7 conseils sur l'archivage des documents en entreprise

Les conditions d’archivage peuvent fluidifier ou alourdir tous vos processus métiers. Retrouvez nos 7 conseils pour optimiser vos archives et découvrez pourquoi la dématérialisation reste la meilleure solution.  

1 - Accélérer le classement des archives

Dans les entreprises et l'administration publique, le classement est un processus chronophage, mais inévitable. Les documents sont réceptionnés, analysés, traités puis classés. Vous ne pouvez pas agir sur le nombre d'actions à réaliser par document. En revanche, vous pouvez accélérer les processus en adoptant une stratégie de classement adaptée à vos activités.

Plusieurs plans de classement sont envisageables. Le classement numérique attribue un numéro d'identification à chaque document avant de le ranger. Le classement alphabétique considère le titre du document et le classement thématique s'intéresse à la nature du document (une facture client, une facture fournisseur, une fiche de paie…).

Quelle que soit votre stratégie, vous avez tout à gagner en basculant vers un système d’archivage électronique. Un logiciel de Gestion électronique des documents (GED) peut lire le document et le classer selon des paramètres préétablis.  

2 - Simplifier la recherche documentaire

Ces critères de classement sont ceux qui vous aideront à retrouver vos documents plus facilement dans les archives. Le plan de classement est un projet collectif qui engage tous les collaborateurs.

Un système de classification efficace simplifie la recherche. Le collaborateur doit pouvoir identifier rapidement un document s’il en connaît la date, l'intitulé, la nature ou encore le nom du client ou du fournisseur concerné.

Pour ce faire, chaque document électronique est préalablement associé à des critères au sein d'une base de données qui doivent être régulièrement actualisées.

Avec la GED, le classement et l'association sont automatiques. La base de données digitale est toujours à jour. Les collaborateurs peuvent retrouver facilement un document en effectuant une recherche multicritères.  

3 - Rendre les archives plus accessibles

Où se trouvent vos archives ? Quelles sont les conditions d'accès du local (clé, code, personne référente…) ? Ces éléments déterminent l'accessibilité des documents et influencent le délai de traitement de toutes les actions qui implique la consultation des archives.

Chez les TPE, PME et les collectivités locales, la marge de manœuvre est souvent limitée. L’espace dédié aux archives est choisi pour optimiser la place accordée aux autres activités du quotidien. L'emplacement n’est donc pas toujours optimal.

L’archivage électronique rend les archives accessibles à tout moment et n'importe où depuis différents supports connectés. Les informations sont stockées sur des serveurs et consultables sans délai et sans contrainte.

4 - Faciliter le partage d'informations

Les collaborateurs peuvent consulter les archives sur la demande d’un client, d’un fournisseur ou pour recouper des informations. Les réponses obtenues sont le plus souvent partagées avec une ou plusieurs personnes, en interne ou en externe.

Avec le support papier, l'optimisation de ces échanges reste très limitée. Vous pouvez en revanche compter sur l’archivage électronique pour accélérer et fiabiliser les échanges entre les collaborateurs et entre l'entreprise et les acteurs extérieurs.

Une fois que vous avez mis la main sur le document, vous pouvez facilement partager l'information par voie digitale avec tous les destinataires intéressés.  

5 - Sécuriser les données sensibles

La gestion électronique des documents d’archives apporte un gain de temps, d’espace et d'efficacité. Cependant, la digitalisation des documents requiert quelques précautions pour respecter les normes en vigueur.

Par exemple, une facture digitale reçue par Échange de Données Informatisés (EDI) doit suivre un parcours bien défini. Le document est validé et transmis au service comptable pour son règlement. Il est ensuite sauvegardé dans des conditions qui garantissent son inaltérabilité, et ce, pendant toute la durée légale de conservation des documents.

Les outils de GED sont conçus pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des documents électroniques archivés.

6 - Savoir quand détruire un document

Dans la salle des archives physique, comme sur les serveurs informatiques, les doublons et les documents insignifiants occupent une place inutile et ralentissent les processus.

Les délais légaux de conservation varient selon la nature des documents. Une pièce comptable (bon de commande ou de livraison, facture client ou fournisseur…) est conservée pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice. Un document fiscal se conserve pendant 6 ans. Les bulletins de paie sont soumis à une durée de conservation de 5 ans.

Là encore l'intelligence de la GED se substitue à la lourdeur de traitement des documents papier. Les différents pôles n’ont plus à procéder manuellement au suivi et à la suppression des documents à l'issue du délai légal de conservation.  

7 - Passer à l’archivage électronique avec gedly

gedly vous propose une solution de GED simple et accessible pour simplifier la gestion des TPE, PME et collectivités locales.

Choisissez une formule adaptée à votre métier et à vos besoins et laissez faire la GED. gedly reconnaît et classe automatiquement vos documents selon le plan d'indexation et sans aucune intervention de votre part. L'outil mémorise le contenu du document, ce qui vous permettra ensuite d’effectuer une recherche par mots-clés.

Vous pouvez aussi utiliser une information qui a servi au classement pour retrouver le document (nature, date, nom du fichier, statut, nom de l'utilisateur ayant déposé le document…). Une recherche affinée peut vous permettre de réduire de 70 % à 80 % le temps de gestion de vos documents.

La solution gedly garantit la traçabilité et l'intégrité des documents archivés dans un coffre-fort numérique, pendant toute la durée légale de conservation. Avec l’archivage électronique, vos documents sont stockés sur un serveur sécurisé et disponible à tout moment pour la consultation, le téléchargement, l’impression ou le partage.

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