Les outils de GED répondent aux grands besoins de centralisation de l’information et de simplification des processus. Sur le marché, les offres sont dimensionnées pour différentes structures et orientées par métiers. Voici quelques clés pour s’y retrouver et axer sa recherche sur les bons critères. Si, comme près de 20 % des organisations en France, vous avez besoin d’un accompagnement au changement, gedly est là pour vous aider à intégrer la solution qu’il vous faut.
Avant de comparer les critères, il faut analyser les besoins spécifiques de l’entreprise en fonction de la nature et du volume des documents à traiter. Identifier les processus métiers à digitaliser permet d’évaluer les fonctionnalités nécessaires, comme la validation des factures en service comptable ou la gestion des dossiers salariés pour les ressources humaines.
Le degré de maturité digitale de l’organisation joue également un rôle clé à ce stade. Une entreprise déjà équipée d’un écosystème numérique (ERP, CRM, etc.) aura des exigences différentes en termes d’intégration par rapport à une structure qui vient d’entamer sa transformation digitale. Les enjeux liés à la conformité doivent aussi être définis en amont pour orienter le choix de la solution.
L’accès et le partage de l’information est un enjeu majeur pour 77 % des organisations sondées à l’occasion du 13ème rapport Serda / Archimag sur la gouvernance de l’information numérique en 2024. Un bon outil de GED permet d’optimiser sa gestion documentaire en conséquence. Voici 4 grands critères techniques à comparer pour faire son choix.
La solution de GED doit pouvoir se connecter aisément aux autres outils utilisés par l’organisation (ERP, CRM, outils collaboratifs) grâce à des API et des connecteurs adaptés.
La qualité de l’indexation et des moteurs de recherche est un autre critère fondamental. En 2025, les utilisateurs attendent des fonctionnalités de recherche intelligentes capables d’exploiter les métadonnées, de proposer des suggestions et d’identifier les contenus grâce à l’OCR et aux technologies de traitement du langage naturel.
La sécurité et la conformité aux normes en vigueur (RGPD, certifications ISO) sont non négociables. Les solutions doivent offrir des fonctions d’archivage aux normes, un chiffrement des données, ainsi qu’une gestion affinée des droits d’accès.
La mobilité est incontournable dans de nombreux métiers. Une GED moderne et évolutive doit permettre un accès fluide depuis les différents terminaux, y compris en situation de déplacements grâce à des applications optimisées et un mode hors connexion.
Au-delà de ces aspects techniques, les fonctionnalités métiers et collaboratives jouent un rôle central dans l’adoption d’une GED sur mesure. L’ergonomie et la facilité d’utilisation déterminent la rapidité avec laquelle les collaborateurs s’approprient l’outil. Aujourd’hui, la collaboration en temps réel, la coédition des documents et l’ajout de commentaires contextuels sont des fonctionnalités attendues pour fluidifier les échanges.
Dans une comparaison des GED, ces fonctionnalités s’avèrent déterminantes pour départager les solutions disponibles. L’automatisation des workflows est également essentielle pour optimiser les processus métiers. Les solutions les plus avancées intègrent des moteurs intelligents capables de gérer des circuits complexes de validation et de notification. Certaines GED vont encore plus loin en intégrant des modules d’intelligence artificielle capables de classifier automatiquement les documents, de détecter des anomalies et de suggérer des actions.
Le coût total de possession (TCO) doit être évalué avec précision. Il inclut non seulement le prix des licences ou des abonnements SaaS, mais aussi les frais d’intégration, de formation et de maintenance. Une estimation du retour sur investissement (ROI) permettra de comparer les gains attendus en termes de productivité, de réduction des doublons et d’économies réalisées sur les flux papiers.
La pérennité de l’éditeur ou de l’intégrateur est un autre facteur de choix. Une roadmap claire et le sens de l’innovation conditionnent la capacité de la solution à évoluer avec les besoins de l’entreprise. Dans un marché en constante mutation, il est crucial de s’assurer que l’éditeur proposera des mises à jour régulières et des fonctionnalités adaptées aux nouvelles pratiques.
La comparaison des solutions GED repose sur une analyse fine des besoins et sur une évaluation multicritère incluant les aspects techniques, fonctionnels, financiers et innovants.
Face à la complexité du marché et à la diversité des offres, gedly accompagne ses clients dans la sélection des solutions et leur intégration au système d’information existant. L’expertise d’un intégrateur permet également d’anticiper les problématiques de conduite du changement et de garantir une prise en main rapide par les utilisateurs.
Grâce à une approche personnalisée, gedly sécurise le déploiement de la GED, assure la conformité aux réglementations et maximise les gains opérationnels pour l’entreprise.