Un mot de passe seul ne suffit plus à protéger les informations de l’entreprise. L’authentification multifacteur (MFA) utilise plusieurs preuves d’identité pour sécuriser l’accès aux documents sensibles. La CNIL et l’ANSSI en font un standard de protection pour la confidentialité et l’intégrité des données dans un environnement documentaire. Pourquoi ça marche ?
Pourquoi l’authentification multifacteur est-elle devenue un standard de protection ?
Le phishing, la réutilisation de mots de passe et les vols de comptes sont des méthodes courantes pour accéder à des environnements sensibles. Un mot de passe compromis peut suffire à exposer des factures électroniques, des contrats ou des dossiers RH.
L’authentification multifacteur (MFA) réduit considérablement ce risque grâce à une ou plusieurs vérifications supplémentaires. En cas de compromission du mot de passe, l’attaquant ne peut pas franchir l’étape suivante : saisir un mot de passe à usage unique (OTP), utiliser un token d’authentification, présenter une clé de sécurité ou encore valider une authentification biométrique.
Cette approche est désormais encouragée par les autorités. La CNIL recommande son usage pour sécuriser l’accès aux systèmes d’information sensibles, et l’ANSSI souligne son rôle essentiel dans la mise en place d’un contrôle d’accès sécurisé. Pour les entreprises, cela signifie que les documents critiques sont protégés et la confiance de leurs partenaires renforcée.
Les principes de l’authentification multifacteur
L’authentification multifacteur (MFA), aussi appelée authentification à plusieurs facteurs ou authentification multi-étapes, repose sur l’utilisation d’au moins deux catégories de preuves d’identité distinctes. Ces facteurs peuvent être de trois natures différentes :
- Ce que l’on sait : un mot de passe, un code PIN ou une phrase secrète.
- Ce que l’on possède : un smartphone, un token d’authentification, une clé de sécurité ou une application générant des mots de passe à usage unique (OTP).
- Ce que l’on est : une empreinte digitale, une reconnaissance faciale ou toute autre forme d’authentification biométrique.
L’association de deux facteurs issus de familles différentes correspond à l’authentification à deux facteurs (2FA). Elle renforce la protection car un cyberintrus devrait compromettre simultanément deux preuves indépendantes.
La CNIL précise que certaines méthodes, comme l’envoi d’un code par e-mail, ne constituent pas une véritable authentification multifacteur. Elles sont considérées comme une simple vérification en deux étapes, moins robuste.
La MFA apporte un niveau de sécurité bien supérieur. Elle associe de plus la simplicité d’usage pour l’utilisateur (par exemple une validation en un clic sur son application mobile) et la fiabilité attendue pour l’entreprise, qui limite drastiquement les risques d’accès non autorisés à ses documents.
L’apport de la MFA dans un environnement de GED
Dans une solution de gestion électronique de documents (GED), les bases documentaires concentrent des informations critiques. On parle de factures électroniques, de contrats, de dossiers clients, de bulletins de paie ou encore de données financières. L’authentification multifacteur (MFA) apporte ici plusieurs garanties majeures.
Sécuriser l’accès aux documents sensibles
La MFA réduit le risque d’usurpation d’identité. Même si un mot de passe est compromis, le contrôle d’accès sécurisé ne peut être franchi sans le second facteur, comme un mot de passe à usage unique, un token d’authentification ou une clé de sécurité.
Renforcer la confiance dans les échanges externes
Les entreprises partagent de plus en plus de documents avec des partenaires, fournisseurs ou clients. L’authentification multi-étapes garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier les fichiers.
Protéger la continuité de l’activité
En situation de télétravail ou de mobilité, la MFA assure une connexion fiable aux espaces documentaires. Les utilisateurs peuvent accéder aux archives et partager des informations en toute sécurité, sans craindre les intrusions malveillantes.
En intégrant la MFA à une GED, l’entreprise consolide la sécurité de ses processus documentaires et répond aux attentes de conformité et de fluidité d’accès pour ses équipes.
Sécurité documentaire : l’approche de gedly
L’authentification multifacteur (MFA) illustre la nécessité de renforcer le contrôle d’accès aux environnements numériques. Elle s’inscrit dans une logique plus large, celle de la sécurisation des documents sensibles et de la conformité réglementaire.
C’est dans cette dynamique que gedly se positionne en intégrant des solutions proposant :
- un contrôle d’accès personnalisé pour limiter l’ouverture des fichiers aux seules personnes autorisées ;
- la traçabilité complète des actions (consultation, modification, suppression), indispensable pour prouver la conformité au RGPD ;
- ou encore l’archivage sécurisé des documents.
gedly aide ainsi les entreprises à protéger leurs informations stratégiques, tout en simplifiant leur gestion au quotidien.