La gestion documentaire est aujourd’hui un enjeu stratégique pour toutes les organisations, quel que soit leur secteur d’activité. Dans cet univers, deux grandes familles de solutions coexistent : la GED (Gestion Électronique des Documents) et l’ECM (Enterprise Content Management). Souvent confondues, elles répondent pourtant à des besoins distincts. Alors, ECM vs GED : comment les différencier et laquelle adopter selon vos objectifs ?
Si vous ne devez retenir qu’une différence fondamentale entre GED et ECM, retenez ceci :
La GED se concentre sur la gestion documentaire : elle permet de dématérialiser des documents, de les organiser, de les partager et de les conserver dans un espace sécurisé. Elle prend en charge l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur numérisation (dans le cas de documents papiers) jusqu’à leur archivage légal.
De son côté, l’ECM propose une vision plus globale. Il englobe la GED, mais étend la gestion à tous les contenus de l’entreprise, qu’ils soient structurés ou non (vidéos, images, e-mails, contenus web, etc.) L’ECM se positionne donc comme une solution transversale pour orchestrer l’ensemble de l’information digitale d’une organisation.
Vous pouvez donc retrouver les fonctionnalités de la GED dans une solution d’ECM. Les deux familles de logiciels sont utilisées dans le monde de l'entreprise, y compris la GED seule. Tout dépend de la taille de la structure et du domaine d’activité.
Malgré leurs différences, les logiciels de GED et d’ECM partagent un même objectif d’amélioration des flux de travail et d'optimisation des processus internes. Les différentes fonctionnalités qui leur sont associées ont pour but de simplifier et d'accélérer les démarches dans les différents services de l'entreprise.
Ces solutions s’appuient sur des technologies avancées qui se substituent à l’humain pour automatiser les tâches répétitives et faciliter l’accès à l’information, tout en garantissant la conformité réglementaire.
L’usage de l’intelligence artificielle est désormais courant dans les deux systèmes. Elle permet, par exemple, l’extraction automatique et l’analyse de données à partir des documents ou des contenus.
Une GED exploitera l’IA sur des éléments bien identifiés au sein du flux documentaire de l'entreprise (factures, courriers, contrats RH), tandis qu’un ECM pourra en tirer parti à une échelle plus large, y compris sur des formats non documentaires.
Il n’y a pas de « meilleure » solution, mais des formules plus ou moins adaptées à l'activité et à la taille de chaque entreprise.
Vous êtes une TPE, PME ou une collectivité avec des besoins ciblés en gestion documentaire comme le traitement des documents papiers, la numérisation des documents ou encore l’archivage ? La dématérialisation du flux documentaire vous permettra de gagner en efficacité opérationnelle, tout en maîtrisant votre budget.
Les solutions de GED personnalisées, comme celles proposées par gedly, sont souvent modulables. Vous choisissez uniquement les fonctionnalités utiles à votre activité (RH, clients, fournisseurs…) et vous ne payez que pour les fonctionnalités utiles au quotidien, ce qui en fait un excellent levier d’optimisation pour les structures à taille humaine.
Votre entreprise traite une grande variété de contenus issus de multiples canaux et au format hétérogène. L’ECM est particulièrement adapté aux grands groupes ou aux organisations multisites, qui souhaitent centraliser l’ensemble de leur capital informationnel.
Grâce à sa couverture fonctionnelle élargie, un logiciel ECM intègre la GED et peut gérer non seulement les documents classiques, mais aussi des éléments complexes comme des contenus marketing, des ressources multimédias ou des bases de connaissances. Ce type de solution demande toutefois un investissement plus important en temps de déploiement, formation et pilotage.
La portée de l'outil étant plus grande, il faut aussi disposer des ressources nécessaires pour piloter l’ECM. La prise en main par les responsables peut être plus complexe et demander davantage de temps d’apprentissage et de formation.
Que fait la GED ? Elle répond à tous les besoins en numérisation de documents, en capture, en création, en recherche, en analyse et en conservation de l'entreprise. Sa portée est restreinte, mais active tout au long du cycle de vie des documents. Dans le flux documentaire traité par la GED, on retrouve :
La GED accompagne chaque étape depuis la création du document au format numérique (ou sa numérisation depuis le format papier), jusqu’à sa conservation dans un coffre-fort électronique sécurisé selon les délais légaux en vigueur. Entre temps, les documents auront pu être échangés, analysés, annotés ou modifiés dans des conditions permettant la traçabilité et le suivi des actions réalisées.
Avec un logiciel ECM, il est possible de traiter les documents de l'entreprise, mais aussi tous les autres contenus utiles à ses activités : contenus web, images, vidéos… Cela permet à l'entreprise de :
Un système de gestion de contenu comme l'ECM fait ce que fait la GED, mais à grande échelle sur des contenus plus variés. La gestion des contenus web permettra par exemple de gérer les accès selon le profil des employés. Il sera possible de déterminer qui a le droit de visualiser, de modifier ou de supprimer ces contenus, comme le ferait une GED avec les documents RH ou clients de l’entreprise.
Que vous soyez artisan, commerçant, gestionnaire immobilier ou acteur du transport, gedly vous accompagne dans la dématérialisation du flux documentaire. Nos solutions de GED sur mesure vous permettent de fluidifier vos flux de travail, de centraliser l’information et de vous concentrer sur l’essentiel : votre métier.
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