La transformation numérique de l’administration et des services publics est engagée sur bien des fronts. Désormais, la publicité des actes réglementaires sur les communes de plus de 3 500 habitants se doit d’être dématérialisée, de quoi passer à un logiciel de Gestion Electronique des Documents.
Cette décision de l’affichage légal des mairies en numérique a été prise par l’ordonnance 2021-1310 avec une mise en application au 1er juillet 2022, une autre réforme liée à la dématérialisation des documents. Cette réforme-ci supprime l’affichage papier des actes réglementaires et impose en lieu et place un affichage digital. Seules les collectivités de moins de 3 500 habitants ont encore le choix et peuvent, si elles le souhaitent, utiliser l’affichage papier sur panneaux.
Depuis le 1er juillet 2022, les actes doivent être accessibles depuis le site internet de la commune.
Cet affichage légal des mairies en numérique concerne les délibérations, les décisions du maire/président et les arrêtés. Ces derniers s’accompagnent souvent d’annexes qu’il faut également publier, ce qui peut parfois rendre la publication sur panneaux plus compliquée.
Attention, pour être conforme, il ne suffit pas de faire un simple dépôt de fichiers PDF sur le site Internet. Il convient également, selon le décret, que l’affichage légal d’une mairie en numérique respecte les obligations précisées sur l’ordonnance :
Par ailleurs, d’autres points d’organisation sont à anticiper pour l’affichage légal d’une mairie :
Le sujet de l’affichage légal en mairie étant plus complexe qu’il n’y parait, nous avons développé la solution logicielle gedly Collectivités. Ce logiciel de GED spécifiquement pensé pour les collectivités a été développé avec des communes, les DGS et leurs agents. L’objectif était de s’intégrer parfaitement à l’organisation de la personne publique et surtout à ses outils et à ses logiciels existants.
Les collectivités peuvent être équipées de différents logiciels pour gérer, délibérer, communiquer. L’idée était de pouvoir aussi s’interfacer avec ces outils.
Le logiciel de GED gedly Collectivités permet la dématérialisation de l’affichage légal des mairies en publiant les actes et leurs annexes en quelques secondes. Ces documents dématérialisés sont accessibles depuis le site internet et si besoin sur des bornes interactives, même si cette option n’est pas obligatoire selon l’ordonnance.
Si vous souhaitez une borne, nous proposons une borne (dalle tactile) et un support métallique spécifique (made in France) conforme aux PMR. Si vous disposez de vos propres bornes, elles seront intégrées dans le flux de diffusion document de notre solution de GED.
Cette solution de GED pour la dématérialisation de l’affichage l’égal pour les mairies et les collectivités permet :
Le logiciel de GED pour l’affichage légal des mairies et des collectivités, c'est aussi une solution accessible.
Nous travaillons à simplifier vos processus en développant des connecteurs vers d’autres logiciels, notamment vers WEBDELIB (Libriciel) et AIRS DELIB (Digitech).
Très prochainement, nous allons intégrer un horodatage certifié, mais aussi vous permettre de publier automatiquement vos actes dans l’Open Data où dans des SAE.
Nous avons maintenant de nombreux retours d’expérience liés à cette réforme impliquant la GED. Nous vous proposons de ne pas subir l’affichage légal des mairies en numérique comme une obligation, mais bien au contraire d’en faire une opportunité.
Pour référence, nous avons déployé des collectivités entre 2 000 et 1 350 000 habitants : le conseil départemental de la Drôme, l’agglomération de Valence-Romans, les villes de Valence, Romans-sur-Isère, Chamalières, Crest.
Plus globalement, nous intervenons aux 4 coins de l’hexagone avec le conseil départemental de l’Hérault, Rennes et Rennes Métropole, Chartres et Chartres Agglo, Cagnes-sur-Mer, Blagnac, Bischwiller, Haillicourt, le Grau du Roi. La liste n’est pas exhaustive.
Notre logiciel de GED pour l’affichage légal des mairies est déployé sur l’ensemble du territoire national, DROM inclus. À ce jour, nous sommes fiers de devoir publier les actes des collectivités représentant 4 500 000 administrés et qui ont choisi gedly Collectivités.
Que vous soyez en réflexion sur cette problématique, ou si le système que vous avez mis en place est perfectible (manuel, lent ou non conforme), nous restons à votre disposition pour échanger sur ce sujet.