La fin des panneaux d’affichage, la GED au service des mairies et collectivités

La transformation numérique de l’administration et des services publics est engagée sur bien des fronts. Désormais, la publicité des actes réglementaires sur les communes de plus de 3 500 habitants se doit d’être dématérialisée, de quoi passer à un logiciel de Gestion Electronique des Documents.

 

Qu’implique cette réforme pour les mairies et collectivités ?

Cette décision a été prise par l’ordonnance 2021-1310 avec une mise en application au 1er juillet 2022, une autre réforme liée à la dématérialisation des documents. Cette réforme ci supprime l’affichage papier des actes réglementaires et impose en lieu et place un affichage digital. Seules les collectivités de moins de 3500 habitants ont encore le choix et peuvent si elles le souhaitent, utiliser l’affichage papier sur panneaux.

Depuis le 1er juillet 2022, les actes doivent être accessibles depuis le site internet de la commune.  

Ceci concerne les délibérations, les décisions du maire/président et les arrêtés. Ces derniers s’accompagnent souvent d’annexes qu’il faut également publier, ce qui peut parfois rendre la publication sur panneaux plus compliquée.

 

Comment passer à l’affichage digital ?

Attention pour être conforme, il ne suffit pas de faire un simple dépôt de fichiers PDF sur le site internet. Il convient également selon le décret de respecter les obligations précisées sur l’ordonnance :

  • Insérer la date de mise en ligne sur le document.
  • Publier dans un format non modifiable qui est généralement un PDF, mais aussi garantir l'intégrité et l’authenticité. Le PDF doit donc être scellé numériquement. La certification numérique prémunie des recours abusifs. Diffuser des documents scellés numériquement est en ce sens une précaution.
  • Il faut que les actes restent accessibles de manière permanente et gratuite en les transférant dans un espace d’archives numériques.

Par ailleurs, d’autres points d’organisation sont à anticiper :

  • Publier rapidement pour le caractère exécutoire, mais aussi pour purger le délai de recours contentieux.
  • Pour les décisions, délibérations et enquêtes publiques, il est nécessaire de publier aussi leurs annexes.
  • Permettre aux agents de retrouver rapidement un acte pour l’imprimer à la demande d’un administré.  Cette demande est également une obligation précisée dans l’ordonnance.

 

gedly, spécialiste de la GED, connait parfaitement les particularités de cette dématérialisation

Ce sujet étant plus complexe qu’il n’y parait, nous avons développé la solution logicielle gedly Collectivités. Ce logiciel de GED spécifiquement pensé pour les collectivités a été développé avec des communes, les DGS et leurs agents. L’objectif était de s’intégrer parfaitement à l’organisation de la personne publique et surtout à ses outils et à ses logiciels existants. Les collectivités peuvent être équipées de différents logiciels pour gérer, délibérer, communiquer. L’idée était de pouvoir aussi s’interfacer avec ces outils.

Des documents accessibles sur les sites internet et bornes interactives

Le logiciel de GED gedly Collectivités permet de publier les actes et leurs annexes en quelques secondes. Ces documents dématérialisés sont accessibles depuis le site internet et si besoin sur des bornes interactives, même si cette option n’est pas obligatoire selon l’ordonnance.  

Si vous souhaitez une borne, nous proposons une borne (dalle tactile), et un support métallique spécifique (made in France) conforme aux PMR.  

Si vous disposez de vos propres bornes, elles seront intégrées dans le flux de diffusion document de notre solution de GED.  

gedly Collectivités est adapté aux contraintes techniques et organisationnelles

Cette solution de GED pour les collectivités permet :  

  • D’assurer l’intégrité des fichiers par un scellement numérique, notamment pour ceux scannés après une signature manuscrite.
  • D’apposer automatiquement la date de publication.
  • De standardiser et automatiser le processus de publication afin de limiter grandement le risque d’erreur et de faire gagner beaucoup de temps aux agents.
  • De retrouver les actes en quelques secondes.
  • De transférer automatiquement l’acte, de l’espace de publication vers l’espace d’archivage des documents, dès que la date de fin de publication est atteinte.

Un logiciel de GED accessible

Le logiciel de GED pour les collectivités, c'est aussi une solution accessible.

  • Facile et simple pour vos agents, ils ne perdent pas de temps à déposer et rechercher.
  • Intuitif et convivial pour vos administrés, ils sont satisfaits.
  • Il est personnalisable et permet une mise en place rapide.
  • Il peut au choix, être hébergé par nos soins (cloud) ou installé localement sur votre infrastructure informatique (On Premise)

Une solution de GED qui est amenée à évoluer

Nous travaillons à simplifier vos processus en développant des connecteurs vers d’autres logiciels notamment vers WEBDELIB (Libriciel) et AIRS DELIB (Digitech).  

Très prochainement, nous allons intégrer un horodatage certifié, mais aussi vous permettre de publier automatiquement vos actes dans l’Open Data où dans des SAE.

 

Ils ont choisi gedly Collectivités

Nous avons maintenant de nombreux retours d’expérience liés à cette réforme impliquant la GED. Nous vous proposons de ne pas la subir comme une obligation, mais bien au contraire d’en faire une opportunité.

Pour référence, nous avons déployé des collectivités entre 2 000 et 1 350 000 habitants : le conseil départemental de la Drôme, l’agglomération de Valence-Romans, les villes de Valence, Romans-sur-Isère, Chamalières, Crest.  

Plus globalement nous intervenons aux 4 coins de l’hexagone avec le conseil départemental de l’Hérault, Rennes et Rennes Métropole, Chartres et Chartes Agglo, Cagnes-sur-Mer, Blagnac, Bischwiller, Haillicourt, le Grau du Roi. La liste n’est pas exhaustive.

Notre logiciel de GED est déployé sur l’ensemble du territoire national, DROM inclus.

À ce jour, nous sommes fiers de devoir publier les actes des collectivités représentant 4 500 000 administrés et qui ont choisis gedly Collectivités.

Que vous soyez en réflexion sur cette problématique, ou si le système que vous avez mis en place est perfectible (manuel, lent ou non conforme), nous restons à votre disposition pour échanger sur ce sujet.

Un besoin particulier ou une question sur gedly ?

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