Quel est le but de la dématérialisation des documents du client ?

Les mesures introduites par la loi Macron du 6 août 2015 ont accéléré la dématérialisation déjà en cours dans les entreprises. Les obligations relatives à la réception et à l'émission de factures électroniques se mettent progressivement en place et ouvrent la voie vers la gestion automatisée du dossier client. Quels sont les avantages de la dématérialisation du dossier client et comment choisir la solution la plus adaptée à sa structure ?

 

La gestion des documents papiers du dossier client : un processus laborieux ?

La gestion des documents comme les factures papier et la saisie manuelle des informations du dossier client révèlent leurs limites. Alors que la dématérialisation bat son plein, les anciens modes d'administration sont à bout de souffle. Les processus sont chronophages. Les tâches sont répétitives, sources d'erreurs et d’oublis.

En fin de course, le coût de gestion du dossier client représente une part non-négligeable du chiffre d'affaires. Un surcoût par rapport aux dossiers dématérialisés, auquel s’ajoute une perte de temps pour les équipes. Chaque document égaré ou mal classé vient encore augmenter le temps consacré aux seules opérations de traitement et de suivi.

Toutefois, la transition est parfois difficile à orchestrer. Certaines entreprises redoutent l'investissement nécessaire à la mise en place d’une solution de dématérialisation. D’autres craignent de perdre en productivité au cours de la période d'adaptation au nouvel outil. Pourtant, les résultats sont là chez ceux qui ont déjà franchi le pas. Le tout est de trouver le logiciel GED adapté à ses besoins.

 

Pourquoi sauter le pas de la dématérialisation des documents ?

Avec le bon outil de gestion électronique de document (GED), la facturation électronique et la dématérialisation du dossier client vous permettent d'exploiter tout le potentiel de votre entreprise.  

Optimiser chaque étape de la gestion du dossier client

Le but de la dématérialisation est d'optimiser l’ensemble des processus documentaires liés à la gestion du dossier client :  

  • signature du contrat ;
  • ajout d'éléments complémentaires au dossier ;
  • traitement des factures ;
  • classement et archivage des documents ;
  • recherche de données ;
  • gestion des envois ;
  • vérification des paiements ;
  • suivi des litiges…

La liste est longue et le temps gagné à chaque étape est précieux, multiplié par l'occurrence des opérations et le nombre de clients.  

Gagner en réactivité pour accélérer les ventes

Les contrats de vente, les bons de commandes, les bons de livraison, les factures… Tous les documents du dossier client sont déposés sur la plateforme dématérialisée au format numérique. Les contenus sont lus, reconnus et automatiquement classés sur la base de critères préalablement définis par vos soins.

Un document manquant ou un retard de paiement ? Ces informations sont remontées sans délai et partagées facilement avec les intéressés grâce au logiciel de dématérialisation des documents. Les utilisateurs habilités peuvent consulter les copies à tout moment. La version originale, horodatée et archivée, est par ailleurs conservée, garantissant l'authenticité et l'intégrité du document.

Les processus de recherche sont considérablement simplifiés et accélérés grâce à la reconnaissance automatique des documents des logiciels dématérialisation. Vous êtes plus réactifs face aux demandes de vos clients ainsi que dans le suivi et la complétude de leurs dossiers.  

Rester compétitif sur le terrain de la vente à distance

Votre force de vente se déploie à travers le territoire. Pour rester performants, vos commerciaux doivent pouvoir accéder facilement aux données de l'entreprise. Que les négociations se fassent à distance ou en personne, ne repoussez pas la souscription du contrat. Avec la signature électronique de document gérée par la GED, vous pouvez :  

  • envoyer le contrat par email en vue d’une signature électronique ;
  • ou faire signer le contrat en personne directement depuis une tablette ou un smartphone avec la signature digitale manuscrite.

La mise en place d’un circuit de validation documentaire cohérent vient ensuite fluidifier la suite des démarches, pour les clients et pour vos collaborateurs.

Augmenter la productivité des services financier

La facture électronique client est créée, envoyée et reçue au format digital. La dématérialisation de la facture autorise la saisie automatique des données. Un avantage certain pour les services financiers qui réduisent le temps consacré à la saisie manuelle. La création du document est à la fois plus rapide et mieux maîtrisée. En limitant le risque d’erreur, vos services évitent également les allers-retours inutiles qui alourdissent encore les processus documentaires.

Les statuts de traitement des factures dématérialisée s'observent en temps réel. Le document a-t-il été effectivement envoyé ? La facture dématérialisée a-t-elle été bien reçue ? A-t-elle été consultée par le destinataire ? En un coup d'œil, les services financiers restent au fait de l’avancement d’un dossier en cours. La visibilité est instantanée et les échanges sont plus pertinents ce qui contribue à l'amélioration de la relation client. La trésorerie en retire également des bénéfices, puisque la dématérialisation vient réduire les temps de traitement et les délais moyens de paiement.

 

Quelle solution pour une dématérialisation client sereine et efficace ?

Ces logiciels de gestion sont nombreux, mais le Pack Clients de votre logiciel GED répond aux besoins réels de l’entreprise :  

  • nombre d'utilisateurs illimité ;
  • signature électronique des contrats commerciaux ;
  • assistance aux opérations de vente à distance ;
  • aide à la décision ;
  • compatibilité avec le logiciel comptable ;
  • piste d’audit fiable ;
  • envoi de la facture dématérialisée vers Chorus Pro pour les contrats avec les collectivités et les établissements publics ;
  • ou encore des serveurs sécurisés et à moindre impact environnemental.

Le logiciel de GED par gedly

Toutes ces fonctionnalités et ces avantages font partie de l’offre gedly. Les solutions gedly ont été pensées pour simplifier la transition digitale des entreprises, alors que l’étau réglementaire se resserre autour de la facturation électronique. Pour tirer pleinement profit de la dématérialisation des documents, gedly vous propose au travers de son logiciel GED :  

  • une interface simple et intuitive pour une prise en main rapide ;
  • des solutions dimensionnées par métier et par activité ;
  • un outil de GED complet pour mettre le digital au service de votre entreprise.

La dématérialisation de la facture et du dossier client crée des opportunités à différents niveaux, pour gagner en productivité, décrocher de nouveaux contrats, réduire ses coûts et améliorer sa trésorerie, mais aussi valoriser son image. En choisissant un logiciel de GED adapté à votre structure, la transition est simplifiée et les processus sont sécurisés, conformément à la réglementation en vigueur sur les données personnelles et vis-à-vis du Code du Travail et aux obligations effectives au 1er juillet 2024. Pour vous accompagner, gedly propose des solutions à la fois complètes (dématérialisation, signature électronique, etc.), ciblées, sûres et responsables avec des hébergeurs situés en France et alimentés à l’énergie verte.

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