L'information est la base de toute décision. Avec l'Enterprise Content Management (ECM), la gestion des contenus d'entreprise est fluide, sécurisée, rapide, efficace et plus accessible. Pour exploiter pleinement ce potentiel, il faut savoir mettre en place l’ECM dans les meilleures conditions, ce qui suppose d’en savoir un peu plus sur cette approche stratégique et sur ses outils. Voici 8 questions pour mieux comprendre les solutions de gestion de contenu d'entreprise.
La gestion de contenu d'entreprise (ECM) est avant tout une approche globale. Elle s'intéresse aux informations créées, reçues et échangées dans tous les services et disponibles depuis une grande variété de sources, de supports et de formats.
Pour concrétiser cette approche, il faut des outils puissants. Les logiciels ECM sont dimensionnés pour traiter une quantité de données colossale. Ces solutions permettent de piloter plus facilement une stratégie ECM telle que définie pour répondre aux besoins d’une structure particulière.
La GED est une autre manière d’aborder la question de l'organisation des flux d'informations dans l’entreprise, mais elle se concentre sur l’aspect documentaire. D’où l’acronyme GED pour Gestion Électronique des Documents de l'entreprise. Elle se distingue ainsi de l'approche ECM qui s'intéresse à tous les contenus, ce qui inclut les documents, mais pas seulement.
Un système de gestion de contenu d'entreprise a la capacité de traiter des données provenant de canaux multiples produisant des formats très différents. L’ECM :
Les données traitées par le logiciel peuvent être relevées à n'importe quel moment du cycle de vie du contenu dans l'organisation. Il peut s’agir du contenu d’un devis fraîchement reçu par email ou de celui d’une facture stockée jusqu’au terme de sa durée légale de conservation.
Oui, comme tous les systèmes de gestion, les outils d’ECM réalisent des actions automatiques. Celles-ci peuvent être le résultat du paramétrage de l'utilisateur ou de l'usage de l'intelligence artificielle : extraction de métadonnées, ajouts de tags correspondant aux fichiers…
Toutes les tâches chronophages sont exécutées avec précision par la machine et en un temps record. À terme, avec la croissance exponentielle du nombre de données à traiter par l'entreprise, l'association entre l’IA et l'outil de gestion (générique ou ciblé) deviendra indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise.
L’ECM devient intéressante au-delà d'une certaine taille d’organisation. Les petites structures n’ont pas nécessairement intérêt à investir dans une telle solution si elles n’en ont qu'un usage limité. En revanche, l’Enterprise Content Management devient indispensable, voire rentable, pour traiter de grandes quantités de contenus disponibles dans des formes variées.
Si, comme nous l'avons évoqué, les sources vont du web, aux archives en passant la comptabilité et les ressources humaines, alors le seul moyen de tout centraliser est d’avoir un système de gestion de contenu d'entreprise ECM.
La mise en place des processus d’ECM et son fonctionnement peuvent peser sur les budgets et sur les ressources humaines des petites entreprises. Le montant de la facture peut grimper très rapidement avec l’achat des licences, du matériel, les frais de formation des collaborateurs et les coûts de migration des données vers la nouvelle solution de gestion de contenu d'entreprise.
Une stratégie d'Enterprise content Management lancée au mauvais moment avec une approche mal pensée et des outils mal calibrés risque de paralyser l'organisation. Il faudra alors appliquer les correctifs nécessaires pour relancer la machine, après avoir perdu du temps, de l’argent et une partie de la confiance des salariés envers le nouvel outil.
Pendant la phase de déploiement, l'entreprise risque de fonctionner au ralenti avant de gagner en performance. Temps de migration des données, délai d'adaptation au nouvel outil, essais et erreurs de mise en œuvre…. Cela s'anticipe. Le choix de la date de mise en place ne doit donc pas être laissé au hasard. Elle coïncide idéalement avec une saison de baisse d’activité, ou tout du moins elle se fait en dehors des périodes de rush.
Intégrer la gestion de contenu d'entreprise à son organisation est un processus complexe qui doit être mené avec précaution et agilité, sans griller les étapes. La phase d’étude qui précède la mise en place a pour but d'identifier les sources de gain de productivité, ainsi que les conditions de sécurité et de confidentialité qui s'imposent. L'onboarding doit inclure tout le personnel sans exception.
Contrairement à la GED qui n’intéresse que certains services bien ciblés, un système de gestion de contenu d'entreprise transforme le quotidien de toutes les équipes. Ne pas prendre le temps d'intégrer la solution comme il se doit, c’est prendre le risque de travailler avec un outil inadapté, et par là même de braquer les collaborateurs.
Le meilleur moyen d'optimiser les délais de lancement est de s’investir pleinement dans la phase de préparation et de créer l’adhésion autour du projet dans tous les pôles de l'organisation.