurité des données.
Grâce à cet audit, vous obtenez une vision claire de la façon dont les documents circulent, sont stockés, partagés et sécurisés au sein de votre organisation, ce qui est essentiel pour optimiser les flux documentaires et améliorer l'efficacité globale.
Il offre également l'opportunité d'impliquer les différentes parties prenantes dans le projet de GED. Cela favorise l'adhésion de tous et garantit que la solution choisie répondra véritablement aux besoins et aux attentes de chacun.
La réalisation d'un audit des documents de l’entreprise peut sembler complexe, mais en suivant quelques étapes clés, vous pourrez mener à bien cette mission essentielle.
La première étape consiste à recenser tous les types de documents utilisés au sein de l'organisation, qu’ils soient numériques ou papiers. Cela inclut leur nature (contrats, factures, rapports, e-mails, etc.), leurs supports de stockage (serveurs, armoires, boîtes e-mail...), leurs usages, leur fréquence de consultation et leur sensibilité.
Par exemple, une entreprise de construction peut manipuler des plans, des devis, des permis et des documents légaux à la fois sur papier et stockés dans divers endroits tels que des armoires, des disques durs, des e-mails et des serveurs cloud. Sans système documentaire centralisé, ces informations sont éparpillées, avec des versions multiples, des difficultés de recherche ou encore des risques de non-conformité.
L'audit documentaire commence par une analyse approfondie de ces documents et de leurs systèmes de gestion. Cette étape peut alors soulever plusieurs problématiques :
Une fois cet inventaire établi, il faut déterminer ce que la future solution GED devra permettre. Cette étape consiste à poser les bonnes questions :
Cette phase est indispensable pour mettre en place un système documentaire réellement adapté aux enjeux de l’organisation.
La consultation des employés et des différents départements qui interagissent avec les documents est essentielle lors de l’audit documentaire pour garantir l’adhésion au futur projet de dématérialisation.
L’audit documentaire doit inclure des entretiens ou des ateliers avec les différents départements. Ce dialogue permet d’identifier et de comprendre les défis et les attentes spécifiques de chaque équipe, les freins rencontrés, mais aussi les opportunités d’amélioration.
Suite à l’audit documentaire, toutes les informations recueillies doivent être compilées dans un cahier des charges. Ce document sera la pierre angulaire pour le choix de votre solution de GED, assurant qu'elle réponde à tous les critères identifiés lors de l'audit des documents de l’entreprise. La rédaction du cahier des charges cristallise les découvertes de l'audit documentaire et oriente la décision finale, incarnant l'essence même de la question comment faire un audit des documents de l’entreprise. Pour être entièrement accompagné dans votre projet de GED, vous pouvez faire appel à gedly.