La réforme de la facture électronique entrera en vigueur à compter de septembre 2026 et concernera toutes les entreprises assujetties à la TVA. Son objectif : moderniser la gestion comptable, lutter contre la fraude et faciliter le pré-remplissage des déclarations. C’est la fin du PDF envoyé par e-mail, remplacé par des formats structurés (UBL, CII, Factur-X) transmis via des Plateformes Agréées (PA) ou des Solutions compatibles (SC). Partenaire de PA, gedly accompagne les entreprises pour réussir cette transition et se préparer efficacement aux échéances de 2026/2027.
Les nouvelles terminologies clés de la réforme
Avant de voir plus en détail les différents points de la réforme, une clarification terminologique s’impose. Deux notions remplacent désormais les anciens acronymes techniques OD (Opérateur de dématérialisation) et PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Les Solutions Compatibles (SC)
La SC remplace l’ancien terme d’« Opérateur de Dématérialisation (OD) ». Il s’agit d’un outil ou d’un service conforme aux exigences de l’administration fiscale, permettant de préparer, de convertir ou de réceptionner des factures électroniques selon les formats réglementés (UBL, CII, Factur-X).
Les Plateformes Agréées (PA)
On parle désormais de PA (Plateforme Agréée) et non plus de « Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ». La PA est une plateforme certifiée par l’administration pour l’échange et la transmission des données de facturation à la direction générale des Finances publiques (DGFiP).
gedly, en tant que Partenaire de Plateformes Agréées, répondra à l'ensemble des besoins des entreprises dans le cadre de la réforme.
Quelles entreprises sont concernées par la réforme ?
La réforme s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA, quel que soit leur statut juridique. Dès lors qu’elles exercent une activité économique régulière, elles entrent dans le champ de la facturation électronique, y compris lorsqu’elles bénéficient d’exonérations spécifiques de TVA.
Exceptions pour celles qui font uniquement des opérations exonérées
En revanche, les entreprises qui ne réalisent que des opérations totalement exonérées de TVA (santé, assurances, enseignement…) ne sont pas concernées.
Les associations, assujetties ou non selon le montant de la recette
Les associations non lucratives sont considérées non assujetties si leurs recettes annuelles restent inférieures à 62 250 €.
L’application de la réforme selon la situation géographique
Les opérateurs établis en Martinique, Guadeloupe, La Réunion sont concernés. En revanche, ceux établis en Guyane, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna (et TAAF) n’entrent pas dans le champ de la réforme.
Le calendrier de la réforme 2026/2027
La réforme s’applique progressivement, avec un déploiement en deux temps.
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques. À cette même date, les grandes entreprises et les ETI auront également l’obligation de les émettre au format électronique.
Au 1er septembre 2027, l’obligation d’émission s’étendra aux TPE, PME et microentreprises.
La taille de chaque structure est appréciée au 1er janvier 2025.
Jusqu’à ces échéances, les factures PDF envoyées par e-mail restent acceptées. Passé ce délai, elles ne seront plus considérées comme des factures électroniques conformes, et seront susceptibles d’être sanctionnées par des amendes. Une entreprise qui ne respecte pas ses obligations de forme électronique risque une amende de 15 e par facture, plafonnée à 15 000 e par année civile. Mais également, les clients peuvent refuser une facture non conforme, le risque pour l’entreprise étant tout simplement de ne pas être payée.
Les dispositifs de la réforme : e-invoicing, e-reporting et états des factures
La réforme repose sur trois mécanismes complémentaires qui redéfinissent totalement la gestion des flux de facturation : l’e-invoicing, l’e-reporting et le suivi du cycle de vie des factures.
L’e-invoicing pour les transactions B2B domestiques
L’e-invoicing correspond à la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B réalisées sur le territoire national (opérations domestiques). Ces factures doivent être produites et transmises via une Plateforme Agréée (PA), dans un format structuré (UBL, CII ou Factur-X). Certaines données de la facture sont simultanément transmises à l’administration fiscale.
L’e-reporting pour l’international et le B2C
L’e-reporting complète l’e-invoicing en couvrant les opérations non concernées par la facturation électronique :
- les transactions B2B internationales, entre une entreprise française et une entreprise située à l’étranger ;
- les transactions B2C, entre une entreprise et un particulier ou un non-assujetti à la TVA.
Ces données, transmises via une PA, sont ensuite centralisées et envoyées à l’administration fiscale.
Les données de paiement des prestations de services
Pour les prestations de services, les entreprises devront transmettre les données liées aux paiements reçus (date d’encaissement et montant). Cette obligation est spécifique à la France.
Le cycle de vie des factures électroniques
Chaque facture électronique fait l’objet d’un suivi par statuts, garantissant la traçabilité du traitement. Elle est :
- Déposée, lorsqu’elle est transmise et validée par la plateforme ;
- Refusée, si le destinataire la rejette intégralement ;
- Encaissée, une fois le paiement total ou partiel confirmé ;
- Rejetée, en cas d’anomalie technique détectée lors des contrôles.
Ces statuts obligatoires assurent une visibilité commune au fournisseur, à l’acheteur et à l’administration.
Le point sur les acteurs de la réforme
La mise en œuvre de la facture électronique implique plusieurs acteurs, chacun jouant un rôle précis dans la chaîne de traitement.
Les entreprises assujetties
Toutes les entreprises concernées par la TVA doivent adapter leurs processus. Cette transition suppose des investissements (mise à jour des systèmes, formation des équipes), mais ouvre aussi la voie à des bénéfices significatifs : l’automatisation comptable, la réduction des erreurs, la baisse des coûts de traitement et une meilleure conformité fiscale.
Le Portail Public de Facturation (PPF), abandonné en 2024
Un temps envisagé comme solution gratuite mise à disposition par l’État, le PPF a été abandonné en octobre 2024. L’administration considère que l’offre du secteur privé (PA et SC) couvre désormais les besoins. L’État conserve toutefois la responsabilité de certaines briques techniques, notamment l’annuaire central et le concentrateur de données.
L’annuaire central pour le routage des factures électroniques
Cet annuaire est la base de données de référence permettant de router correctement les factures électroniques. Il compile plusieurs registres (entreprises privées, entreprises publiques, assujettis à la TVA, plateformes agréées) afin de garantir que chaque facture soit adressée au bon destinataire.
Le concentrateur de données
Le concentrateur est l’intermédiaire technique entre les plateformes et l’administration fiscale. Les PA transmettent les données de factures à ce concentrateur, opéré par l’AIFE et la DGFiP, qui les redirige ensuite vers l’administration. L’État reçoit ainsi uniquement les données essentielles extraites.
Les Plateformes agréées (PA, ex-PDP)
Au cœur du dispositif, les PA sont certifiées par l’administration pour gérer l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques. Elles assurent aussi l’extraction et la transmission des données au concentrateur, l’e-reporting des opérations internationales et B2C, ainsi que la gestion des statuts et des données de paiement. Le métier des PA réside dans la conformité, la gestion et l’extraction de milliards de data.
Les Solutions compatibles (SC, ex-OD)
Les SC ne sont pas immatriculées par l’État, mais elles jouent un rôle clé dans la préparation et le traitement des factures. Elles peuvent générer les factures dans les bons formats, assurer des contrôles, gérer des workflows ou rapprocher des données comptables. Leur limite : elles ne peuvent pas assurer directement l’échange de factures, qui reste le domaine réservé des PA. Le métier du SC est de faciliter l’intégration des PA. Zeendoc, Docuware, par exemple sont des SC.
Les formats standardisés reconnus
Pour assurer l’interopérabilité et le traitement automatisé des factures, l’État impose un socle restreint de formats standards :
- UBL (Universal Business Language) : un standard international basé sur le langage XML, largement utilisé en Europe pour les échanges B2B.
- CII (Cross Industry Invoice) : autre standard international reposant sur des spécifications techniques communes, également fondé sur XML.
- Factur-X : un format hybride qui combine un PDF lisible par l’humain et un fichier XML embarqué avec les données structurées. Il est particulièrement adapté aux TPE/PME pour une transition progressive vers la facturation entièrement électronique.
D’autres formats sont envisageables, sous conditions, en cas d’accord bilatéral entre l’émetteur et le récepteur. Cela ne dispense toutefois pas de l’obligation de transmettre les données requises à l’administration via une Plateforme agréée (PA).
Les étapes de la création d’une facture client conforme
Les entreprises doivent s’assurer que leurs factures créées respectent à la fois les règles fiscales et les exigences techniques imposées par la réforme.
Vérifier le champ d’application de la TVA
La première étape consiste à bien identifier les opérations soumises à la TVA et à appliquer le taux adéquat. La dématérialisation rend les contrôles plus stricts. Une erreur de taux ou une mention manquante pourra conduire au rejet de la facture par la Plateforme agréée (PA). Un travail de cartographie précise de la TVA est donc indispensable, souvent accompagné d’un audit des processus de facturation.
S’appuyer sur des cas d’usage
Pour illustrer la réforme, l’administration publie des cas d’usage qui décrivent des situations concrètes : auto-facturation, factures d’acompte suivies de factures définitives, gestion des bons ou cartes-cadeaux, notes de restaurant... Ces scénarios permettent aux entreprises de savoir comment traiter les cas particuliers.
Garantir la qualité des référentiels
La réforme introduit une règle claire : une facture ne peut être transmise si elle n’intègre pas l’ensemble des données obligatoires (catégorie de l’opération, SIREN, mentions de TVA...). Une donnée manquante entraîne un rejet systématique. La qualité des référentiels clients, fournisseurs et facturation devient donc un enjeu critique. Les entreprises doivent s’assurer que leurs bases sont à jour, fiables et structurées pour permettre une automatisation fluide.
Comment archiver ses factures selon la réforme ?
Au-delà de l’émission et de la transmission, la réforme impose aux entreprises un archivage conforme de leurs factures électroniques.
Une obligation légale
Les factures doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce). Cette durée est plus longue que celle prévue par le Livre des procédures fiscales (6 ans), mais c’est la règle du Code de commerce qui prévaut. L’archivage doit permettre de répondre aussi bien à un contrôle fiscal qu’à un litige commercial.
Les 4 conditions de l’archivage conforme
Un archivage électronique conforme doit assurer :
- l’intégrité du document ;
- sa lisibilité dans le temps ;
- la traçabilité des accès et des modifications ;
- la sécurité des données stockées.
La norme NF Z 42-013 (certification NF 461) constitue la référence pour garantir la valeur probante d’un archivage électronique.
Les entreprises françaises sont-elles prêtes pour la réforme ?
L’approche de la réforme ne touche pas toutes les catégories d’entreprises de la même manière. Selon leur taille et leur maturité numérique, les niveaux de préparation varient fortement.
Les grandes entreprises, déjà en transition
Les grands groupes ont déjà engagé des travaux approfondis : mise à jour des systèmes de facturation, cartographie des processus internes, vérification des données et conformité aux spécifications techniques.
Leur principal défi réside dans l’intégration de solutions complexes. Le report de l’obligation à 2026 leur offre un délai supplémentaire pour finaliser cette transition, mais ils sont globalement en bonne voie.
Les ETI comptent sur leurs éditeurs de logiciels
Les entreprises de taille intermédiaire se reposent largement sur leurs éditeurs de logiciels, avec une confiance totale envers l’éditeur. La plupart ont choisi de décaler leurs projets, attendant plus de clarté sur certains points de la réforme. Si la majorité se dit confiante, une part non négligeable espère encore un nouveau report.
Les TPE et PME : la crainte des surcoûts
Pour les petites structures, la situation est plus délicate. Depuis l’abandon du Portail Public de Facturation (PPF), elles doivent choisir une Plateforme agréée adaptée à leur taille et à leur volume de factures. Beaucoup redoutent surtout les coûts supplémentaires liés à l’émission et la réception de factures électroniques.
Face à ces écarts de préparation, gedly, en tant qu’intégrateur et partenaire de Plateformes Agréées, et de Société Compatibles accompagne les entreprises de toutes tailles pour franchir le cap de la réforme dans les meilleures conditions.