La multiplication des applications et des identifiants fragilise la sécurité documentaire des entreprises. La gestion électronique de documents (GED) associée à une authentification unique (Single Sign On, ou SSO) simplifie la connexion des utilisateurs et renforce la protection des informations sensibles.
Contre quels risques faut-il sécuriser les accès documentaires ?
La protection des documents numériques repose d’abord sur le contrôle des accès.
Dans les entreprises, la multiplicité des identifiants (pouvant facilement atteindre plusieurs centaines selon les configurations) favorise des comportements à risque. Le plus courant est la réutilisation des mots de passe, mais il y a aussi le partage entre collègues ou tout simplement le stockage non sécurisé.
Au-delà du risque de piratage, une gestion approximative des accès entraîne aussi des pertes de productivité. Chaque oubli de mot de passe sera par exemple suivi d’appels au support informatique qui ralentissent l’activité.
Par ailleurs, la conformité réglementaire impose une traçabilité précise. Il faut savoir qui a accédé à quel document, à quel moment et avec quel niveau d’autorisation.
En quoi la GED améliore-t-elle la gestion des accès ?
Une solution de gestion électronique de documents définit qui peut consulter, modifier ou partager un fichier. Grâce à un système de droits d’accès, la GED contrôle l’ouverture d’un document au niveau de l’utilisateur, du service ou du projet concerné.
Chaque action est enregistrée. Cela garantit une traçabilité complète des opérations. La journalisation des accès offre par ailleurs un outil de preuve en cas de litige ou de contrôle.
En rationalisant la gestion des droits, la GED réduit également le risque d’erreurs humaines. Elle automatise le classement, le suivi et l’archivage des documents, évitant les duplications et facilitant le contrôle des flux sensibles.
Quel est l’intérêt du SSO dans un système de GED ?
L’adoption d’un système de SSO pour l’authentification apporte plusieurs avantages lorsqu’il est intégré à une solution de GED.
Définition et principes de l’authentification unique
Le Single Sign On (SSO), ou authentification unique, permet à un utilisateur de se connecter une seule fois pour accéder à l’ensemble de ses applications professionnelles. Cette approche repose essentiellement sur deux acteurs : l’Identity Provider (IdP), qui vérifie l’identité de l’utilisateur, et le Service Provider (SP), qui délivre l’accès aux applications ou aux documents demandés.
Moins de mots de passe, moins de risques
Avec le SSO d’authentification, les collaborateurs n’ont plus à gérer une multitude de mots de passe. L’entreprise réduit ainsi les risques liés à la réutilisation ou au partage d’identifiants, qui restent parmi les principales causes de compromission.
Un gain de temps immédiat
La connexion SSO élimine les multiples étapes de saisie. Les utilisateurs accèdent directement à leurs documents et applications, ce qui fluidifie le travail quotidien et réduit le nombre de demandes de réinitialisation de mot de passe.
Une expérience utilisateur simplifiée
Un accès fluide favorise l’adoption des outils numériques. En supprimant les barrières techniques, le SSO améliore l’expérience de connexion et diminue la frustration des utilisateurs.
Une sécurité adaptée au cloud et à la mobilité
Basé sur des protocoles standards, le SSO protège les accès même depuis des appareils mobiles ou des environnements cloud. La GED reste ainsi sécurisée, quel que soit le point d’accès.
Comment mettre en place son système GED + SSO ?
Associer une gestion électronique de documents à une authentification transforme la manière dont les collaborateurs accèdent et interagissent avec l’information sensible.
Intégrer l’authentification unique dans la GED
Pour fonctionner, le single sign on s’appuie sur des protocoles standardisés. Ces mécanismes permettent à l’Identity Provider d’émettre des jetons sécurisés, reconnus par la GED et par les autres applications métier. La configuration consiste à relier la GED à la plateforme d’authentification de l’entreprise, de manière à ce que chaque utilisateur soit automatiquement identifié selon ses droits d’accès.
Des droits unifiés et centralisés
En associant la GED au SSO, les administrateurs pilotent l’ensemble des accès depuis une interface unique. Les rôles et les permissions définis dans l’IdP s’appliquent automatiquement aux documents. Cela évite les doublons de paramétrage et garantit la cohérence des règles de sécurité sur l’ensemble du système d’information.
Sécurité et conformité renforcées
La combinaison GED + connexion SSO simplifie la vie des collaborateurs et assure un contrôle sur les documents sensibles. Chaque accès est tracé et vérifiable, ce qui facilite la conformité réglementaire (RGPD, archivage légal, pistes d’audit).
Des utilisateurs plus enclins à utiliser la GED
En fluidifiant la connexion et en supprimant les obstacles liés à la gestion des identifiants, l’entreprise encourage l’usage régulier de la GED. Les utilisateurs bénéficient d’un environnement à la fois plus sûr et plus agréable, ce qui favorise l’appropriation des outils numériques et réduit la charge du support informatique. Tout le monde y gagne.