Le workflow de traitement des factures fournisseurs est souvent négligé. Pourtant, mal organisé, il provoque retards, erreurs, tensions avec les fournisseurs ou même des fraudes. Un processus clair et fluide permet au contraire de gagner du temps, d’éviter les doublons et de garder la maîtrise sur les paiements.
Le workflow de traitement des factures fournisseurs regroupe toutes les étapes entre la réception d’une facture et son archivage. Ce processus peut être plus ou moins automatisé. S’il est lent ou désorganisé, il ralentit toute la chaîne de paiement. Comprendre ces mécanismes permet d'identifier les leviers d'amélioration.
Tout commence avec la réception du document, qu’il soit papier ou numérique. Ensuite, la facture passe par différents intervenants : les services achats, les opérationnels, la comptabilité, parfois la direction. Chaque étape consiste à vérifier, valider ou autoriser la dépense. Ce parcours peut sembler simple, mais il dépend fortement de la clarté du processus et de la rigueur de son exécution.
Le parcours d’une facture fournisseur comprend généralement cinq étapes :
Lorsqu’il est bien structuré, ce workflow garantit un traitement sans rupture, avec un minimum de frictions. C’est aussi ce qui permet de limiter les échanges inutiles et de réduire le temps moyen de traitement d’une facture.
La validation est un point clé dans le traitement des factures fournisseurs. Elle évite les paiements non justifiés ou anticipés. Certaines entreprises s’appuient sur des règles bien définies et des outils. D’autres fonctionnent encore par échanges d’e-mails, ce qui complique le suivi. Sans validation formalisée, le risque de dérives financières augmente.
Aucune facture fournisseur ne devrait être réglée sans validation. C’est le seul moyen de garantir que le produit ou le service a bien été livré, que le prix est correct, et que la commande a été passée selon les règles internes. Valider, c’est aussi s’assurer que les budgets sont respectés et que les engagements contractuels sont honorés.
Les outils numériques permettent de définir des circuits de validation adaptés à l’entreprise : qui doit valider quoi, à partir de quel montant, dans quels délais. Une fois paramétré, le processus est fluide et toutes les actions sont tracées. Plus besoin de relancer à la main. L’automatisation apporte aussi de la sérénité aux équipes, car chaque action est encadrée.
Une facture fournisseur non suivie peut rester bloquée des jours. Elle peut aussi être validée par erreur. Il est indiqué que plus de 70 % des retards de paiement sont dus à des problèmes internes de validation. Cela peut affecter la relation fournisseur et nuire à l’image de fiabilité de l’entreprise.
De nombreuses entreprises traitent encore leurs factures à la main. Cela crée des doublons, des oublis, des saisies inutiles. Le coût de traitement est élevé, et la charge pour les équipes est lourde. Sans outil, le suivi est diffus, et les priorités ne sont pas toujours bien identifiées.
Saisie dans un tableau, impression, envoi pour validation… Tout prend du temps. Et plus le volume de factures est élevé, plus les délais s’allongent. Ce fonctionnement freine la productivité. Une facture peut facilement rester plusieurs jours sur un bureau ou dans une boîte mail sans que personne n’en soit responsable.
Il est souvent difficile de savoir où se trouve une facture à un moment donné. Est-elle bloquée ? En litige ? Validée ? Ce flou complique le travail des comptables et le pilotage des dépenses. Il freine aussi les capacités de reporting et l’analyse des flux financiers.
Les erreurs de paiement, les fraudes ou les litiges sont plus fréquents dans un traitement manuel. Sans traçabilité, il est compliqué d’expliquer un dysfonctionnement ou de corriger une anomalie. Cela peut générer des tensions internes ou des désaccords avec des fournisseurs.
Digitaliser le traitement des factures fournisseurs améliore la rapidité, la sécurité et la fiabilité du processus. C’est aussi un bon moyen de libérer du temps aux équipes financières. Mais au-delà de l’aspect technique, c’est une transformation qui apporte une vraie valeur organisationnelle.
Les factures sont automatiquement analysées, rapprochées des commandes, et orientées vers les bons validateurs. Les relances sont automatiques. Le traitement devient plus fluide. Les erreurs sont détectées plus tôt, et les temps d’attente sont fortement réduits.
La loi impose de conserver les factures pendant 10 ans. Un outil digital permet de respecter cette obligation, de sécuriser les données, et de répondre rapidement en cas de contrôle. Chaque action étant tracée, l’entreprise peut prouver à tout moment qu’elle a suivi un processus clair et fiable.
Tous les services impliqués peuvent accéder aux mêmes informations en temps réel. Cela évite les confusions, les relances multiples, et améliore la coordination entre les équipes. En cas de litige ou de retard, les informations sont facilement accessibles.
Optimiser le traitement des factures fournisseurs a des effets directs sur la gestion financière. Cela améliore la visibilité sur les paiements à venir, la qualité des relations fournisseurs, et la conformité réglementaire. Une facture bien traitée est une facture qui ne génère pas de bruit inutile dans l’organisation.
Avec un suivi précis des factures, les directions financières peuvent anticiper les décaissements, négocier les délais, et éviter les surprises. Le pilotage devient plus simple. Cela permet aussi d’identifier les postes de dépense récurrents et d’évaluer les opportunités d’optimisation.
La loi de finances 2020 prévoit l’obligation de la facture électronique pour toutes les entreprises entre 2024 et 2026. Avoir un workflow digitalisé pour les factures fournisseurs permet d’être prêt. C’est aussi l’occasion de moderniser ses pratiques et de gagner en réactivité face aux évolutions réglementaires.
Un bon outil ne suffit pas. Encore faut-il qu’il soit bien intégré. gedly accompagne les entreprises dans le choix et la mise en place de solutions de dématérialisation adaptées à leur manière de fonctionner. Le rôle d’un intégrateur est de garantir que la solution correspond aux enjeux du client.
Plutôt que de proposer une solution unique, gedly sélectionne les outils en fonction des spécificités de chaque client. Les workflows sont paramétrés pour coller à l’organisation interne et aux outils déjà en place. Cette personnalisation est un gage d’adoption rapide par les équipes.
Les workflows de factures fournisseurs permettent de lier automatiquement la facture à la commande, de lancer la validation, d’envoyer l’information à l’ERP, et de programmer le paiement. Tout se passe sans ressaisie ni rupture de données. Cela permet d’éviter les erreurs de transfert, d’automatiser les rapprochements, et de fiabiliser la comptabilité fournisseur.