Cette réglementation européenne encadre les transactions numériques au sein de l’Union européenne, en instaurant des normes communes et reconnues. Elle facilite la mise en œuvre de solutions de signature électronique conformes, en définissant quels sont les 3 niveaux de signature du règlement eIDAS : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée.
Ce cadre permet non seulement de sécuriser les échanges numériques, mais aussi de clarifier l’identification électronique des signataires et de fiabiliser les processus de validation documentaire. L’utilisation d’un logiciel spécialisé permet ainsi de signer électroniquement de manière sécurisée, tout en respectant la législation européenne en vigueur.
La signature électronique simple est le premier niveau de certification sous le règlement eIDAS. Elle ne nécessite pas de processus d’identification électronique rigoureux, ce qui la rend adaptée aux usages internes ou à faible enjeu de sécurité. Elle est souvent utilisée dans des transactions numériques à faible risque, comme des confirmations de lecture ou des accords par e-mail.
Dans un système de gestion électronique des documents (GED), ce type de signature peut suffire pour approuver des documents internes non critiques. Un clic sur une case à cocher, une signature manuscrite scannée ou une réponse positive par e-mail sont des exemples courants de cette méthode. Elle représente l’entrée de gamme des solutions de signature électronique, offrant simplicité et rapidité d’utilisation.
Montant en gamme de sécurité, la signature électronique avancée offre des garanties supplémentaires par rapport à la signature simple. Elle est conçue pour garantir un lien unique avec le signataire et permettre la détection de toute altération ultérieure du document. Elle repose sur l’usage de données de création de signatures que seul le signataire peut contrôler, ce qui renforce la fiabilité de l’identification électronique.
Selon eIDAS, la signature électronique avancée doit respecter les critères suivants :
Ce niveau est couramment utilisé pour des documents nécessitant une plus forte authentification, comme les contrats de travail, les accords commerciaux interentreprises, des accords de partenariat ou des formalités administratives. Il assure un équilibre entre sécurité et facilité de mise en œuvre dans les transactions numériques. Il s’appuie souvent sur des services d’une autorité de certification qui délivre des certificats numériques permettant d’assurer la traçabilité de la signature.
La signature électronique qualifiée représente le niveau de sécurité le plus élevé parmi les 3 niveaux de signature du règlement eIDAS. Elle repose sur un certificat qualifié de signature électronique, qui doit être émis par une autorité de certification agréée. Cette dernière joue un rôle central dans la chaîne de confiance, en garantissant l’authenticité de l’identité du signataire et la validité du certificat.
Pour être valide, une signature qualifiée doit utiliser un dispositif sécurisé de création de signatures et collaborer avec un prestataire de services de confiance certifié. Ce niveau de signature garantit l’intégrité et l’authenticité du document de la manière la plus sûre possible. Elle est juridiquement équivalente à une signature manuscrite dans l’ensemble de l’Union européenne, ce qui en fait une référence incontournable pour les documents légaux à forte valeur probante.
En raison de ses garanties de sécurité renforcées, la signature électronique qualifiée est souvent requise pour des processus hautement réglementés, tels que les transactions numériques les plus sensibles : déclarations fiscales, actes notariés, marchés publics, etc. En mobilisant une solution de signature électronique conforme, les entreprises peuvent ainsi garantir l’intégrité, l’authenticité et la non-répudiation des documents électroniques signés.
L'adoption des signatures électroniques dans les systèmes de gestion électronique des documents (GED) apporte de nombreux avantages, accompagnant les entreprises sur les besoins modernes de sécurité, d’efficacité et de conformité.
Les signatures électroniques réduisent drastiquement le temps nécessaire pour signer et approuver les documents électroniques. Les processus qui prenaient auparavant des jours, voire des semaines, peuvent être complétés en quelques heures ou minutes. Cela est particulièrement bénéfique dans des secteurs comme les ressources humaines, les achats et les ventes, où la rapidité de réponse peut être un avantage compétitif significatif.
L’intégration des signatures électroniques dans un système de GED permet de réduire les coûts associés à l’impression, à l’expédition et au stockage des documents. Cela permet non seulement d’économiser sur les dépenses matérielles, mais aussi de réduire l’empreinte écologique de l’entreprise.
Chaque signature électronique est accompagnée de métadonnées détaillées, incluant l’identité du signataire, le moment de la signature et l’intégrité du document signé. Cela améliore la traçabilité et facilite les audits, ce qui est essentiel pour les entreprises soumises à des réglementations strictes.
Le certificat de signature électronique garantit aux professionnels et aux signataires plus de sécurité. En effet, les signatures électroniques, en particulier les avancées et les qualifiées, offrent des niveaux de sécurité élevés qui protègent contre la falsification et l’usurpation d’identité. L’identification électronique des signataires et la validation de l’intégrité des documents sont essentielles pour maintenir la confiance dans les transactions numériques.
L’utilisation de signatures électroniques qualifiées garantit la conformité aux normes réglementaires les plus strictes, telles que le règlement eIDAS en Europe. Cela aide les entreprises à éviter les pénalités réglementaires et à maintenir de bonnes relations avec les organismes de surveillance.
Les signatures électroniques permettent une gestion documentaire à distance, facilitant ainsi les affaires dans un contexte globalisé. Les employés peuvent signer des documents électroniques de n’importe où, à l’aide de dispositifs mobiles ou d’ordinateurs, ce qui est particulièrement utile dans les périodes de travail à distance ou pour les équipes internationales.