Le traitement du courrier entrant fait partie des défis quotidiens des collectivités dans la gestion de leurs activités. gedly vous aide à maintenir une qualité de service irréprochable et sans compromis pour la sécurité et la confidentialité des échanges.

Optimisation du traitement des courriers entrants  

La rapidité et la précision du traitement informatique se substituent à la circulation manuelle pour gagner en fiabilité et en efficacité.

Les courriers reçus sont numérisés, archivés et classés automatiquement. Une fois centralisées, les demandes sont prêtes à être traitées par simple transfert vers les différents services concernés.  

Avec la mise en place d’un système de notification tout au long du circuit de traitement, les utilisateurs sont informés de l'évolution de leur demande.

Pour la collectivité, la GED se traduit par une réduction des temps de traitement des courriers et par une meilleure visibilité sur la prise en charge des demandes.  

Maîtriser sa transformation numérique

Avec des outils simples et accessibles, gedly aide les collectivités à exploiter tout le potentiel de la transformation numérique de leur service. 

La gestion des contrats fournisseurs est facilitée par la centralisation des informations et la mise en place d'alertes spécifiques sur les échéances. La collectivité est ainsi mieux armée pour répondre à la multiplicité des interlocuteurs pour l'entretien des espaces publics, la collecte des déchets ou encore la restauration scolaire.  

Sur l’ensemble de ces processus, la GED pour les collectivités simplifie et améliore le partage de l’information entre les agents, les sites et les différents services.

Affichage des actes réglementaires

« Ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 portant réforme des règles de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements applicable en 07/2022 »

Toute mairie ou collectivité au-delà de 3 500 habitants ne peut plus procéder par affichage des actes réglementaires, mais doit faire l’objet d’une publication électronique de nature à garantir son authenticité et à assurer sa mise à disposition de façon permanent et gratuite.

Notre solution gedly vous permet en quelques clics de répondre à ces exigences :

  • Glissez/déposez l’acte dans gedly
  • La Lecture Automatique de Document remplie automatiquement les index (Type d’acte, Numéro, Date, Objet et propose les dates de diffusion, il suffit de vérifier et de valider pour diffuser automatiquement
  • Diffusez
  • Une interface permet aux Services d’accueil de retrouver les Actes afin de les imprimer pour les administrés qui en feront la demande.

Automatiquement l’acte sera diffusé sur le site web de la mairie, et (en option) sur une (ou plusieurs) borne(s) d’affichage, il sera archivé, signé électroniquement, horodaté, et consultable.  

Fini la corvée d’affichage sur les tableaux extérieurs, les documents épais punaisés, la gestion manuelle de péremption. Il va pouvoir également être possible d’envisager de démonter des panneaux d’affichage disgracieux devant certaines mairies.

Les habitants pourront désormais disposer d’une consultation permanente sur le site de la mairie, et les éventuelles bornes, et en option, pourront également retrouver, via le moteur de recherche gedly les actes archivés. Ce qui n’était pas possible avec l’affichage public.

gedly vous propose ainsi une solution GED  simple, efficace et économique en remplacement de l’affichage papier.  

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