Depuis 2014, l’entretien professionnel est une obligation légale pour toutes les entreprises. Sa dématérialisation assure la traçabilité de la démarche, l’automatisation de la collecte d’informations et la simplification du suivi RH. En choisissant une solution intégrant ces fonctionnalités, les services RH automatisent la planification et transforment un simple exercice administratif en véritable outil de pilotage des compétences.
Cadre légal : que dit la loi sur les entretiens professionnels ?
L’entretien professionnel, instauré par la loi du 5 mars 2014 et renforcé par les réformes successives, est obligatoire pour tous les salariés ayant au moins deux ans d’ancienneté. Il vise à faire le point sur le parcours, les compétences et les perspectives d’évolution.
Depuis octobre 2025, il prend officiellement le nom d’ « entretien de parcours professionnel », avec des exigences renforcées en matière de traçabilité et de conservation. L’employeur doit pouvoir prouver la tenue et le contenu des entretiens.
Qu’entend-on par dématérialisation des entretiens ?
La dématérialisation des entretiens professionnels remplace les supports papier par des outils numériques depuis la planification jusqu’à l’archivage de chaque entretien. Le processus digitalisé rend les éléments de cet échange (préparation, compte rendu…) facilement accessible depuis un espace en ligne partagé entre le manager, le salarié et les RH.
Les informations sont centralisées dans un logiciel de gestion des entretiens professionnels, garantissant la conformité et la conservation légale des preuves. Cette approche modernise la relation RH, tout en sécurisant les données et en facilitant le suivi des obligations réglementaires.
Passer de la contrainte à l’outil de pilotage
La dématérialisation RH transforme un entretien souvent perçu comme une contrainte administrative en outil de pilotage.
Les entreprises gagnent du temps grâce à l’automatisation des rappels, à la centralisation des comptes rendus et à la génération de bilans conformes aux exigences légales.
La traçabilité numérique offre une preuve de réalisation en cas de contrôle, tout en facilitant l’analyse des parcours et des besoins de formation.
Pour les salariés, la digitalisation donne plus de transparence et favorise l’implication de chacun. Les salariés peuvent librement consulter leurs objectifs et leurs entretiens passés, ou encore suivre l’évolution de leurs compétences depuis leur espace personnel.
Les outils pour digitaliser vos entretiens
Un logiciel de gestion d’entretien professionnel permet de créer des trames personnalisées, de planifier les rendez-vous, d’envoyer des rappels automatiques et d’enregistrer les comptes rendus en ligne.
Certains SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) intègrent des modules dédiés pour le suivi des formations, avec un historique des échanges et des tableaux de bord de pilotage.
Pour renforcer la conformité, les données sont stockées dans un coffre-fort numérique ou une GED sécurisée, garantissant leur valeur probante et leur conservation légale.
Des solutions, comme celles proposées par gedly, offrent des interfaces intuitives particulièrement adaptées aux TPE-PME.
Dématérialiser la gestion de l’entretien professionnel en 4 étapes
Voici 4 étapes à suivre pour accompagner simplement la digitalisation de cet entretien.
1 - Cartographier le processus actuel
Identifiez les étapes de préparation, de conduite et d’archivage des entretiens. Cela permet de repérer les doublons, les risques de pertes d’information et les points de blocage.
2 - Choisir l’outil logiciel adapté
Retenez, parmi les solutions conformes au RGPD, un logiciel simple d’usage et interconnecté avec votre SIRH ou vos outils de formation.
3 - Former et accompagner les équipes
Une communication claire et des formations courtes facilitent l’adoption par les managers et les salariés.
4 - Piloter dans la durée
Suivez les indicateurs clés, comme le taux de réalisation ou les formations déclenchées, pour ajuster vos pratiques et pérenniser la démarche.
Bonnes pratiques pour réussir la dématérialisation des entretiens
Privilégiez des formulaires clairs et alignés sur vos objectifs RH. Paramétrez des rappels automatiques pour éviter les oublis et conservez toutes les preuves dans une base sécurisée.
Assurez-vous que chaque acteur (manager, collaborateur, RH) sache comment accéder et remplir les trames d’entretien. Mettez en place un suivi régulier des indicateurs (taux de réalisation, évolution des compétences, formations associées).
Le processus d’entretien digitalisé peut devenir un véritable support de dialogue et de développement professionnel s’il s’inscrit dans une démarche continue d’amélioration et d’écoute.
