Et si la dématérialisation de la facture fournisseur vous offrait la possibilité d'optimiser vos processus métiers et de réduire les coûts de traitement ? Un bon outil de gestion électronique des documents (GED) peut vous aider à exploiter tout le potentiel de la facturation électronique.
La dématérialisation de la facture fait partie des processus de GED. Les logiciels de GED permettent d'automatiser des tâches répétitives. La rapidité et la précision de ces outils peuvent être mises au service des entreprises et des collectivités pour les aider à mieux gérer les factures fournisseurs.
Pour gagner du temps, les factures fournisseurs sont analysées grâce aux technologies LAD/RAD et OCR. La lecture automatique de documents (LAD), la reconnaissance automatique de documents (RAD) et la reconnaissance optique de caractères (OCR) lisent et identifient le contenu du document. Les informations recueillies permettent à l'outil de procéder au classement automatique de la facture.
Une solution de GED compatible avec le logiciel de comptabilité de l'entreprise peut proposer des imputations cohérentes avec son plan comptable. Les écritures peuvent ensuite être exportées vers le logiciel comptable dans un format adapté.
La dématérialisation des factures fournisseurs vous permet également d'utiliser l'outil logiciel pour être alerté sur les échéances. Avec le rapprochement automatique et les alertes, vous pouvez vous reposer en grande partie sur l'outil informatique et rester informé sur les dates de paiement et les échéances des contrats fournisseurs.
Passer par un logiciel de gestion des factures dématérialisées est un choix stratégique d'optimisation du temps et des coûts, et d'anticipation face à l'inévitable transformation numérique des entreprises et des collectivités.
Plus de 7 heures par semaine en moyenne sont consacrées à la recherche de factures et autres documents de gestion. Or, le traitement manuel de la facture papier a un prix, généralement entre 9 € et 15 €.
La gestion de factures dématérialisées par un logiciel allège la charge administrative des collaborateurs et permet à l'entreprise de réduire considérablement les coûts de traitement grâce à la mise en place de la facturation électronique.
La GED accélère les processus, réduit les coûts et offre également une meilleure visibilité. Le rapprochement automatique des bons de commande, des bons de livraison et des factures, offre des conditions optimales de vérification et de traçabilité des commandes jusqu'au règlement.
À terme, l’obligation de facturation électronique s’appliquera à l'ensemble des transactions inter-entreprises. Depuis 2021, cette obligation concerne l'émission de factures à destination du secteur public. Le calendrier de déploiement obligera successivement les grandes entreprises, puis les ETI et enfin les PME et micro entreprises à émettre et à recevoir des factures dématérialisées.
Tous les critères sont bons pour comparer les différentes solutions logicielles proposées sur le marché. gedly, spécialisé dans les services de proximité, propose des solutions calibrées pour les TPE, les PME, les ETI et les collectivités évoluant dans des secteurs très variés. Tous trouveront une formule adaptée à leur métier et à la taille de leur structure. Ce caractère ciblé fait partie des critères à prendre en compte dans le choix du logiciel.
Tous les critères sont bons pour comparer les différentes solutions logicielles proposées sur le marché. gedly, spécialisé dans les services de proximité, propose des solutions calibrées pour les TPE, les PME, les ETI et les collectivités évoluant dans des secteurs très variés. Tous trouveront une formule adaptée à leur métier et à la taille de leur structure. Ce caractère ciblé fait partie des critères à prendre en compte dans le choix du logiciel.
Le nouvel outil doit idéalement pouvoir fonctionner avec les autres logiciels de votre parc informatique. Les solutions proposées par gedly ont été pensées pour une intégration simplifiée dans le quotidien de l'entreprise. Leurs fonctionnalités sont compatibles avec les logiciels de comptabilité les plus courants du marché : Sage, Ciel, Cegid, Quadratus…
Vous devez vous assurer que la solution proposée puisse traiter les formats de facture habituels. Par ailleurs, certains logiciels permettent de recueillir facilement les factures fournisseurs depuis différentes plateformes. Avec gedly, les factures électroniques sont automatiquement collectées depuis les espaces clients de vos fournisseurs.
L’intérêt de la GED réside aussi dans l’accessibilité des documents de l'entreprise. Ceux-ci peuvent être consultés depuis une grande variété de supports compatibles. Avec gedly, un simple navigateur suffit pour accéder de manière sécurisée à tous vos contenus. Vous pouvez donc utiliser votre ordinateur de bureau, mais aussi une tablette et même un smartphone.
La simplicité de l’interface favorise le déploiement rapide et efficace de la GED dans l'entreprise. Pour que l’outil puisse être compris et utilisé par tous, gedly s’attache à proposer des interfaces claires et intuitives pour toutes ses solutions de gestion dématérialisée.
