Chaque jour, des entreprises voient leurs données sensibles exposées par des usages non maîtrisés : un fichier RH envoyé au mauvais destinataire, une pièce jointe partagée sans chiffrement, ou une base clients copiée sur un poste personnel. Ces fuites de données sont un risque quotidien, aux conséquences financières et réglementaires lourdes. Face à cette menace, la data loss prevention (DLP) et la gestion électronique de documents (GED) apportent une réponse complémentaire.
Qu’est-ce qu’une fuite de données ?
Une fuite de données correspond à la divulgation, volontaire ou non, d’informations sensibles en dehors du périmètre autorisé. Elle peut prendre plusieurs formes :
- un envoi d’email contenant des données personnelles vers un destinataire externe ;
- un collaborateur qui copie des fichiers sur une clé USB non protégée ;
- l’exploitation d’une faille de sécurité par un logiciel malveillant pour extraire une base de données complète.
L’erreur humaine reste donc l’un des premiers déclencheurs de perte de données, par la mauvaise manipulation, l’usage d’outils non autorisés (Shadow IT) ou une configuration défaillante des droits d’accès.
Une fuite, c’est toujours grave ?
La gravité d’une fuite dépend évidemment du type d’information concernée. S’agit-il de données personnelles, de secrets industriels, d’informations financières ou encore dossiers de R&D ?
Dans tous les cas, l’entreprise s’expose à un double impact, à la fois opérationnel (arrêt d’activité, coûts de remédiation) et réglementaire (sanctions au titre du RGPD pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial).
Causes principales et conséquences pour l’entreprise
Les fuites de données surviennent souvent à la suite d’erreurs de manipulation. Cela peut être à cause d’un fichier sensible partagé avec un destinataire externe, une pièce jointe envoyée sans chiffrement, ou des droits d’accès restés actifs pour un ancien salarié.
À ces imprudences s’ajoutent les failles techniques. Ici le problème se situe au niveau des serveurs (mal configurés), des systèmes non mis à jour ou de l’absence de contrôle sur les périphériques amovibles.
Les menaces externes aggravent le risque. Petit rappel des techniques courantes chez cybercriminels :
- le phishing pour collecter des identifiants ;
- les malwares pour aspirer des bases de données ;
- ou encore les ransomwares pour bloquer l’accès aux systèmes et faire pression en menaçant de publier les informations volées.
Les effets sur l’entreprise sont immédiats. Sur le plan opérationnel, une fuite provoque des arrêts de service, des pertes de productivité et des coûts parfois considérables. Une étude IBM publiée en 2024, évaluait à près de 5 millions de dollars le coût d’une violation de données. En France, ce coût a été estimé à 3,85 millions d’euros (en hausse de 3 % par rapport à l'année précédente).
Les effets sur la réputation de l’entreprise peuvent être dévastateurs (perte de confiance des clients, fragilisation des relations avec les partenaires et atteinte à l’image de marque).
Pratiques DLP pour limiter les risques dans un système de GED
L’objectif d’une solution DLP dans un système de gestion électronique de documents est de prévenir toute perte de données, qu’elle soit accidentelle ou malveillante, sans freiner le travail des équipes.
Le contrôle des accès
Chaque document doit être associé à des droits définis par rôle et régulièrement mis à jour. Cela évite qu’un collaborateur conserve un accès après un changement de poste ou un départ par exemple.
La détection et blocage en temps réel
Les règles DLP analysent le contenu et interceptent les tentatives de diffusion sensible. Par exemple, l’envoi d’un email contenant un numéro de carte bancaire ou un IBAN peut être bloqué automatiquement, ou signalé à l’administrateur.
Le chiffrement et la traçabilité
Une GED performante chiffre les fichiers lors du stockage comme lors de la transmission. La traçabilité complète des accès permet d’auditer chaque action : consultation, modification, suppression ou export.
La classification automatique
Grâce à la reconnaissance des contenus, les documents sensibles (contrats RH, factures, brevets) sont identifiés et classés. Les règles DLP peuvent alors s’appliquer automatiquement selon le type d’information détecté.
L’encadrement des usages en mobilité
Les téléchargements sur clés USB, les impressions locales ou les captures d’écran sont des points de fuite fréquents. Le DLP permet de bloquer ces actions ou d’ajouter des garde-fous, comme un filigrane numérique.
La sensibilisation des utilisateurs
Les alertes pédagogiques intégrées aux solutions DLP rappellent les règles de sécurité au moment où le collaborateur agit, sans bloquer inutilement ses tâches.
Associer DLP et GED pour une sécurité renforcée
L’intérêt de rapprocher DLP et GED se situe dans la gestion globale des risques. En croisant les journaux d’événements de la GED avec les alertes DLP, l’entreprise obtient une vision consolidée des incidents et peut identifier plus vite les points faibles de son organisation. Cette corrélation facilite la réponse aux incidents et alimente les plans d’amélioration continue.
Autre atout : la gouvernance. Là où la GED structure les processus documentaires (validation, archivage, accès par rôle), le DLP impose des règles transversales qui dépassent le seul périmètre documentaire. Ensemble, ils offrent une cohérence de politique de sécurité, ce qui simplifie les audits de conformité et réduit les angles morts laissés par des solutions isolées.
gedly propose des solutions de gestion électronique de documents qui centralisent et sécurisent les fichiers critiques de l’entreprise, et peuvent s’associer aux politiques de contrôle comme le DLP. Cette approche permet aux équipes de travailler sereinement, avec la garantie que leurs informations sensibles restent protégées et accessibles en toutes circonstances.