La GED (Gestion Électronique des Documents) et l’ECM (Enterprise Content Management, ou gestion des contenus de l’entreprise) sont deux outils d'optimisation des processus de l’entreprise. Quand et comment les utiliser ?
Si vous ne devez retenir qu’une différence fondamentale entre GED et ECM, retenez ceci : la GED se concentre sur la gestion de documents, tandis que l’ECM couvre plus largement tous les contenus de l'entreprise.
Vous pouvez donc retrouver les fonctionnalités de la GED dans une solution d’ECM. Les deux familles de logiciels sont utilisées dans le monde de l'entreprise, y compris la GED seule. Tout dépend de la taille de la structure et du domaine d’activité.
Les logiciels de GED et d’ECM partagent un même objectif d'optimisation des processus de l'entreprise. Les différentes fonctionnalités qui leur sont associées ont pour but de simplifier et d'accélérer les démarches dans les différents services de l'entreprise.
Pour ce faire, ces outils utilisent des technologies de pointe qui se substituent à l’humain dans toutes les tâches qui requiert le traitement de quantité très importante d'informations. La GED et l’ECM ont aussi l’avantage d'automatiser les tâches répétitives qui empiètent inutilement sur le temps de travail des salariés.
Les deux. Les solutions de GED et d’ECM utilisent l’une comme l’autre l'intelligence artificielle. Ces fonctions permettent notamment l'extraction automatique et l'analyse de données pertinente pour l'entreprise.
La source de collecte de données peut différer entre la GED et l’ECM. Un logiciel de GED puisera l’information dans le flux documentaire de l'entreprise (factures, devis, contrats de travail…). L’ECM pourra aller chercher l'information sur un terrain plus vaste (autres contenus de l'entreprise, contenu web…).
Il n’y a pas de meilleures solutions, mais des formules plus ou moins adaptées à l'activité et à la taille de chaque entreprise.
Les formules de GED orientées métier, comme celles proposées par gedly, sont idéales pour les TPE, PME et les collectivités évoluant dans des secteurs d’activités variés : immobilier, santé, BTP, transport…
Les GED personnalisées permettent de ne payer que pour les fonctionnalités utiles au quotidien. Résultat : une meilleure maîtrise du budget et un gain d’efficacité organisationnelle.
Or, une organisation parfaitement millimétrée est aussi un moyen de faire des économies et d’assurer l'avenir de l'entreprise.
Pour les structures qui doivent traiter une importante quantité de données provenant de sources multiples et présentées dans des formats très différents, l’ECM est plus approprié.
La solution intègre la GED, mais assure aussi le traitement de tous les autres types de données : des vidéos, des images, des pages web et tout type de contenus en ligne…
La portée de l'outil étant plus grande, il faut aussi disposer des ressources nécessaires pour piloter l’ECM. La prise en main par les responsables peut être plus complexe et demander davantage de temps d’apprentissage et de formation.
Que fait la GED ? Elle répond à tous les besoins en numérisation, capture, création, recherche, analyse et conservation de l'entreprise. Sa portée est restreinte, mais active tout au long du cycle de vie des documents. Dans le flux documentaire traité par la GED, on retrouve :
La GED accompagne chaque étape depuis la création du document au format numérique (ou sa numérisation depuis le format papier), jusqu’à sa conservation dans un coffre-fort électronique sécurisé selon les délais légaux en vigueur. Entre temps, les documents auront pu être échangés, analysés, annotés ou modifiés dans des conditions permettant la traçabilité et le suivi des actions réalisées.
Avec un ECM, il est possible de traiter les documents de l'entreprise, mais aussi tous les autres contenus utiles à ses activités : contenus web, images, vidéos… Cela permet à l'entreprise de :
L’ECM fait ce que fait la GED, mais à grande échelle sur des contenus plus variés. La gestion des contenus web permettra par exemple de gérer les accès selon le profil des employés. Il sera possible de déterminer qui a le droit de visualiser, de modifier ou de supprimer ces contenus, comme le ferait une GED avec les documents RH ou clients de l’entreprise.
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