Vous connaissez la « GED » (Gestion des Documents), mais que savez-vous de la « GEIDE » ? La Gestion Électronique de l'Information et des Documents de l'Entreprise organise, structure et rend accessible l’ensemble des flux de données. Par son approche globale, la GEIDE favorise la productivité, la conformité RGPD et la valeur stratégique des données. Est-ce la solution dont vous avez besoin ? Voyons cela de plus près.
GEIDE : définition et différence avec la GED
La GEIDE est la « gestion électronique de l'information et des documents de l'entreprise ». Sa définition et sa mission s’apparentent à celle de la GED, mais se confond davantage avec le terme plus courant d’ECM pour « Entreprise Content Management » Gestion des Contenus de l’Entreprise.
Contrairement à la GED au sens strict, qui se concentre sur la gestion des documents (stockage, indexation, recherche), la GEIDE englobe également la gestion des flux d’information.
Si l’on considère la GED comme une simple armoire numérique, alors la GEIDE va plus loin pour faire le lien entre les documents et les processus de l'entreprise. Elle permet notamment d’ajouter des workflows intelligents, des métadonnées enrichies et de paramétrer une automatisation avancée, transformant la gestion documentaire en moteur d’efficacité.
Comment fonctionne la GEIDE ?
Une solution GEIDE repose sur deux piliers : la mise en structure de l’information et les processus automatisés.
Structuration de l’information
Chaque document reçoit un jeu de métadonnées métier (client, type, date, référence projet...), facilitant sa recherche et son exploitation. La GEIDE organise ainsi l’information par métadonnées, puis enrichit les documents, avant de les relier à des workflows.
Workflows automatisés
Dès qu’un document est déposé, des règles préétablies permettent de le faire circuler vers les services concernés et de déclencher automatiquement les actions appropriées.
Exemple de fonctionnement de la GEIDE
Concrètement, un contrat signé peut déclencher une validation par le service juridique, une facturation, puis une génération d’alerte de fin de contrat. Le tout, en restant accessible par une simple recherche sémantique. L’outil assure la traçabilité à chaque étape, permettant une gouvernance rigoureuse et une conformité réglementaire sans faille.
Avantages et fonctions clés de la GEIDE
La GEIDE permet une réduction significative du temps de traitement des documents, et une meilleure maîtrise des informations de l’entreprise. Les solutions intégrées garantissent également une meilleure expérience utilisateur.
Productivité améliorée
L’automatisation des tâches répétitives réduit les temps de traitement et les erreurs humaines. Grâce à l’accès rapide à l’information, les équipes (RH, commerciales, juridiques) peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Conformité et sécurité renforcées
La gestion des droits d’accès, le chiffrement, l’archivage légal et les audits sécurisés protègent les données sensibles de l’entreprise. Le respect du RGPD est facilité par la traçabilité des actions.
Amélioration de la collaboration
Grâce aux espaces collaboratifs (commentaires, coédition…) les documents deviennent des supports d’échange dynamiques. Ils créent une mémoire de projet partagée et accessible, réduisant les effets de silos d’informations.
Valorisation de l’information
Les métadonnées enrichies et la recherche sémantique transforment les documents en sources d’analyse et de décision. Les insights peuvent être extraits de données historiques ou de modèles récurrents.
Les fonctionnalités phares de la GEIDE
Les fonctionnalités de la GEIDE sont pensées pour répondre aux besoins des entreprises en matière de performance, de fluidité et de conformité. Elles permettent d’optimiser le pilotage des informations et d’offrir un environnement collaboratif sécurisé et efficace.
Structuration intelligente de l’information
Les documents sont automatiquement classés selon des champs métiers prédéfinis, garantissant la cohérence et la précision des actions.
Workflows et automatisation avancée
La GEIDE oriente automatiquement les documents vers les bons interlocuteurs, réduit le nombre de tâches manuelles et diminue les délais de validation.
Recherche sémantique et indexation
En plus de la recherche par mots-clés, elle permet à l’utilisateur de retrouver les documents à partir d’une description, d’un contexte ou d’un besoin métier.
Sécurité et traçabilité
Grâce à la gestion des droits d’accès, à l’horodatage et au suivi des actions utilisateurs, l’outil garantit l’intégrité et la conformité des données de l’entreprise.
gedly : votre partenaire pour réussir votre projet GEIDE
gedly accompagne les entreprises dans leur transition GED et GEIDE. Tout commence par un audit métier pour analyser les flux documentaires, les besoins des utilisateurs, les contraintes réglementaires et les exigences sectorielles spécifiques.
Sur cette base, gedly propose une solution qui répond aux critères fonctionnels, techniques et financiers de l’organisation. L’intégration passe ensuite par la mise en place de workflows automatisés et l’interconnexion avec les outils métiers existants tels que les ERP et CRM.
Pour assurer un déploiement rapide mais pérenne, gedly accompagne les utilisateurs avec un soutien personnalisé, facilitant la conduite du changement. Le suivi régulier, la mise à jour des règles documentaires et l’analyse continue des indicateurs de performance garantissent la maîtrise du projet sur le long terme.