L’association de la RPA (Robotic Process Automation), ou automatisation robotisée des processus, et la GED (Gestion Électronique des Documents) représente une véritable opportunité stratégique pour améliorer la productivité et la fiabilité du traitement documentaire.
Avant de comprendre les avantages liés à l’intégration entre la GED et la RPA, il est utile de clarifier les concepts clés. La RPA informatique et la gestion documentaire numérique reposent sur des logiques différentes, mais convergent vers un objectif commun : l’optimisation des flux d’information.
La RPA en informatique désigne l'utilisation de robots logiciels capables d’imiter les actions humaines dans des applications numériques. Ces robots reproduisent des actions simples, comme copier-coller des données, renseigner des formulaires, ou encore déplacer des fichiers. La Robotic Process Automation permettrait ainsi de réduire de 30 % le temps de travail des employés à plein temps.
Un software RPA fonctionne en mode non intrusif : il ne nécessite pas de modifier les systèmes existants. Cela facilite son intégration rapide et sa mise en œuvre à moindre coût.
La gestion électronique des documents regroupe l’ensemble des processus visant à capturer, classer, stocker, rechercher et archiver des documents numériques. Elle garantit la traçabilité, la sécurité et l’accessibilité de l’information, tout en réduisant l’usage du papier.
L’intégration de la RPA à la GED permet d’aller au-delà du simple archivage électronique. Les robots peuvent extraire automatiquement des données des documents entrants, les classer, et les transmettre vers d’autres applications métiers. Cela accélère considérablement les flux documentaires et supprime les tâches manuelles redondantes.
Associer la Robotic Process Automation à une solution GED présente de nombreux bénéfices pour les organisations. Ces gains touchent à la fois la productivité, la fiabilité des processus et la qualité de l’expérience utilisateur.
La RPA en informatique automatise les tâches répétitives telles que la saisie manuelle, le renommage de fichiers ou le transfert de documents entre systèmes. Par exemple, un robot peut lire un contrat PDF, en extraire les données clés (nom, date, montant), les saisir dans un ERP, et stocker le document dans la GED au bon endroit.
La Robotic Process Automation élimine le risque d’erreurs humaines dans les processus de saisie ou de classement. De plus, elle garantit que chaque action (création, modification, suppression de document) est enregistrée et traçable. Cela facilite la conformité aux normes ISO, au RGPD ou encore à la réglementation financière.
Grâce à l'automatisation robotisée des processus, les collaborateurs sont libérés de tâches fastidieuses. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : analyse, décision, relation client.
La RPA ne remplace pas les humains, elle les augmente. Cette réallocation des ressources humaines contribue à une meilleure satisfaction au travail et à une montée en compétences progressive.
L’intégration d’un software RPA à la GED s’applique à de nombreux cas métiers. Dans tous les secteurs, des tâches documentaires critiques peuvent être automatisées de manière efficace, sécurisée et rentable.
Dans de nombreuses entreprises, les factures fournisseurs sont encore traitées manuellement. En intégrant une RPA avec une GED dotée d’un moteur OCR/LAD, les données (montant, numéro de facture, date, fournisseur) sont extraites automatiquement.
Le robot compare ces données avec celles du bon de commande dans l’ERP. En cas de conformité, la facture est validée et archivée dans la GED.
Lors de l’arrivée d’un nouvel employé, de nombreux documents RH doivent être collectés, classés et archivés : contrat, pièce d’identité, justificatif de domicile…
La Robotic Process Automation permet de créer automatiquement un dossier dans la GED, de vérifier la conformité des pièces jointes, et de générer les documents à signer. Le tout en moins de 5 minutes.
Dans les secteurs réglementés, comme la banque ou l’assurance, la gestion documentaire est critique. La RPA permet de traiter les documents entrants (courriers, pièces justificatives) en temps réel, de les classer automatiquement et de générer des alertes en cas de pièces manquantes.