Pour une GED efficace, les TPE/PME ont besoin de solutions ciblées. gedly les accompagne dans le développement de leurs activités, métier par métier, avec des logiciels simples, complets et flexibles.
La GED facilite le pilotage des petites et moyennes structures : gain de temps, économie, souplesse… Autant d'avantages qui permettent de gagner en efficacité et de faire sa place sur le marché.
La loi prévoit la conservation de documents administratifs, comptables et fiscaux pour une durée minimale pouvant aller jusqu’à 10 ans.
Les archives vous permettent de présenter ces documents en cas de contrôle, mais aussi de les garder sous la main pour vérifier une information, apporter la preuve d’une transaction… Seulement, il n’est pas si facile de s’y retrouver sur 5 à 10 étages de classeurs répartis sur plusieurs étagères.
Les logiciels d’archivage de documents dématérialisés permettent d'effectuer une recherche par critère. Les informations sont lues et reconnues par l’outil de GED. Ce qui signifie que vous retrouverez forcément votre document, qu’il ait été classé par vos soins ou par une tierce personne non-initiée à votre logique d’archivage.
Les petites et moyennes entreprises ne disposent pas d'espaces de travail extensibles à l'infini. Leurs locaux sont souvent restreints et la place dédiée aux archives empiète sur le confort des salariés.
En lieu et place du labyrinthe des archives, vous pourriez aménager un espace de détente ou une salle de réunion pour accueillir des clients, mener des entretiens… Toutes les idées sont les bienvenues, et la plupart seront de toute façon plus pertinentes que le stockage de documents au format papier.
Le coût comparé de la gestion électronique et de la gestion papier est sans appel. La GED permet de faire des économies significatives. Les méthodes de gestion traditionnelles supposent le maintien d’un stock de cartouches d'encre et de papiers d'impression.
Le traitement des documents papier entrant est particulièrement chronophage. Il mobilise des ressources humaines qui pourraient être utilisées ailleurs sur des missions plus décisives pour l'entreprise.
Les solutions de dématérialisation ont un coût, mais il est rapidement rentabilisé par les économies réalisées sur le matériel et les ressources humaines.
La matérialité du format papier contraint les collaborateurs dans le temps et dans l’espace. Les documents ne peuvent être consultés qu’aux heures d'ouverture des locaux et sur site uniquement.
Avec une solution de GED en Saas, les informations sont accessibles depuis un support connecté. Les personnes autorisées peuvent consulter les éléments d’un dossier et les échanger facilement avec d'autres collaborateurs.
Pour s’engager dans un processus de dématérialisation efficace, il faut mettre la main sur le bon outil. Voici quelques critères à intégrer à votre recherche.
Chaque entreprise est unique, mais celles évoluant dans un même secteur affichent des besoins similaires en matière de gestion documentaire. Vous pouvez donc effectuer un premier tri en cherchant des solutions ciblées par métier : GED artisans, GED immobilier, GED métiers de la santé… C’est un bon moyen de trouver un logiciel adapté à vos activités.
Les entreprises évoluant dans une même branche peuvent néanmoins avoir des besoins bien distincts. Lorsque vous comparez des formules de GED, assurez-vous que toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin soient incluses dans le pack. Par extension, faites en sorte de ne pas payer pour des options dont vous n’avez pas l'utilité.
L'introduction de la GED va dans un premier temps bouleverser la routine des équipes. Chacun doit revoir ses habitudes et intégrer le nouvel outil à son quotidien. En phase de lancement, la dématérialisation de la gestion documentaire allonge les temps de traitement et peut être source d’erreurs et de confusion. Pour passer plus rapidement à un rythme de croisière, visez des solutions dimensionnées pour assurer la digitalisation des TPE/PME.
Le potentiel de la GED est sans limites du point de vue de la quantité de documents à traiter et à stocker. Cependant, les offres prévoient certaines capacités impliquant des conditions tarifaires différentes. Pour permettre à une TPE/PME de grandir sans contrainte, il faut assurer une transition simple et rapide vers les niveaux d'utilisation supérieurs.
gedly accompagne les TPE/PME dans la mise en place d’une GED adaptée à leurs métiers et à leurs besoins. Nous proposons des packs fournisseurs, clients et RH pour les entreprises évoluant dans les secteurs de la santé, du BTP, de l'immobilier, du commerce, des transports ou encore de l'industrie.
Nous privilégions les interfaces simples et intuitives afin que tous les collaborateurs puissent s'approprier rapidement le nouvel outil. Une fois la transition effectuée, tous les documents sont consultables sur le Cloud au format dématérialisé. Vous pouvez choisir le nombre et les niveaux d’accès dont vous avez besoin.
Si vos activités évoluent rapidement, gedly vous propose de passer à un pack supérieur en volume, mais nous pouvons également appliquer le prix en dépassement. L'une ou l’autre de ces solutions pourrait être plus avantageuse, selon les situations.
gedly stocke vos données en France sur des serveurs sécurisés. La loi impose aux hébergeurs de données stockées en France la restitution des documents sur demande du propriétaire. Vos informations restent accessibles en tout temps et peuvent être récupérées au terme de l'abonnement.
