Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est devenu, depuis 2014, un pivot du contrôle fiscal en France. Obligatoire pour la plupart des entreprises tenant une comptabilité informatisée, ce fichier doit être produit sur demande de l'administration. Son absence ou sa non-conformité peut entraîner des sanctions significatives.
Le FEC est un fichier informatisé, normé et structurant, qui contient l’intégralité des écritures comptables d’un exercice. Il a été mis en place par la Direction générale des finances publiques (DGFiP) pour faciliter la dématérialisation et l'efficacité des contrôles fiscaux. Depuis le 1er janvier 2014, il constitue le support principal de vérification pour les agents de l’administration lors d’un contrôle fiscal.
Le fichier doit être généré directement par le logiciel comptable de l’entreprise. Il répond à une structure bien définie, avec un format imposé (généralement TXT ou XML) et une série de champs obligatoires.
Depuis 2014, toute entreprise utilisant un système informatisé pour sa comptabilité est tenue de produire un FEC lors d'un contrôle. Cette obligation s'inscrit dans une logique de transparence, de lutte contre la fraude et de simplification de l'accès à l'information pour les services fiscaux.
Sont concernées toutes les entités soumises à l’IS (impôt sur les sociétés) ou à l’IR (impôt sur le revenu) dans la catégorie BIC, BNC ou BA. L'obligation touche aussi bien les PME que les grandes entreprises, et concerne également les auto-entrepreneurs utilisant un logiciel comptable.
Certaines structures sont toutefois exonérées :
En cas de vérification de comptabilité sur place, le FEC doit être remis dès le premier jour de l'intervention de l’inspecteur. Pour un examen à distance, l’entreprise dispose de 15 jours à compter de la demande.
Si le fichier est invalide ou incomplet, il est considéré comme non remis. L’administration applique alors une amende de 5 000 € minimum, et une majoration de 10 % des droits redressés peut être prononcée. Depuis 2023, les services fiscaux n’acceptent plus les fichiers en cours de correction : la conformité doit être immédiate.
Le contenu du FEC est strictement encadré par la DGFiP. Il doit présenter l’intégralité des écritures comptables de l’exercice, sans aucune centralisation ni omission.
Chaque ligne du fichier correspond à une écriture. 18 champs sont obligatoires :
Le format électronique doit être codifié en ASCII, ISO 8859-15 ou EBCDIC. Le fichier est nommé selon un schéma précis : SIREN + "FEC" + date de clôture de l'exercice.
La conformité du FEC est indispensable : un fichier non conforme est considéré comme non remis. Cela expose l’entreprise aux mêmes sanctions que l’absence de FEC.
Le fichier doit respecter un format XML ou TXT conforme au modèle XSD publié par la DGFiP. Il ne doit pas comporter d'erreurs de séparation, de champs vides obligatoires ou d'incohérences de dates.
La DGFiP met à disposition l’outil Test Compta Demat permettant de vérifier la structure technique d’un FEC avant transmission. Des solutions privées permettent également d’effectuer un audit technique ou fiscal du fichier.
La responsabilité de produire un FEC conforme incombe à l’entreprise. Même si la comptabilité est externalisée, l’obligation de réponse lors d’un contrôle repose sur la société contrôlée.
Les logiciels comptables doivent permettre l’export du FEC en format conforme. Il est fortement recommandé de vérifier cette fonctionnalité en amont avec son prestataire ou expert-comptable.
La meilleure stratégie face au FEC est l’anticipation. Voici quelques recommandations :
Une vigilance accrue sur le respect des règles permet d’éviter les risques financiers et les retards dans les contrôles.