Avec la généralisation de la dématérialisation, de nombreuses entreprises se demandent si elles doivent obligatoirement mettre en place une gestion électronique des documents (GED). La GED consiste à gérer, stocker et archiver les documents sous forme numérique. Si aucune loi ne rend la GED obligatoire pour toutes les entreprises, plusieurs obligations légales les poussent à adopter un système de gestion documentaire conforme.
La gestion électronique des documents permet de remplacer le support papier par une organisation numérique. Elle consiste à centraliser les documents dans un système informatique pour faciliter leur classement, leur consultation et leur partage. Cette organisation permet un accès rapide aux documents, une meilleure sécurisation et une traçabilité des actions réalisées sur ces documents.
La GED évite les erreurs liées à la manipulation manuelle et permet d’automatiser certaines tâches, comme la classification ou l’archivage. Elle réduit également le volume de documents papier à gérer et facilite le contrôle des accès. Ces caractéristiques expliquent pourquoi la GED est largement utilisée, même lorsqu’elle n’est pas imposée par une obligation légale spécifique.
Si aucune loi ne contraint toutes les entreprises à utiliser une GED de manière générale, plusieurs réglementations rendent son usage indispensable pour rester en conformité.
À compter du 1er septembre 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Cette mesure vise à moderniser les échanges, à lutter contre la fraude fiscale et à simplifier les processus administratifs.
Pour répondre à cette obligation, les entreprises doivent émettre et recevoir leurs factures via des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Cela implique de pouvoir garantir la valeur probante des documents, c’est-à-dire leur intégrité, leur authenticité et leur traçabilité.
La mise en place d’une GED compatible avec ces plateformes est donc quasiment incontournable. Elle assure la gestion sécurisée et le suivi des factures électroniques conformément aux exigences légales.
Les entreprises doivent conserver leurs documents électroniques pendant une durée minimale de 6 ans, en garantissant leur intégrité et leur accessibilité.
Pour assurer la valeur probante des archives, la norme NF Z42-013 définit des exigences strictes : contrôle d’accès, traçabilité des modifications, sauvegarde sécurisée, etc. Une GED adaptée permet de respecter ces normes et d’éviter tout risque lors de contrôles fiscaux ou juridiques.
La réglementation européenne sur la protection des données personnelles (RGPD) impose des contraintes majeures sur la collecte, la conservation et la sécurisation des données. Les entreprises doivent notamment maîtriser qui accède à quelles informations, tracer les traitements, et limiter la durée de conservation des données.
La GED joue un rôle fondamental dans cette conformité : elle offre des mécanismes de contrôle d’accès, de chiffrement et de journalisation indispensables pour répondre aux exigences du RGPD.
Certaines obligations spécifiques renforcent la nécessité d’utiliser une GED dans la gestion courante des entreprises. Depuis 2017, la dématérialisation des bulletins de paie est possible, sauf opposition des salariés. Dans ce cadre, le système de gestion doit garantir la conservation sécurisée de ces documents et un accès fiable aux employés. La GED permet de stocker les bulletins électroniques tout en assurant leur intégrité et leur accessibilité.
La signature électronique est également encadrée par le règlement européen eIDAS, qui lui attribue une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite. Pour que les documents signés électroniquement conservent leur valeur légale, ils doivent être gérés dans un environnement sécurisé. La GED doit donc intégrer la gestion de ces documents signés, assurer leur conservation et garantir leur authenticité.
Les contraintes liées à la facturation électronique, à l’archivage légal, au RGPD, à la dématérialisation des bulletins de paie et à la signature électronique imposent aux entreprises de disposer d’un système de gestion documentaire fiable. La GED centralise les documents numériques, automatise leur gestion et en garantit la sécurité et la traçabilité.
Les entreprises qui ne mettent pas en place un tel système risquent de ne pas répondre aux exigences légales, ce qui peut entraîner des sanctions ou des difficultés en cas de contrôle fiscal ou judiciaire. La GED facilite le respect des obligations, simplifie les audits et limite les risques liés à la conservation des documents.
Ainsi, bien que la GED ne soit pas formellement obligatoire pour toutes les entreprises, l’ensemble des réglementations en vigueur crée une obligation de fait. L’adoption d’une solution GED adaptée est nécessaire pour garantir la conformité et assurer une gestion documentaire efficace.