La signature électronique remplace progressivement le traditionnel coup de crayon en bas de page. Le nouvel outil permet de simplifier et d'accélérer des transactions clés pour l'entreprise. Quelle est sa valeur et comment garantir sa conformité ?
Avec les épisodes de confinements liés à la crise sanitaire, de nouvelles pratiques se sont généralisées : signature électronique des compromis de vente, des contrats de travail, des documents administratifs de l'entreprise… Les outils de signature électronique intéressent tous les secteurs d'activités, mais offrent-ils une signature aussi fiable que celle réalisée à la main ?
La signature manuscrite confirme la lecture du document et atteste du consentement du signataire. Ce geste familier nous a habitués à attribuer l'authenticité de l'acte à la forme graphique de la signature.
La signature électronique ne présente pas cette caractéristique, et pourtant elle produit les mêmes effets. Elle atteste du consentement de la personne physique signataire et sa fiabilité est présumée jusqu’à preuve du contraire. En cas de litige, elle a donc la même valeur qu’une signature manuscrite.
Les signatures électronique et numérique sont deux signatures virtuelles, mais elles n’ont pas la même valeur. La signature numérique peut désigner une signature manuscrite scannée et imprimée sur un document Word par exemple. La signature dite électronique relève d’un processus bien encadré et répond à des normes de sécurité européenne très strictes.
La signature électronique d’un bail, d’un contrat, ou encore d’un avenant simplifie et accélère les démarches pour les deux parties.
La signature manuscrite implique la présence physique du principal intéressé. Le signataire (le client, le dirigeant d'entreprise…) est contraint de se déplacer ou de se rendre disponible pour apposer sa signature sur le document papier. La matérialisation de l’accord suppose alors une certaine proximité géographique et des arrangements organisationnels.
La signature électronique libère l’entreprise de ces contraintes. L’acte peut parfaitement être réalisé à distance et à n’importe quel moment de la journée, à la convenance du signataire.
La signature de document dans le monde de l'entreprise se résume rarement à un seul feuillet. Vous pouvez avoir besoin de signer une multiplicité de documents de même nature (bons de commande, factures…) ou des documents plus fournis comprenant plusieurs dizaines de pages à parapher.
La signature électronique traduit l’accord total du signataire sur l'ensemble des documents transmis. Cela permet d'obtenir sans délai un consentement fiable et sécurisé. Vous gagnez ainsi du temps dans tous vos échanges en B2B, en B2C et en interne.
La signature électronique favorise la généralisation des supports dématérialisés dans l'entreprise y compris pour les documents les plus sensibles. Ce sont autant d'impressions évitées au format papier et de déchets en moins pour l’entreprise.
La généralisation de la signature électronique dans l'entreprise permet une réduction significative des coûts de fonctionnement. Chaque fois qu’un document doit être signé à la main par plusieurs personnes, cela suppose des impressions multiples. Avec la signature électronique, ces frais sont évités et n’ont pas à être anticipés.
Passer aux documents dématérialisés signifie aussi toujours moins de papiers et de cartouches à stocker. Les documents papier de l'entreprise doivent être conservés pendant plusieurs années. Vous devez donc faire avec un nombre incalculable de papiers qui, s’ils ne sont pas correctement organisés, compliquent et ralentissent la recherche documentaire.
Le caractère familier de la signature manuscrite nous pousse parfois à surestimer sa fiabilité par rapport à sa version électronique. Dans les faits, la signature électronique offre davantage de garanties quant à l'identité du signataire et à l'authenticité du document.
gedly, spécialiste en gestion électronique des documents (GED) aux services des entreprises et des collectivités, propose à ses clients des solutions simples et efficaces pour mener à bien leur transition digitale.
La signature électronique pour entreprise s'applique à des documents de nature différente. Il peut s’agir de contrats commerciaux ou de contrats de travail, mais vous devez aussi assurer la signature électronique de documents administratifs, des factures et des bons de commande… Ces différents documents peuvent demander une signature électronique simple ou avancée (iDAS) ou une signature qualifiée RGS.
Plus le document est sensible, plus le niveau de signature exigé est élevé. Avec l'outil de signature électronique gedly, vous choisissez votre document et vous envoyez un lien sécurisé au signataire. Un code SMS d'identification permet de confirmer l'identité du signataire. Quant à l'authenticité de la signature, celle-ci est garantie par la certification en partenariat avec Certeurope.
La signature manuscrite alourdit vos échanges au quotidien. Le pôle RH tourne au ralenti sur la gestion des contrats. Les délais de validation des devis, des factures et des bons de commande freinent le développement de vos activités… Ces situations ne vous sont pas étrangères ? Il est temps de passer à la signature électronique des documents !
gedly vous aide à mettre en place cette transition décisive pour l'avenir de votre entreprise. Nos solutions garantissent l'intégrité et l’authenticité des documents grâce à une empreinte digitale unique et à un horodatage de chacune des actions de dépôts et d’envoi du document par voie électronique.
gedly vous accompagne aussi dans la mise en place d’autres solutions de transformation digitale de l’entreprise. Nos outils de GED ont été pensés et conçus pour répondre aux attentes des TPE et des PME évoluant dans différents secteurs d'activités.
