La dématérialisation des documents pousse les entreprises à repenser leur gestion documentaire. De nombreuses organisations adoptent des solutions de GED (Gestion Électronique des Documents) pour faciliter l'accès, le partage et la gestion des données. Ce mouvement entraine une confusion récurrente : la GED est souvent perçue comme un substitut à l’archivage légal. Pourtant, ces deux systèmes ont des objectifs distincts. La GED gère les documents actifs ; l’archivage à valeur probante vise à garantir leur intégrité dans le temps.
Les entreprises confondent souvent GED et archivage légal. Ce malentendu repose sur une mauvaise interprétation des fonctions de la GED. Celle-ci permet de stocker, organiser et retrouver facilement les documents numériques. Elle gère les versions, trace les modifications et automatise les circuits de validation. En revanche, elle ne garantit pas à elle seule la valeur juridique des documents qu'elle contient.
Un document enregistré dans une GED n'est pas automatiquement reconnu comme preuve en cas de litige. Deux erreurs sont à éviter : croire qu'un fichier conservé numériquement est archivé légalement, et supposer que toute solution GED respecte les exigences d’intégrité, de traçabilité et d’authenticité. La confusion vient aussi du vocabulaire : le terme "archivage légal" n’a pas de définition juridique précise, contrairement à l’archivage à valeur probante.
L’expression "archivage légal" est imprécise. Dans les faits, ce qui compte est la capacité à produire un document fiable en cas de contrôle ou de procédure judiciaire. Cela suppose un archivage à valeur probante, conforme aux exigences techniques et organisationnelles.
Un document archivé numériquement n’a de valeur juridique que si son intégrité peut être démontrée. Cela implique un processus rigoureux de conservation. L’UNJF rappelle que c’est toujours le juge qui apprécie la force probante d’un document. Ce n’est ni le format, ni le support, mais les garanties d’authenticité, de traçabilité et de non-altération qui comptent.
L’archivage à valeur probante s’appuie sur plusieurs normes. La norme NF Z 42-013, référence française, définit les conditions de conservation à long terme de documents numériques : scellement, horodatage, journalisation des accès et des modifications, réversibilité des systèmes. La norme ISO 14641-1 en est l’équivalent international. La certification NF 461, délivrée par l’AFNOR, permet de prouver que le système d’archivage permet de se défaire de l’original papier.
Sans ces garanties, le document peut être rejeté comme preuve. L’archivage ne se limite donc pas au stockage, mais repose sur un cadre normatif strict.
Il est possible de faire cohabiter GED et archivage à valeur probante dans un même système d'information. Il ne s'agit pas de les opposer mais de les articuler selon la nature et l'état du document.
La GED gère le cycle de vie actif du document : création, modification, validation, diffusion. Une fois le document figé, il peut être versé dans un système d’archivage conforme aux exigences de valeur probante. Ce versement peut être automatisé pour garantir la cohérence du cycle documentaire.
Les solutions GED intégrées par gedly permettent cette continuité. Elles assurent le suivi des statuts documentaires, la traçabilité des actions, l’intégration de preuves de validation, ce qui facilite leur transfert vers un système d’archivage conforme.
Archiver un document ne revient pas à le conserver sur un serveur ou dans une arborescence numérique. Le stockage garantit l’accès, pas l’intégrité. En cas de litige, un fichier altéré ou dépourvu de métadonnées de traçabilité n’aura aucune valeur juridique. L’archivage à valeur probante impose un niveau de sécurisation supérieur.
Intégrer GED et archivage à valeur probante suppose une politique documentaire structurée. Cette organisation repose sur la définition de règles claires, adaptées aux besoins réglementaires et métiers.
Le moment où un document devient "définitif" doit être identifié sans ambiguïté. Il faut déterminer qui en est responsable, comment se fait le transfert vers l’outil d’archivage électronique et comment sont conservées les preuves de conformité : scellés, horodatage, signatures électroniques, journaux d’audit. Sans ce processus formalisé, la gestion documentaire reste incomplète.
Une GED reliée à un système d’archivage à valeur probante permet de réduire les risques juridiques, d’accélérer les contrôles internes et de respecter les délais de conservation imposés par la loi. Elle améliore également la maîtrise du cycle de vie documentaire, en évitant la conservation inutile de documents obsolètes.
La GED répond à des besoins opérationnels : collaborer, valider, diffuser. Elle structure les processus documentaires et améliore l’efficacité interne. Mais elle ne suffit pas pour assurer un archivage à valeur probante.
Un document déposé dans une GED sans scellé ni preuve d’intégrité peut être rejeté en justice. Seul un système respectant les normes NF Z 42-013 et ISO 14641-1 garantit cette valeur probante. La GED prépare le document à l’archivage mais ne le remplace pas. Le respect des exigences normatives reste indispensable pour assurer la validité juridique des documents numériques, comme les factures.