La PAF, qu’est-ce que c’est ? Comment la rédiger ? Est-ce obligatoire et quels sont les avantages pour mon entreprise ? Voici quelques-unes des questions soulevées par le processus de piste d'audit fiable. gedly, vous aide à y voir plus clair.
La piste d’audit fiable est un processus de contrôle de la facture électronique. Cette démarche inclut toute une série d'opérations pouvant varier d’une structure à l’autre. Le point commun à toutes les PAF est la continuité du processus de contrôle, sa description exhaustive et sa documentation sans faille. Quelle que soit la méthodologie, vous devez donc pouvoir prouver la continuité du processus en documentant scrupuleusement toutes les opérations de vérification et leur cheminement.
La création d’une PAF est motivée par la mise en conformité avec la réglementation en vigueur, mais aussi par le besoin de simplifier les processus de contrôle dans l'entreprise. Votre PAF est donc utile à l'administration fiscale, mais elle sert aussi les intérêts de l’entreprise.
Une PAF a 3 objectifs : valider l'authenticité d’origine, la lisibilité du contenu et son intégrité.
Assurer l’authenticité de la facture, c’est garantir sa conformité à la réglementation en vigueur. Pour veiller à l'authenticité des factures dans le cadre d’une PAF, vous pouvez procéder au contrôle régulier des annuaires clients et partenaires, comparer les données des bons de livraison avec celle de la facturation… Tout ce qui peut permettre d’établir un lien entre la facture et le bien ou service en question peut être une opération pertinente.
Une facture lisible permet d'identifier clairement chacun de ces éléments. La facture est-elle lisible à l’écran ? Tous les champs ont-ils été correctement affichés ? Votre piste d’audit fiable doit s’en assurer.
La PAF doit aussi prouver l’intégrité de la facture, c'est-à-dire contrôler qu’elle n’a subi aucune modification depuis son émission jusqu’au stockage chez le destinataire. Votre PAF peut ainsi prévoir une opération de rapprochement systématique entre les documents justificatifs et la facture. Elle doit aussi vérifier les bonnes conditions de stockage au format numérique.
La mise en place de la piste d’audit fiable intéresse notamment les services comptables et financiers, la direction des achats et des ventes, le service juridique, mais aussi la direction des systèmes d'information de l'entreprise. Toutes les personnes travaillant au sein de ces services et accoutumées à la gestion du flux documentaire peuvent être directement impliquées dans les processus du contrôle de la PAF.
La piste d'audit fiable est une obligation qui concerne tous les pays de l’Union européenne. La directive sur la TVA du 13 juillet 2010 a défini un cadre pour l'émission et la réception des factures électroniques au moyen de trois dispositifs : la signature électronique, l'échange de données informatisé (EDI) et la piste d’audit fiable (PAF).
L’EDI et la signature électronique permettent d'obtenir une facture sécurisée. Pour les autres, le document doit être fiabilisé par une PAF irréprochable, pouvant faire l’objet de contrôle par l'administration fiscale et entraîner des sanctions en cas de défaut.
Dans le détail, la PAF peut évoluer d’une entreprise à l’autre. La taille de la structure et la complexité de son orientation ont un impact sur la méthodologie. Une autoentreprise pourrait par exemple opter pour une PAF orale, ce qui serait absolument impensable dans une PME ou une ETI. Dans l'ensemble, la PAF s'intéresse au flux de facturation, à sa conformité fiscale et comptable et à la continuité du contrôle.
Pour que la piste d’audit soit fiable, elle recoupe les informations des devis, des bons de commande et des bons de livraison avec celles des factures. La vérification peut aussi mobiliser des échanges entre l'entreprise et son client afin de retracer la transaction.
La mise en place d’une PAF efficace et adaptée à votre structure commence par un état des lieux. Dans un premier temps, vous devez relever les documents, les systèmes et les processus concernés.
Ensuite, il reste à définir les opérations qui vous permettront d’atteindre les 3 objectifs de la PAF. À savoir, l'authenticité d'origine, l'intégrité du contenu et sa lisibilité.
Pour finir, l’application concrète de votre méthodologie doit être minutieusement documentée. Ces éléments permettront à l'administration fiscale de valider votre PAF en cas de contrôle.
En cas de contrôle, votre entreprise doit pouvoir fournir toute la documentation nécessaire à l’administration fiscale. Cette documentation prouve que votre service comptable a effectivement mené des contrôles réguliers. C’est pourquoi l'historique des opérations doit être actualisé régulièrement, sans omettre aucun détail. L'administration fiscale attend une documentation exhaustive et à jour.