Pourquoi dématérialiser ses factures clients ?

La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour les entreprises. D’ici 2026, toutes devront pouvoir émettre et recevoir des factures au format réglementaire. Une contrainte supplémentaire ? Loin de là. La dématérialisation des processus est toujours au bénéfice des utilisateurs : gain de temps, fiabilité, sécurité… Nous allons le voir, la dématérialisation de la facture client, notamment, permet la création automatique de fichiers SEPA.

 

La facture électronique, une obligation pour les entreprises

Depuis la loi Macron de 2015, les textes se succèdent et poussent progressivement les entreprises à basculer vers la facture électronique. Le projet de loi de finances 2020 introduit ainsi l'obligation de facturation électronique interentreprises entre 2024 et 2026.  

La facturation électronique des entités publiques

Depuis janvier 2020, les entreprises ont l'obligation de passer par un portail de facturation dématérialisé pour toutes leurs opérations avec le secteur public. Ce portail public de facturation (PPF) n’est autre que la plateforme Chorus Pro.  

La réception, obligatoire dès 2024

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 étend l’obligation de facturation électronique aux échanges interentreprises. À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.  

L'obligation d’émission pour tous d’ici 2026

Deuxième étape pour les relations B2B : l'émission obligatoire de factures électroniques. Ici, les échéances varient selon les structures.

Les plus grandes entreprises devront se conformer dès le 1er juillet 2024. L’année suivante, ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI). En 2026, il ne restera plus qu’à intégrer les PME et les microentreprises à ce processus inévitable de dématérialisation de la facture.  

Se préparer à la dématérialisation de la facture client

La réforme doit améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant considérablement la charge administrative liée au format papier. Elle doit aussi permettre de lutter davantage contre la fraude fiscale.  

Pour l'entreprise, la mise en place de la facturation électronique n’est pas un changement anodin. Mais la transition est à son avantage :  réduction des coûts de traitement, meilleure fluidité administrative, archivage sécurisé… Les entreprises, y compris les TPE et les PME qui bénéficient d’un délai plus important, ont donc tout intérêt à négocier ce virage le plus tôt possible afin de profiter de tous les avantages de la facturation électronique.

 

Comprendre ce qu’est la facture électronique

On parle de facture dématérialisée, d'e-invoicing, de format digital… Pour être plus précis, lorsque le législateur mentionne la facturation électronique, il fait référence à un document dont la création et les conditions d'émission, de réception et d’archivage sont très encadrées.

La facture électronique qui sera généralisée d’ici 2026 n'est pas le format scanné d’une facture papier. C’est un document initialement créé au format numérique et suivant un processus entièrement digitalisé.

À chaque étape, l'authenticité, la fiabilité et l'intégrité du document doivent être garanties. Les factures émises au format PDF sont ainsi soumises à la piste d’audit fiable. Vous pouvez aussi mettre en place la signature ou le cachet électroniques de la facture. Les deux parties peuvent également convenir d’un mode de transmission sécurisé pour l'échange de données informatisées (EDI).

 

Choisir sa GED pour exploiter tout le potentiel de la dématérialisation de la facture client

La facturation électronique obligatoire ouvre de nouvelles perspectives d'efficacité. Dès 2026, toutes les entreprises devront émettre et recevoir des factures dématérialisées. Avec une solution de GED adaptée à votre structure, vous pourrez mettre en place plusieurs processus automatiques et notamment générer facilement tous vos fichiers SEPA.  

Création automatique des fichiers SEPA

Vous avez trois solutions pour obtenir le règlement de vos factures clients :  

  • le chèque ;
  • le virement
  • le prélèvement SEPA.

Les deux premières supposent une action côté client, ce qui n’est pas le cas du prélèvement SEPA. Pour chaque client, vous devez créer un fichier SEPA avant de déclencher le prélèvement et la tâche se complique à mesure que la liste des clients s’allonge.  

Le prélèvement SEPA avant le logiciel de GED

Sans logiciel de GED, vous reprenez chaque facture client pour alimenter un fichier Excel. Ce fichier regroupe l'ensemble des clients pour lesquels vous devez procéder au prélèvement SEPA. Toutes les étapes sont réalisées manuellement, le processus est lent et propice aux erreurs.  

La génération automatique du fichier SEPA avec la GED

Avec une solution de GED comme gedly, le logiciel génère automatiquement un fichier au format SEPA. Le fichier peut ensuite être importé dans le logiciel de paiement ou envoyé à la banque pour déclencher le prélèvement.

Pour accélérer vos démarches, vous pouvez générer plusieurs fichiers SEPA simultanément. La solution gedly vous liste les documents à partir desquels la génération d’un fichier SEPA est possible. Vous n’avez plus qu’à sélectionner les factures clients et à lancer l’action groupée.  

L’envoi dématérialisé : le suivi et la preuve de l’envoi

L’envoi d’une facture en PDF par mail ne vous assure pas de sa bonne réception, ni de son traitement, ni même de l’intégrité de son contenu. En ce sens, envoyer simplement sa facture par mail n’est pas réellement une véritable digitalisation du process de dématérialisation.

Avec une GED, chaque client reçoit un lien l’invitant à télécharger sa facture. S'il ne la télécharge pas, la GED lui envoie un rappel à J+7. Vous êtes ainsi assuré que chaque client a reçu ses factures, et sinon la relance est automatisée. Cette disposition vous permet d’être assuré de la bonne réception de votre facture et vous évite ainsi les écueils : erreur d’adresse mail, le correspondant habituel a quitté la société, les mails en retard ne sont pas traités, et dans de rares cas la mauvaise foi du destinataire. Le plus : c'est une aide supplémentaire au recouvrement.

Les autres avantages de la facturation client par GED

La génération automatique du fichier SEPA et la transmission aux destinataires concernés s’ajoutent à la longue liste des avantages de la dématérialisation pour les entreprises : mise en place d’alertes sur les échéances, lecture et archivage automatique des documents… À tous les niveaux, la GED réduit les délais et les coûts de traitement des documents. Elles soulagent les équipes comptables et administratives dans toutes les structures, mais aussi les entrepreneurs qui pilotent des TPE-PME.

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