Comment faciliter la gestion documentaire de son entreprise ?

La circulation de l'information est la condition sine qua non d’une bonne gestion documentaire. Avec les méthodes classiques, cette circulation est freinée à différents niveaux. Pour rationaliser son flux documentaire, l’entreprise doit entamer une vraie démarche de dématérialisation qui passe inévitablement par la GED, ou « gestion électronique des documents ».

Les limites de votre gestion documentaire classique

En entreprise le flux de documents est incessant. Pour que l'information soit traitée dans les temps, chaque structure peaufine sa méthode avec des résultats plus ou moins concluants. Chez ceux qui n’ont pas encore finalisé leur virage digital, on retrouve essentiellement deux techniques dites traditionnelles.

Le tout papier

La gestion des documents au format papier demande du temps, de la place et beaucoup de patience. Toutes les informations sont collectées, triées, classées et archivées à la main. La recherche documentaire s’effectue généralement dans un local dédié qui doit être géré avec le plus grand soin. Un document mal classé pourrait bien ne jamais être retrouvé !

Un manque de modernité

Avec la généralisation des documents électroniques dans l’entreprise, de nombreuses structures ont mis en place une solution transitoire. La méthode de l’entre-deux consiste à stocker les documents sur des disques durs, des serveurs, des clés USB, ou encore sur les messageries. Cette façon de faire est certes plus moderne, mais elle n’est pas sans poser problème.

gestion documents

Les grands inconvénients des méthodes traditionnelles

Aucune de ces deux méthodes ne parvient à centraliser les informations, ce qui fait partie des conditions essentielles pour aller vers une gestion documentaire simplifiée. Au format papier ou sur des supports digitaux multiples, chaque collaborateur ajoute des informations selon sa logique de classement, ce qui complique la recherche documentaire. Par ailleurs, la mise à jour n’est pas nécessairement notifiée aux autres salariés, ce qui peut entraîner des doublons.

Dans ces conditions, impossible d’assurer la traçabilité des données ou d'avoir une vraie visibilité sur la base documentaire de l'entreprise. En conséquence, chaque salarié perd du temps sur toutes les tâches qui mobilisent ces documents et ces informations.

Des documents clés peuvent être perdus et avoir un impact sur le chiffre d'affaires. Sans compter le surcoût engendré par le stockage physique des papiers dans un local dédié et les coûts directs et indirects liés à leur gestion. Un document égaré peut aussi mettre l'entreprise en difficulté en cas de contrôle. Les documents sont soumis à des délais légaux de conservation.

Passer à la GED pour simplifier la gestion documentaire

Pour faire sa transition numérique, l'entreprise ne peut pas se contenter de stocker des fichiers électroniques sur des supports distincts et non sécurisés. Elle doit s'engager dans une vraie démarche de digitalisation, conforme à la réglementation et capable d'accompagner ses activités sur la durée.

Qu’est-ce que la GED ?

La gestion électronique des documents (GED) optimise le cycle de traitement du document par l'entreprise. Le flux documentaire suit un chemin 100 % digital allant du dépôt des documents électroniques à leur consultation à distance au moyen de tout objet connecté offrant un accès à la navigation web.

Les étapes du flux documentaire avec une solution de GED

Entre le dépôt et la consultation à distance, la GED garantit la sécurité et la confidentialité des données, tout en facilitant les échanges entre collaborateurs.

Le document pourra faire l'objet d’un contrôle d'intégrité et d’un scan antivirus. Avec la détection automatique du format, la détection des séparateurs et des pages blanches, les informations pourront être lues et comprises par le logiciel.

Une prouesse technologique permise par les technologies RAD/LAD. Il s’agit d'outils de reconnaissance et de lecture qui permettent à l'entreprise d'automatiser les tâches de tri, de classement et d'archivage.

Le stockage des documents est parfaitement encadré par la solution logicielle. Vos factures, vos bons de commande, vos contrats, toutes vos pièces comptables ou fiscales sont conservés selon les durées légales.

La diffusion de l'information en interne et en externe est considérablement simplifiée. Vous pouvez partager des fichiers volumineux sans contrainte en autorisant l’accès aux profils concernés. Les documents sont stockés dans un environnement numérique sécurisé et ils sont disponibles à tout moment.

gedly simplifie les process votre entreprise

gedly offre aux TPE, PME et ETI des solutions personnalisées pour mettre en place une GED adaptée aux besoins de leur structure.

Tous les services de l'entreprise ont accès à une base de données centralisée dans un espace unique, sécurisé et crypté. Avec gedly, vos données sont stockées en France et répliquées sur des serveurs physiquement distants.

Pour faciliter l'intégration de la nouvelle solution à votre environnement de travail, gedly vous propose un outil en mode Saas. Ce qui signifie que vous n’avez aucune configuration informatique à réaliser et rien à installer sur vos systèmes existants.

Après sa mise en place, la solution logicielle gedly peut être rapidement maîtrisée par le collaborateur. La solution clé en main offre un outil intuitif, complet et puissant, dimensionné pour répondre au besoin des entreprises de toute taille et évoluant dans différents secteurs d'activités.

Un besoin particulier ou une question sur gedly ?

Nous utilisons des cookies et autres traceurs pour analyser et améliorer votre expérience utilisateur, réaliser des statistiques de mesure d’audience et vous permettre de lire des vidéos. Vous pouvez à tout moment modifier vos paramètres de cookies en cliquant sur le bouton «Modifier mes paramètres». En cliquant sur le bouton «OK, j’accepte» vous acceptez le dépôt de l’ensemble des cookies. Dans le cas où vous cliquez sur « modifiez mes paramètres » et refusez les cookies proposés, seuls les cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement du site seront déposés. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page « Charte de données personnelles ».