Dans tous les secteurs et dans toutes les structures, la GED devient un levier de performance incontournable pour inscrire ses activités dans l'avenir. La GED s’impose aux entreprises, mais aussi aux collectivités, quelle que soit leur taille et profite à tous les services, depuis les ressources humaines jusqu’aux commerciaux.
La gestion électronique de documents (GED) devient absolument incontournable dans tous les domaines. Quelles sont les caractéristiques de la GED et les questions qu’elle suscite chez les entreprises et les collectivités ? Comment trouver une solution adaptée aux exigences de chaque structure ?
Il existe toute une série d'interrogations transverses et récurrentes que pose la mise en place de la GED. Quelles sont les informations à mettre en commun ? Comment protéger les données et respecter les RGPD ? Le coffre-fort numérique est-il 100 % sûr ? Quelles sont les étapes de la mise en place de la GED ? Comment estimer le temps d'adaptation pour les collaborateurs ? Quels sont les gains concrets pour l'entreprise ?
La transition numérique d’une entreprise ou d’une collectivité locale peut être relativement simple et rapide si elle est correctement préparée. Un projet bien calibré, mené avec des outils correctement dimensionné aux besoins de son activité a toutes les raisons d'aboutir sans difficulté. Pour s’en assurer, le mieux est de se faire accompagner par des professionnels ayant déjà travaillé avec des structures similaires à la vôtre.
Toutes les entreprises et les établissements publics peuvent bénéficier des atouts de la GED, à condition d’opter pour des outils conçus pour accompagner leurs processus métier. Un artisan du BTP et une administration publique, n'auront ni la même routine, ni les mêmes impératifs au quotidien. Tous ces professionnels sont soumis à des exigences communes (réglementaires notamment) auxquelles toutes les solutions de GED répondent. Mais ils trouveront aussi chez un même éditeur, ou auprès d'éditeurs spécifiques, des GED ciblées par métier et par taille d’entreprise ou d’administration.
Ces différences se retrouvent très concrètement dans les fonctionnalités communes et orientées métiers des différentes solutions de GED.
Les entreprises de transport doivent faire avec un large panel de documents : lettre de voiture ou CMR, document de douanes, lettre de transport aérien (LTA)... Tous sont créés, imprimés, émis et archivés quotidiennement.
La GED aide les acteurs du transport à maîtriser ce flux documentaire pour mieux répondre aux attentes de leur client. gedly, spécialiste de la GED pour les TPE, PME, ETI et collectivités œuvrant dans différents domaines d'activités, propose une GED simple et efficace pour les entreprises du transport et de la logistique. L’outil gedly permet notamment de piloter la gestion, la diffusion et l’archivage.
Les PME, TPE et ETI du BTP ont besoin d'outils logiciels fiables et facilement accessibles. Ces professionnels sont souvent en déplacement et souhaitent pouvoir consulter et gérer toute une série de documents depuis des supports mobiles (smartphone, tablette…).
Avec gedly, la GED leur permet de partager des documents, de suivre leur situation vis-à-vis des fournisseurs ou encore de piloter les ressources humaines depuis leur espace en ligne au moyen d’un support connecté compatible.
Les lois ALUR et ELAN prévoient l'inévitable dématérialisation du secteur immobilier. Dans ce domaine, la GED doit se substituer à la multitude de fichiers Excel et centraliser les informations archivées sur des supports papier.
La GED immobilier gedly rassemble tous les documents utiles aux promoteurs, aux agences et aux syndics. La communication devient plus simple et facilement argumentée grâce à la grande accessibilité des documents : factures, budgets annuels… Le logiciel gedly permet également de gérer la chaîne de traitement de courrier de bout en bout.
Ces exemples illustrent les différentes attentes portées sur la GED en fonction des secteurs d'activité. gedly propose ainsi des solutions ciblées pour une grande variété de métiers : ceux susmentionnés, mais aussi la santé, le commerce, la pharmacie ou encore l'industrie.
Sur tous les plans, la GED permet de gagner en fiabilité. Du point de vue de la création de nouveaux documents, l’outil informatique ne commet pas d’erreur « évitable » de type faute d'inattention, faute de frappe, oubli… Il reprend à la lettre les données que vous lui fournissez, sans erreur de copie sur des dizaines, des centaines, des milliers de documents…
Dans ces conditions, le traitement est considérablement accéléré. Les équipes investies sur ces différents processus sont aussi libérées des tâches répétitives qui peuvent miner leur productivité et leur motivation.
Du point de vue de la conservation et de l’archivage, les coffres-forts numériques derniers génération se révèlent bien plus sûrs que leurs homologues fait de rouages mécaniques. Ces solutions permettent de stocker les documents administratifs y compris les données confidentielles des salariés en accord avec les dispositions du RGDP (Règlement général sur la protection des données).
