Tout savoir sur la dématérialisation des factures fournisseurs

La digitalisation des factures fournisseurs est une priorité pour les décideurs. La réduction des délais et l'élimination des surcoûts liés au traitement de la facture papier permettent aux entreprises de gagner en efficacité. Tous les processus sont simplifiés et fiabilisés, depuis la réception de la facture jusqu'à l'archivage du document dans le dossier fournisseurs, et l’intégration automatique en comptabilité fournisseur. gedly aide les entreprises avec des solutions simples et adaptées à différentes structures : TPE, PME et collectivités.

 

Factures fournisseurs : des formats multiples

Le format électronique s'impose d’ores et déjà aux entreprises françaises adressant leurs factures aux structures du secteur public. Dans le secteur privé, l’obligation de facture dématérialisée fait l’objet d’un déploiement progressif entre 2024 et 2026.

D’ici à la généralisation du dispositif, la facturation inter-entreprises repose sur différents supports :  

  • factures papiers reçues par courrier ;
  • factures électroniques reçues par e-mail ;
  • factures électroniques téléchargeables depuis un collecteur de factures.

La plupart des organisations, y compris les TPE et les PME, peuvent traiter jusqu'à plusieurs centaines de factures fournisseurs chaque année.

 

La format papier : un traitement coûteux

La part des factures traitées au format papier entraîne un surcoût important par rapport aux factures électroniques. Le traitement manuel de la facture fournisseur entrante coûte environ 14 € par document à l'entreprise. Le document entrant au format papier alourdit chaque étape du processus de traitement. Sur une facture fournisseur moyenne de 14 €, la répartition du coût suit le parcours suivant :  

  • la réception du document : 5 %, soit environ 0,90 € ;
  • la saisie des données 15 %, soit environ 1,40 € ;
  • la validation 35 %, soit environ 5,40 € ;
  • le paiement : 25 %, soit environ 2,80 € ;
  • l’archivage : 10 %, soit environ 1,50 € ;
  • la gestion des litiges : 10 %, soit environ 1,80 €.

La dématérialisation de la facture permet une économie globale de l'ordre de -60 % par document, en réduisant le temps et l'investissement nécessaire sur toute la chaîne de traitement. La saisie des données, opération chronophage et à faible valeur ajoutée, est tout simplement supprimée. La recherche de factures archivées au format papier, à laquelle les entreprises consacrent plusieurs heures par semaine, est considérablement simplifiée et accélérée par l'archivage électronique.

 

Dématérialisation et gestion de factures fournisseurs avec la GED

Pour réduire les coûts, gagner en temps et fluidifier les process de leur organisation, les décideurs font de la dématérialisation de la facture une priorité. gedly les accompagne dans ce virage digital, avec un pack fournisseur : des solutions de gestion des factures fournisseurs et de gestion électronique des documents ciblées et dimensionnées selon leur besoin.  

Capture et sauvegarde sécurisées

Les documents fournisseurs sont capturés, sauvegardés et sécurisés. Une fois déposée dans l'outil gedly, la facture est horodatée, cryptée et archivée. Le document de facturation est dupliqué au format PDF/A afin de garantir son intégrité. Si le document devait être modifié par la suite, l’original stocké sur l’outil gedly, resterait intact. Cette version originale de la facture demeure non modifiable et possède une empreinte numérique attestant de son authenticité.

Lecture des informations clés et classement automatique

Les informations pertinentes de la facture fournisseur sont automatiquement lues et reconnues par l’outil de GED. Cela inclut notamment :  

  • le nom du fournisseur ;
  • les dates ;
  • les montants ;
  • les références…

Ces données serviront ultérieurement à la recherche de document. En effet, pour rechercher une facture, il suffira de faire une recherche par nom, date, etc. La recherche d’une facture pourra même être effectuée à partir d’un mot clé comme sur un moteur de recherche tel que Google, par exemple.  

De plus, ces données extraites automatiquement pourront aussi être insérées dans un ERP ou dans un logiciel comptable. C’est un véritable gain de temps et de productivité. Voilà l’intérêt de la reconnaissance et de la saisie automatique : les taches manuelles sans valeur ajoutée sont supprimées.

La facture dématérialisée est ensuite classée en fonction du nom du fournisseur identifié ou de toute autre critère préalablement défini par l’utilisateur. L'outil fonctionne sur la base d’un système d’auto-apprentissage. Cela signifie qu’après seulement quelques dépôts, la GED est capable de lire et de classer automatiquement la facture dans le dossier fournisseur correspondant.

Optimisation du circuit de validation fournisseurs GED

L’étape de la validation représente l'un des maillons les plus coûteux et les plus chronophages de la chaîne de traitement des factures fournisseurs. Avec gedly, l’utilisateur a la possibilité de :

  • créer des processus de circulation et de validation des factures fournisseurs ;
  • mettre en place des alertes de paiement et de relance ;
  • gérer les droits d’accès en fonction des responsabilités de chaque collaborateur.

Le nouveau parcours digital intègre toutes les personnes concernées par le traitement de la facture dématérialisée. Les conditions d’accès de chaque utilisateur sont définies selon la nature des actions à réaliser : simple consultation, téléchargement du document, validation, suppression… L'historique complet des actions effectuées sur le document est conservé et reste consultable à tout moment.

Suivi fournisseurs et exploitation des données

Le traitement automatisé de la facture fluidifie et améliore la qualité des échanges avec les fournisseurs. Les risques d’oublis et d’erreurs sont réduits et les délais sont mieux maîtrisés. La visibilité instantanée des données permet de connaître en quelques clics et en temps réel sa situation vis-à-vis de ses fournisseurs.

Les différentes informations collectées par la GED permettent la création de tableaux de bord ciblés en seulement quelques clics : reporting mensuel, évolution des dépenses… Pour une lisibilité accrue, les valeurs collectées peuvent alimenter des représentations graphiques afin de comparer les données selon différents critères.  

Répond aux exigences du télétravail

Dans le contexte actuel, la dématérialisation des factures fournisseurs permet aux entreprises de maintenir le même niveau de productivité en télétravail qu’en présentiel. Chaque employé accède à l’ensemble des documents, les classe, les valide, les recherche, les analyse. Le confort de travail et la productivité des employés vont de pair.

 

À tous les niveaux, la facture électronique exploitée par une solution de GED efficace vient renforcer les performances de l'entreprise et contribue à améliorer son image auprès de ses fournisseurs.

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