Vous connaissez la « GED » (Gestion des Documents), mais que savez-vous de la « GEIDE » ? La Gestion Électronique de l'Information et des Documents de l'Entreprise organise, structure et rend accessible l’ensemble des flux de données. Par son approche globale, la GEIDE favorise la productivité, la conformité RGPD et la valeur stratégique des données. Est-ce la solution dont vous avez besoin ? Voyons cela de plus près.
La GEIDE est la « gestion électronique de l'information et des documents de l'entreprise ». Sa définition et sa mission s’apparentent à celle de la GED, mais se confond davantage avec le terme plus courant d’ECM pour « Entreprise Content Management » Gestion des Contenus de l’Entreprise.
Contrairement à la GED au sens strict, qui se concentre sur la gestion des documents (stockage, indexation, recherche), la GEIDE englobe également la gestion des flux d’information.
Si l’on considère la GED comme une simple armoire numérique, alors la GEIDE va plus loin pour faire le lien entre les documents et les processus de l'entreprise. Elle permet notamment d’ajouter des workflows intelligents, des métadonnées enrichies et de paramétrer une automatisation avancée, transformant la gestion documentaire en moteur d’efficacité.
Une solution GEIDE repose sur deux piliers : la mise en structure de l’information et les processus automatisés.
Chaque document reçoit un jeu de métadonnées métier (client, type, date, référence projet...), facilitant sa recherche et son exploitation. La GEIDE organise ainsi l’information par métadonnées, puis enrichit les documents, avant de les relier à des workflows.
Dès qu’un document est déposé, des règles préétablies permettent de le faire circuler vers les services concernés et de déclencher automatiquement les actions appropriées.
Concrètement, un contrat signé peut déclencher une validation par le service juridique, une facturation, puis une génération d’alerte de fin de contrat. Le tout, en restant accessible par une simple recherche sémantique. L’outil assure la traçabilité à chaque étape, permettant une gouvernance rigoureuse et une conformité réglementaire sans faille.
La GEIDE permet une réduction significative du temps de traitement des documents, et une meilleure maîtrise des informations de l’entreprise. Les solutions intégrées garantissent également une meilleure expérience utilisateur.
L’automatisation des tâches répétitives réduit les temps de traitement et les erreurs humaines. Grâce à l’accès rapide à l’information, les équipes (RH, commerciales, juridiques) peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
La gestion des droits d’accès, le chiffrement, l’archivage légal et les audits sécurisés protègent les données sensibles de l’entreprise. Le respect du RGPD est facilité par la traçabilité des actions.
Grâce aux espaces collaboratifs (commentaires, coédition…) les documents deviennent des supports d’échange dynamiques. Ils créent une mémoire de projet partagée et accessible, réduisant les effets de silos d’informations.
Les métadonnées enrichies et la recherche sémantique transforment les documents en sources d’analyse et de décision. Les insights peuvent être extraits de données historiques ou de modèles récurrents.
Les fonctionnalités de la GEIDE sont pensées pour répondre aux besoins des entreprises en matière de performance, de fluidité et de conformité. Elles permettent d’optimiser le pilotage des informations et d’offrir un environnement collaboratif sécurisé et efficace.
Les documents sont automatiquement classés selon des champs métiers prédéfinis, garantissant la cohérence et la précision des actions.
La GEIDE oriente automatiquement les documents vers les bons interlocuteurs, réduit le nombre de tâches manuelles et diminue les délais de validation.
En plus de la recherche par mots-clés, elle permet à l’utilisateur de retrouver les documents à partir d’une description, d’un contexte ou d’un besoin métier.
Grâce à la gestion des droits d’accès, à l’horodatage et au suivi des actions utilisateurs, l’outil garantit l’intégrité et la conformité des données de l’entreprise.
gedly accompagne les entreprises dans leur transition GED et GEIDE. Tout commence par un audit métier pour analyser les flux documentaires, les besoins des utilisateurs, les contraintes réglementaires et les exigences sectorielles spécifiques.
Sur cette base, gedly propose une solution qui répond aux critères fonctionnels, techniques et financiers de l’organisation. L’intégration passe ensuite par la mise en place de workflows automatisés et l’interconnexion avec les outils métiers existants tels que les ERP et CRM.
Pour assurer un déploiement rapide mais pérenne, gedly accompagne les utilisateurs avec un soutien personnalisé, facilitant la conduite du changement. Le suivi régulier, la mise à jour des règles documentaires et l’analyse continue des indicateurs de performance garantissent la maîtrise du projet sur le long terme.