Comment mettre la GED au service de la comptabilité ?

Basculer vers la gestion électronique de documents (GED) pour simplifier la comptabilité, vous y avez déjà pensé. Comme beaucoup d'entreprises et de collectivités, vous hésitez peut-être à franchir le pas. Vous êtes parfaitement à l’aise avec votre logiciel de comptabilité actuel et craignez qu’un nouvel outil ne bouleverse une routine bien établie ? En réalité, avec la bonne solution de GED, vous pouvez conserver vos habitudes tout en renforçant votre productivité.

Une passerelle entre différents outils

Inutile de tout réorganiser pour gagner en efficacité. Vous pouvez bénéficier de tous les avantages de la GED et continuer à utiliser votre logiciel de comptabilité. La démarche passe par la mise en place d’une passerelle comptable.

Cette solution vous permet de déposer des documents édités sous différents formats et de faciliter leur traitement comptable. Pour ce faire, l'outil de GED est calibré pour correspondre aux informations déjà présentes dans votre logiciel de comptabilité. Chaque passerelle comptable se trouve ainsi personnalisée selon vos spécificités de saisie et votre process de génération d'écritures.

L'outil génère des informations qui peuvent s’insérer naturellement dans les emplacements prévus par le logiciel de comptabilité. Une fois l’outil configuré selon vos besoins, vous pourrez déposer vos factures, les classer et procéder à leur imputation comptable en toute simplicité.  

Avantages de la passerelle comptable

La mise en place d’une passerelle comptable vous fait gagner en efficacité à plusieurs niveaux. La génération d'écritures est simplifiée, un bon nombre d'erreurs sont évitées et les process sont globalement accélérés.

Le pôle comptabilité doit être en mesure de transmettre certaines informations sans délai pour mieux appréhender la situation de l'entreprise à l'instant T. Ces équipes sont aussi sollicitées en cas de contrôle ou de demande de la part d’un fournisseur ou d’un client.

La passerelle comptable garantit un classement efficace et cohérent. Avec la recherche par critère, le service comptabilité peut accéder rapidement et facilement aux documents requis. Vous pouvez par exemple lier une facture à un document justificatif ou associer un document à un bon de commande. Toutes les questions et demandes comptables peuvent ainsi être adressées avec la plus grande précision.  

La solution gedly, une passerelle simple et compatible

Pour faciliter la gestion comptable, gedly vous propose une passerelle simple et accessible pour le classement, l’archivage et la saisie automatique des données. 

Traitement des factures papier et numérique

Utiliser gedly en complément de votre logiciel comptable vous permet de déposer les factures sur la plateforme, qu’elles aient été éditées au format papier ou numérique. Si vous avez reçu une facture au format papier, vous n’aurez qu’à la numériser pour un traitement simplifié. Reçu au format dématérialisé, le document est directement transféré vers l'outil gedly. 

Un classement automatique préalablement défini

L’outil gedly vous permet d’établir un plan de classement en fonction des besoins de vos activités. Les données sont lues, reconnues et exploitées de manière à proposer une imputation comptable pertinente. Avant l’import, la solution s’assure de l’équilibre crédit/débit. Les écritures comptables contrôlées sont ensuite importées dans votre logiciel.

traitement facture

Exemples de gestion avec un logiciel GED en comptabilité

Prenons un document fournisseur classique. Vous devez tout d’abord déterminer le type de document. S’agit-il d’une facture ? D’un avoir ? D’un bon de commande ou encore d’un bon de livraison ? Il reste ensuite à identifier le fournisseur et à relever la date et la référence du document. Les informations sur les montants (hors taxe, TTC, TVA) et la date d’échéance permettent un traitement efficace de la demande.

Au fur et à mesure des utilisations, le logiciel comprend la manière dont les factures sont structurées. L’outil se substitue alors en partie à l’humain afin de préremplir certaines informations clés du document. Il ne remplace pas l'expertise du comptable, mais il facilite son quotidien sur des tâches qui demandent peu de réflexion et beaucoup d’attention.

Concrètement, l'outil va finir par reconnaître et appliquer les informations récurrentes de type nom de fournisseur, montants, date et référence. Le pôle comptabilité n’aura plus qu’à vérifier les informations proposées et à compléter le document avec les données purement comptables comme le compte fournisseur ou l’imputation sur le montant de la TVA et sur les comptes de charge.

Dans certains cas, l’outil saura aussi gérer des situations plus complexes comme la gestion d’écritures intracommunautaires ou la gestion de dates comptables distinctes de celles renseignées sur le document.

Compatibilité avec les logiciels de comptabilité

L’outil gedly est compatible avec les logiciels de comptabilité les plus courants comme Sage, Cegid, Ciel ou encore Quadratus et bien d’autres.

La simplification comptable avec gedly vous permet d’accélérer la saisie et de renforcer son exactitude en supprimant les erreurs évitables (fautes d'inattention, coquilles…).

Les factures se trouvent automatiquement classées dans le bon dossier. Cela permet d'éviter les erreurs de classement qui ralentissent les processus comptables. Le traitement et la recherche s’en trouvent facilités. Le tout, sans changer de logiciel de comptabilité.

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