Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, où l'information est reine, la gestion électronique des documents (GED) est devenue une nécessité pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus documentaires. Cependant, avant de plonger dans l'intégration d'une solution de GED, il est crucial d'effectuer un audit documentaire.
Un audit documentaire, ou audit de gestion documentaire est un processus détaillé qui permet de faire le point sur la situation actuelle de la gestion des documents d'une organisation. Il vise à identifier les forces et les faiblesses de vos systèmes actuels, à cerner les besoins spécifiques de votre entreprise et à établir une stratégie efficace pour la mise en place d'une solution de GED adaptée. Ce processus est essentiel pour garantir que la solution de GED sera pleinement efficace et répondra aux exigences uniques de votre entreprise.
L'audit documentaire en GED est une étape fondamentale pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il vous offre une vue d'ensemble claire de tous vos processus documentaires actuels, vous permettant de détecter les éventuels goulets d'étranglement, les doublons, ou encore les failles en termes de sécurité des données. De plus, cet audit vous aide à comprendre comment les documents circulent au sein de votre organisation, ce qui est crucial pour optimiser ces flux et améliorer l'efficacité globale.
En effectuant cet audit, vous aurez également l'opportunité d'impliquer les différentes parties prenantes dans le projet de GED. Cela favorise l'adhésion de tous et garantit que la solution choisie répondra véritablement aux besoins et aux attentes de chacun.
La réalisation d'un audit documentaire peut sembler complexe, mais en suivant quelques étapes clés, vous pourrez mener à bien cette mission essentielle.
Il est crucial de recenser tous les types de documents utilisés par votre entreprise, qu'ils soient en format papier ou électronique. Cette évaluation, essentielle dans le processus, comprend l'analyse de l'utilisation, du stockage, du partage et de la sécurité de ces documents au sein de l'organisation.
Prenons l'exemple d'une entreprise de construction. Celle-ci gère une multitude de documents cruciaux pour ses opérations : plans, contrats, permis de construire, factures, etc. Ces documents sont dispersés entre des formats papier et électroniques, stockés dans divers endroits tels que des armoires, disques durs, email et serveurs cloud.
L'audit documentaire commence par une analyse approfondie de ces documents et de leurs systèmes de gestion. Cette étape peut alors soulever plusieurs problématiques :
Suite à l'état des lieux, il convient d'identifier précisément les besoins de votre entreprise en matière de gestion documentaire. Cela implique de se questionner sur les principaux défis à surmonter, les processus à optimiser et les exigences en termes de conformité et de sécurité.
La consultation des employés et des différents départements qui interagissent avec les documents est essentielle. Leur feedback est indispensable pour comprendre les défis spécifiques de chaque équipe et déterminer les fonctionnalités requises pour la solution de GED. Ce processus participatif est un pilier de l’audit documentaire.
Toutes les informations recueillies doivent être compilées dans un cahier des charges. Ce document sera la pierre angulaire pour le choix de votre solution de GED, assurant qu'elle réponde à tous les critères identifiés lors de l'audit documentaire. La rédaction du cahier des charges cristallise les découvertes de l'audit et oriente la décision finale, incarnant l'essence même de la question comment faire un audit documentaire. Pour être entièrement accompagné dans votre projet de GED, vous pouvez faire appel à gedly.