Au-delà du choix de la plateforme, les entreprises doivent anticiper des erreurs d’organisation, de données et de conformité. Trois pièges reviennent systématiquement à l’approche de la première échéance en septembre 2026 pour la facturation électronique.
Erreur n°1 : Envisager la facture électronique comme un simple changement de format
La facturation électronique peut être perçue comme le remplacement d’un PDF envoyé par e-mail par un autre PDF transmis via une plateforme. C’est en réalité plus complexe que cela.
Le processus à mettre en place est celui d’un flux d’informations normalisées (formats structurés, statuts, horodatages) qui circulent entre l’entreprise, la plateforme de dématérialisation et l’administration.
Ce changement a deux conséquences souvent sous-estimées. Tout d’abord les données de facture incluent des informations obligatoires de suivi et de conformité. Ensuite, ces données s’accumulent et doivent être organisées, exploitées et conservées selon les nouvelles normes applicables.
Certaines entreprises pensent résoudre le sujet en centralisant ces flux dans un data lake.
C’est utile pour l’analyse et le pilotage, mais insuffisant pour la conformité réglementaire. Un data lake stocke et exploite des données, il ne garantit ni leur intégrité, ni leur valeur probante dans le temps.
L’erreur n’est donc pas technique, mais conceptuelle. Il ne faut plus penser en termes de « fichier » mais de cycle de vie des données de facturation.
Erreur n°2 : Croire que l’outil suffit à assurer la chaîne de conformité
À l’approche de septembre 2026, beaucoup d’entreprises se rassurent en se disant qu’un ERP à jour, une Plateforme Agréée (PA) ou un data lake centralisé règlera automatiquement la question de la conformité.
Chaque brique joue en effet un rôle, mais ne couvre pas à elle seule l’ensemble des obligations liées à la facturation électronique. Or, une facture électronique reste un document opposable, soumis à des exigences d’intégrité et de traçabilité.
La question centrale est de savoir où et comment les factures sont archivées pour rester juridiquement valables pendant toute leur durée légale.
Sans cette brique spécifique, la chaîne est techniquement fonctionnelle, mais juridiquement fragile.
Erreur n°3 : Traiter l’archivage comme une contrainte de fin de chaîne
Dans le cadre de la facturation électronique, l’archivage n’est pas synonyme de stockage. Il conditionne la valeur juridique de la facture dès sa création et tout au long de son cycle de vie.
Le défaut de dispositif d’archivage conforme entraîne plusieurs risques :
- impossibilité de prouver l’intégrité d’une facture en cas de contrôle ;
- pas de traçabilité fiable sur les statuts, les modifications ou les consultations ;
- fragilité juridique face à une contestation client, fournisseur ou administration.
Ni un cloud classique, ni un data lake ne répondent à ces exigences.
Ils stockent des données, mais ne produisent pas les preuves attendues. L’archivage électronique est un élément clé de la réforme, au même titre que la PA ou l’ERP. C’est lui qui garantit que les factures transmises aujourd’hui resteront opposables demain.
Gedly vous aide à mettre en conformité toute la chaîne documentaire
Face à ces erreurs fréquentes, il apparaît que la conformité ne dépend pas d’un outil isolé, mais de la cohérence de toute la chaîne documentaire.
La facturation électronique suppose de maîtriser à la fois les flux, les données et leur conservation dans le temps.
Avec ses solutions sur mesure, gedly offre un cadre clair pour sécuriser les documents et les factures électroniques à valeur probante, en assurant leur archivage, leur traçabilité et leur caractère exploitable, sans pour autant complexifier les processus existants.
Cette approche permet d’accompagner les entreprises dans la durée, au-delà de l’échéance de septembre 2026.
