La différence entre une facture en PDF et une facture dématérialisée est son statut légal. L’entreprise est dans l’obligation de respecter un certain nombre de critères pour que la facture électronique ait la même valeur légale qu’une facture papier. La facturation doit ainsi inclure, soit une signature numérique, soit une piste d’audit fiable, soit de l’EDI (Echanges de Données Informatisées).
Le Code général des impôts définit la facture électronique comme un document émis, transmis et reçu au format dématérialisé. La facture électronique contient un certain nombre de données structurées qui la différencie d’un simple PDF. L’idée est d’avoir un format sécurisé qui puisse garantir l'identité de l'émetteur et attester de l’exactitude des informations contenues dans le document. Une facture électronique conforme est considérée comme un original ayant la même valeur fiscale que l’original d’une facture papier.
Numériser une facture papier au format PDF ou transformer la facture en PDF au moyen d’un outil de bureautique ne permet pas de créer des factures électroniques conformes. Qu’une telle facture en PDF soit envoyée par courrier électronique n’en fait pas un document recevable pour autant. Dans ce cas de figure, le document ayant une valeur fiscale reste l’original papier de la copie scannée.