Comment dématérialiser des documents ?

La dématérialisation des documents est la formule incontournable pour gagner en productivité. Mais concrètement, comment ça se passe ? Quels outils utiliser et quelles sont les différentes étapes à anticiper ?

Choisir le bon outil de GED

La gestion électronique de document (GED) est un véritable sésame pour la compétitivité des entreprises et l'efficacité des administrations publiques. Pour orchestrer une transition numérique sereine, il est essentiel de bien choisir son logiciel. Il existe des formules adaptées à tout type de structures : TPE/PME, ETI et grandes entreprises, collectivités… Vous trouverez également des solutions orientées métier.

Chez gedly, nous accompagnons votre transformation digitale avec des solutions de GED pour les artisans, les commerçants, les TPE/PME et les collectivités. Nous proposons des fonctionnalités ciblées pour les métiers de la santé, du transport, de l'immobilier, de l'industrie ou encore du BTP.

Les gérants d'officine n’ont pas les mêmes besoins qu’un entrepreneur dans le bâtiment. Avec un outil personnalisé, vous êtes plus efficace et vous ne payez que pour les options dont vous avez réellement besoin au quotidien.

Mise en place de la GED en 3 étapes

Quels sont les services et les pièces concernés ? Comment dématérialiser des documents selon les règles de l’art ? Quelles sont les conditions pour produire des documents électroniques et dématérialiser les processus ? Voici les questions auxquelles vous devrez répondre à chaque étape du projet.

1 - Définir le cadre du projet

La dématérialisation peut toucher plusieurs services et toute une série de documents : factures, bons de livraison, bons de commande, devis, fiches techniques, bulletins de salaire… La première étape de la transition consiste à identifier ces documents, leur nature et les équipes concernées.

Les collaborateurs doivent être pleinement investis dans ce processus. Ils sont les mieux placés pour dresser la liste des pièces à dématérialiser. Ils sont aussi les premiers impactés par la mise en place d’une nouvelle méthode de travail. Un outil mal compris ou mal utilisé ne vous permettra pas d'obtenir les résultats escomptés. C’est pourquoi les salariés doivent être consultés le plus tôt possible.

2 - La dématérialisation des documents existants

Après la phase de préparation, on passe à l'action. La dématérialisation commence par une séance de numérisation des documents. Dématérialiser un document initialement créé sur un support papier peut se faire de deux manières différentes. Les pièces peuvent être scannées ou photographiées afin de rejoindre les archives digitales.

Les répliques électroniques peuvent être traitées pour correspondre à un format numérique natif. Mais attention, si une facture scannée peut ressembler en tout point à une facture créée au format numérique, les deux documents n’ont pas la même valeur.

L’écrit digital peut avoir la même force probante qu’un document papier s’il remplit certaines conditions permettant notamment d’en identifier l’auteur et d’en garantir l'authenticité. C’est ce que permettent les documents édités au format numérique, conçus pour une exploitation digitale de bout en bout.

Pour les factures créées au format papier, puis numérisées, l’archivage doit suivre une procédure particulière et une mise en place correctement documentée. L'objectif est d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité de ces documents.

3 - La dématérialisation des processus

Il est temps de préparer l’avenir. Les documents préalablement identifiés seront désormais créés directement au format électronique.

Le traitement et le partage sont ainsi considérablement simplifiés. Toutes les pièces électroniques natives et numérisées sont centralisées, ce qui facilite les processus de recherche et de transmission de l'information.

Les délais de conservation sont automatiquement appliqués selon la nature des documents. Vous pouvez également définir des règles particulières à respecter pour le traitement et l’organisation documentaire.

Le format papier, coûteux, chronophage et source d’erreurs, peut progressivement disparaître. Dans certaines structures, il peut même être entièrement supprimé au profit du format électronique, plus simple, plus efficace et plus économique.

Vous souhaitez dématérialiser vos documents ?

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