La continuité d’activité repose sur l’anticipation des crises et la préparation de procédures adaptées. La protection et l’accessibilité des documents critiques occupent ici une place centrale. Les contrats, les données RH, les factures ou encore les dossiers stratégiques doivent rester disponibles. L’entreprise peut ainsi maintenir ses fonctions essentielles et reprendre rapidement son activité après un incident.
Qu’est-ce qu’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) ?
Un plan de continuité d’activité (PCA) est un document formel qui définit les mesures à appliquer pour maintenir les fonctions essentielles d’une organisation en cas de crise. Il regroupe des procédures précises, adaptées à différents scénarios. Par exemple : un incendie, une cyberattaque, une pandémie, une panne informatique ou encore l’indisponibilité des locaux.
Quelle différence avec un plan de reprise d’activité (PRA) ?
Le PCA se distingue du plan de reprise d’activité (PRA), centré sur la relance des systèmes informatiques. Plus global, le PCA recouvre la gestion des ressources humaines, la communication de crise, la logistique, l’accès aux outils numériques et la protection des informations.
Quels textes encadrent le PCA en France ?
En France, le PCA s’appuie sur plusieurs références, dont la norme internationale ISO 22301 et les obligations du Code du travail (article L.4121-1) qui impose à l’employeur de protéger la santé et la sécurité de ses salariés.
Chaque PCA est propre à l’entreprise, toujours avec l’objectif d’assurer la continuité des services critiques dans un environnement de travail dégradé et d’orchestrer le retour à la normale.
Les risques qui menacent la disponibilité des documents
Les risques numériques sont parmi les plus fréquents. Les cyberattaques, et en particulier les ransomwares (attaques par rançongiciel), peuvent bloquer l’accès aux systèmes et compromettre l’utilisation des documents essentiels. Une panne informatique ou un piratage ciblé peut aussi interrompre l’accès aux logiciels métier ou aux bases documentaires.
Les risques physiques restent une réalité dans un monde digitalisé. Incendie, inondation, coupure électrique ou catastrophe naturelle… Ces événements peuvent détruire ou rendre inaccessibles les serveurs et les locaux où sont stockés les dossiers.
Les risques humains et organisationnels ne doivent pas être sous-estimés. Un absentéisme massif lors d’une pandémie, une grève prolongée ou encore une erreur de manipulation peuvent perturber l’accès aux informations essentielles.
Un plan de continuité d’activité identifie ces menaces et les hiérarchise. Cette démarche, appelée Business Impact Analysis (BIA), permet de déterminer les activités vitales et les documents à protéger en priorité pour assurer la résilience de l’entreprise.
Le rôle de la GED dans le PCA
Une gestion électronique de documents (GED) assure à la fois la protection, l’organisation et la disponibilité des informations stratégiques.
Centraliser les documents critiques permet de sécuriser les contrats, les dossiers RH, les factures ou encore les pièces juridiques dans un espace unique. Cette organisation évite la dispersion des fichiers et réduit les risques de perte.
Une GED en mode SaaS, hébergée dans un environnement sécurisé, rend les documents disponibles à distance pour les collaborateurs autorisés, même en cas d’indisponibilité des locaux.
Assurer la traçabilité et l’intégrité renforce la valeur probante des fichiers. Les fonctionnalités d’archivage électronique, d’historique de version et de piste d’audit fiable permettent de démontrer qu’un document n’a pas été altéré, ce qui est indispensable dans un contexte de crise.
Enfin, une GED peut aussi héberger le plan de continuité lui-même. Les procédures, les fiches réflexes, les listes de contacts ou les scénarios de crise sont ainsi accessibles immédiatement, sans dépendre d’un poste ou d’un site précis.
Avec une solution gedly, les entreprises disposent d’un outil capable de sécuriser leurs documents sensibles tout en garantissant leur disponibilité à tout moment, y compris en situation d’incident.
6 bonnes pratiques pour un PCA efficace
Un plan de continuité d’activité n’est réellement utile que s’il est maintenu à jour et testé régulièrement. Comment le rendre opérationnel ?
1 - Identifier les documents critiques
Chaque service doit recenser les informations indispensables à la poursuite de ses missions et les classer par priorité. Cette étape garantit que les ressources essentielles sont protégées en premier.
2 - Formaliser des procédures claires
Les procédures doivent préciser qui fait quoi, quand, comment et où. Rédigées de manière simple et compréhensible, elles sont regroupées dans le plan de continuité d’activité pour être immédiatement mobilisables.
3 - Organiser des tests et exercices réguliers
Les exercices valident la pertinence du PCA. Ils permettent de vérifier la disponibilité des ressources, l’efficacité des plans et la réactivité des équipes.
4 - Maintenir le plan à jour
Le maintien en condition opérationnelle (MCO) est essentiel. Les contacts, les infrastructures et les documents de référence doivent être révisés au moins une fois par an, idéalement tous les six mois.
5 - Utiliser des outils spécialisés
Un logiciel de gestion documentaire ou une GED intégrée facilite la mise à jour des procédures, la diffusion des consignes et l’accès immédiat aux informations nécessaires lors d’un incident.
6 - Former et sensibiliser les équipes
Un PCA n’est efficace que si l’ensemble des collaborateurs est impliqué. Des sessions de formation et de sensibilisation régulières renforcent la culture de prévention et facilitent la mobilisation en cas de crise.
Exemple de construction d’un plan de continuité d’activité
Un plan de continuité d’activité modèle se compose de plusieurs volets complémentaires. Chaque organisation peut l’adapter selon sa taille, son secteur et ses risques spécifiques, mais certains éléments restent incontournables. C’est le cas des plans :
- ressources humaines (pour organiser l’astreinte, le télétravail et la disponibilité du personnel) ;
- de gestion de crise (mobilisation des cellules décisionnelles et opérationnelles) ;
- de communication (pour informer les collaborateurs, les clients, les partenaires et les autorités compétentes).
- de reprise d’activité IT en cas d’indisponibilité du système d’information ;
- opérationnel (les procédures à suivre en mode dégradé pour maintenir les services essentiels) ;
- de retour à la normale (rétablir progressivement l’activité dans des conditions stables).
Avec un modèle de plan de continuité d’activité, l’entreprise peut accélérer la conception de son PCA sans pour autant négliger les aspects critiques de la démarche.