Pour les entreprises, maîtriser les flux de trésorerie et optimiser la gestion des dépenses est devenue une priorité dans un environnement économique en constante mutation. Pourtant, les processus financiers traditionnels, souvent manuels et morcelés, freinent encore trop souvent la performance. L’automatisation des processus financiers à travers une GED (Gestion Électronique des Documents) permet non seulement d’améliorer la productivité des équipes, mais aussi de fiabiliser l’information, d’accélérer les circuits de traitement et de renforcer le contrôle budgétaire.
Avant de mettre en œuvre une démarche d’automatisation des processus financiers, il est important de comprendre les freins liés aux pratiques classiques encore largement répandues.
La saisie manuelle des factures fournisseurs, des bons de commande, des notes de frais ou des rapprochements bancaires entraîne des tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Ce fonctionnement génère des coûts cachés, ralentit la gestion des dépenses et mobilise inutilement les ressources financières et humaines.
Lorsque les données financières sont éclatées sur différents systèmes ou gérées de manière informelle (emails, feuilles Excel), le pilotage financier devient hasardeux. Le manque de consolidation des informations en temps réel empêche une vision claire de la situation financière, altère le contrôle budgétaire et fragilise la prise de décision.
Pour répondre à ces enjeux, la GED se révèle être bien plus qu’un simple outil de dématérialisation : c’est un véritable moteur d’automatisation des processus financiers qui optimise toute la chaîne comptable.
Grâce à l’intégration de l’OCR et de la Lecture Automatique de Documents (LAD), la GED permet de capturer et d’extraire automatiquement les informations clés des documents comptables (montants, fournisseurs, échéances…). Ces données sont directement injectées dans l’ERP ou dans un outil de pilotage financier. Résultat : une suppression quasi totale des ressaisis manuelle et une forte réduction des erreurs.
La GED va plus loin en automatisant les circuits de validation (workflows) : chaque document suit un processus d’approbation préétabli, avec traçabilité complète et alertes en cas de retard. Cela fluidifie la gestion des dépenses, fiabilise le suivi des engagements et améliore le respect des délais fournisseurs.
En garantissant un archivage sécurisé, la GED assure la conformité aux obligations légales. Chaque document est tracé, horodaté et conservé selon des standards certifiés (exemple : coffre-fort numérique certifié). C’est un levier clé pour le contrôle budgétaire et les audits.
Au-delà de l’automatisation pure, les directions financières constatent des bénéfices tangibles qui renforcent la compétitivité de l’entreprise.
L’automatisation des processus financiers permet d’éliminer les tâches manuelles redondantes : l’automatisation du traitement des factures et des justificatifs est 3 à 5 fois plus rapide. L’entreprise réduit ses coûts de traitement, de gestion papier et de stockage, tout en améliorant la qualité de service interne.
Avec une GED performante comme celles proposées par gedly, les directions financières bénéficient d’une vision consolidée en temps réel. Les tableaux de bord dynamiques permettent de suivre les flux entrants et sortants, d’ajuster les budgets et d’optimiser le pilotage financier au quotidien.
La centralisation des données, associée à l’automatisation des circuits d’approbation, permet une meilleure maîtrise de la gestion des dépenses. L’entreprise peut ainsi éviter les dépassements budgétaires et renforcer sa trésorerie en respectant mieux les délais de paiement fournisseurs .
La mise en place d’une GED pour automatiser les processus financiers ne s’improvise pas : elle nécessite une démarche structurée et adaptée aux spécificités de votre organisation. Pour réussir cette transformation digitale, il convient de suivre des étapes clés, depuis l’analyse précise des processus existants jusqu’à l’accompagnement des équipes.
Commencez par auditer vos processus actuels : quelles étapes consomment le plus de temps ? Où apparaissent les erreurs ? Quels documents doivent impérativement être automatisés (factures fournisseurs, paiements, notes de frais) ? Cette analyse permettra de cibler les processus financiers prioritaires à automatiser.
Le choix de la solution est stratégique. Optez pour une GED simple et efficace, intégrée à vos outils existants. À ce titre, gedly se distingue par la simplicité de déploiement de ses solutions GED et leur capacité à s’interfacer avec de nombreux ERP. Ses modules dédiés au suivi des factures, aux approbations et à l’archivage sécurisé en font un allié puissant pour le pilotage financier .
L’humain reste au cœur du projet. Sensibilisez vos collaborateurs aux bénéfices de l’automatisation des processus financiers ; formez-les aux nouveaux outils et mettez en place des indicateurs de suivi. Là encore, des solutions ergonomiques comme celles intégrées par gedly facilitent l’adoption grâce à une interface intuitive.