Les formulaires électroniques sont des documents numériques interactifs. Créés sur mesure par l’entreprise, ils permettent de collecter des données utiles à l’optimisation des processus dans différents services. Avec un workflow intégré, l’association du formulaire et de la GED réduit les erreurs, les temps de traitement et les coûts opérationnels. Chaque type de formulaire peut être pensé pour répondre à une problématique spécifique, tout en s’insérant dans une stratégie globale de digitalisation des flux.
Découvrez 7 manières d’utiliser les formulaires électroniques pour gagner en efficacité dans différents services de l’entreprise.
Compléter un formulaire en ligne de demande de congé est une manière d’accélérer et d'optimiser les processus RH. La réception est instantanée, le traitement simplifié, et si tous les champs requis ont été remplis dans le formulaire, la démarche ne demandera pas d’aller-retour supplémentaire pour être soumise à l’approbation des personnes concernées.
Le recrutement est une autre fonction RH particulièrement chronophage : réception, traitement des candidatures, classement des documents par dossier… La création des formulaires adaptés permet de recueillir des informations précises comme les disponibilités, les compétences ou la distance domicile-travail. Ce type de formulaire facilite ainsi la présélection et fiabilise les étapes suivantes du processus.
La gestion des dépenses peut intégrer des formulaires électroniques pour les commandes de matériel ou pour la soumission de notes de frais. Associée aux systèmes internes de gestion documentaire, lorsqu’un salarié a rempli le formulaire avec les pièces justificatives, la vérification automatique peut se déclencher selon les politiques internes. Les données collectées via ce formulaire web sont directement intégrées au système de gestion, garantissant conformité et traçabilité. L’envoi du formulaire peut aussi être conditionné à l’ajout de pièces justificatives nécessaires pour les demandes de remboursement.
Le pôle cybersécurité et IT (Information Technology) est très sollicité en entreprise. Quand le nombre de demandes excède la capacité du service, les formulaires en ligne de rapport d’incident sont un bon moyen de prioriser les interventions pour traiter les urgences et résoudre progressivement les difficultés rencontrées sur différents postes.
Lorsqu’un utilisateur a rempli le formulaire, un ticket est généré automatiquement : il devient possible de gagner du temps tout en assurant un suivi clair de chaque intervention. C’est un moyen structuré de collecter des informations techniques indispensables pour les équipes IT.
La gestion des demandes et des réclamations des clients peut de la même manière être optimisée grâce à la création des formulaires dédiés. Les données collectées permettent d’analyser les sources de mécontentement et de mettre en lumière les défaillances liées aux produits ou aux services proposés, mais aussi celles qui touchent à l’organisation interne. Ce type de formulaire en ligne offre une visibilité sur les points faibles à corriger, qu’ils relèvent du recrutement ou de la communication interne.
L’entreprise qui organise des formations ou des entretiens annuels peut créer un formulaire web pour recueillir des informations en amont : souhaits d’évolution, besoins en compétences, disponibilité. Ce processus permet de gagner du temps dans la planification et de mieux cibler les ressources à mobiliser. Il contribue aussi à structurer les démarches RH sur le long terme.
Pour une entreprise du BTP, le formulaire électronique peut être un outil de suivi de chantier ou d’analyse de la satisfaction client. Dans l’immobilier, les champs personnalisés peuvent améliorer la visibilité sur la progression des dossiers, mais aussi participer à la veille sur l’évolution du marché. Les collectivités peuvent les utiliser pour gérer la prise de rendez-vous et optimiser le traitement des demandes de documents administratifs.
Plus généralement, opter pour une solution de création et de gestion des formulaires électroniques sur mesure présente de nombreux avantages en entreprise.
Le formulaire électronique permet de gagner en efficacité en réduisant les erreurs et les formulaires incomplets. Un processus plus complexe peut prévoir différents champs obligatoires en fonction de la progression de la demande, chaque étape étant associée à certains documents ou à certaines données clés pour l’avancement du dossier. La transmission automatique au destinataire intéressé contribue à simplifier et à accélérer le traitement. Le gain de temps devient significatif sur l’ensemble du processus.
La demande soumise par formulaire web peut déclencher un suivi avec des alertes en temps réel sur l’évolution du processus. Lorsque les formulaires impliquent l’intervention de plusieurs services avec différents niveaux de validation, il faut pouvoir compter sur une solution offrant un niveau de personnalisation poussé, mais aussi une intégration avec les autres outils de gestion interne. La centralisation des données collectées à partir des formulaires électroniques améliore les conditions de collaboration.
La solution peut être configurée pour garantir la sécurité des données personnelles conformément aux textes légaux et réglementaires en vigueur. Par exemple, un outil de formulaire en ligne comme celui proposé par Zeendoc, éditeur de solution de GED intégré par gedly, garantit une protection sans faille des données sensibles. Cela passe par le chiffrement, le contrôle des accès et la validation sécurisée par signature électronique.
Un formulaire numérique personnalisable peut évoluer pour intégrer des champs supplémentaires ou supprimer l’entrée de données devenues obsolètes. Face à un nouveau besoin (réglementaire, technologique, conjoncturel…), l’entreprise peut actualiser facilement et rapidement les formulaires existants.
Dans le cas de Zeendoc, le logiciel de gestion électronique de documents (GED) est complété de fonctionnalités de création personnalisée de formulaires, mais aussi d’automatisation sur mesure des processus.
Autrement dit, une solution de GED avec formulaire personnalisé ne se contente pas d’aligner les champs, elle propose une gestion complète depuis la création jusqu’au suivi des opérations déclenchées par l’envoi du formulaire.
Par exemple, la vérification des données renseignées et l’envoi de notifications aux collaborateurs concernés sont des actions pouvant être automatisées. Gérer ses formulaires dans le cadre de la GED permet aussi de créer des modèles pertinents à utiliser pour les opérations récurrentes et à adapter pour des requêtes et des besoins similaires.
Le formulaire électronique sur mesure se révèle être un outil puissant d’optimisation des processus de l’entreprise en complément d’une solution de GED personnalisée.