La réforme de la facturation électronique impose aux entreprises françaises de transmettre certaines informations à l’administration fiscale par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (PDP ou PPF). Toutefois, toutes les données n’ont pas vocation à y circuler. Pour garantir la conformité réglementaire et protéger les informations sensibles, il est essentiel de comprendre précisément quelles données de facturation électronique doivent être transmises et lesquelles doivent rester internes à l’entreprise.
Quelles données passent par une plateforme agréée dans le cadre du e-invoicing ?
Le dispositif de facturation électronique repose sur la transmission d’un ensemble de données normalisées à l’administration fiscale. Dans le cadre du e-invoicing, ces informations permettent d’assurer la conformité, la traçabilité et le suivi fiscal de chaque transaction entre entreprises. Pour mieux comprendre ce périmètre, il est utile de distinguer la nature des données transmises et le rôle joué par la plateforme agréée dans le traitement de ces informations.
La nature des données transmises dans le cadre du e-invoicing
Les données transmises à une plateforme agréée concernent exclusivement les opérations B2B domestiques entre entreprises établies en France. Chaque facture électronique regroupe trois grands ensembles d’informations : les données d’identification, les données de facture et les données de paiement. Les premières précisent l’identité des parties à la transaction (numéro SIREN, SIRET, adresse du siège, régime de TVA) ; les secondes décrivent les caractéristiques de la facture (numéro, date, montants hors taxe et toutes taxes comprises, taux de TVA, devise) ; les troisièmes concernent les modalités de règlement, les échéances et les statuts associés aux paiements. À ces blocs d’informations s’ajoutent les données de transaction, indispensables pour permettre à l’administration fiscale de suivre le cycle complet de la facturation et d’assurer la cohérence entre émission, réception et déclaration.
Ces échanges automatisés concernent aussi le paiement de facture électronique, qui doit être suivi et tracé avec le même niveau de conformité que les autres données fiscales.
Le rôle de la plateforme agréée dans la validation et la transmission des données
Une fois structurées, ces données de facturation électronique sont contrôlées, validées et transmises par la plateforme agréée au portail public de facturation. Ce circuit garantit l’intégrité des informations, leur format normé et la conformité des échanges entre entreprises et administration. L’automatisation de ces flux permet de fiabiliser les contrôles fiscaux et d’éviter les erreurs de saisie, tout en accélérant les échanges interentreprises.
Ce fonctionnement illustre une approche globale de la dématérialisation des processus internes. À l’instar de la dématérialisation des entretiens professionnels, qui structure et sécurise les données RH pour répondre aux obligations légales, la facturation électronique repose sur une organisation rigoureuse de la donnée et sur des mécanismes de validation automatisés garantissant la conformité réglementaire.
E-reporting et données fiscales : les informations à transmettre hors e-invoicing
Le e-reporting complète le dispositif du e-invoicing en couvrant les opérations qui ne donnent pas lieu à l’émission d’une facture électronique obligatoire. Les données fiscales d’e-reporting concernent principalement les ventes réalisées à des particuliers, les opérations internationales (notamment intracommunautaires et les exportations) ainsi que certaines opérations exonérées ou non assujetties. Ces données portent sur les montants des ventes, les taux de TVA appliqués, la date des opérations et, le cas échéant, les informations de paiement associées.
Cette transmission des données de facture électronique et d’e-reporting permet à la DGFiP de disposer d’une vision complète de l’activité économique. Pour l’entreprise, elle assure la cohérence entre les écritures comptables et les données déclarées, selon une logique de gouvernance documentaire comparable à celle mise en œuvre dans la numérisation des dossiers du personnel, où la centralisation et la sécurisation des documents sont essentielles.
Transmission des données de facture électronique : ce qui ne transite pas par une plateforme agréée
Certaines informations présentes dans les documents commerciaux ne relèvent pas du périmètre réglementaire. Les pièces jointes non normées (contrats, bons de commande ou documents internes), les mentions internes sans portée fiscale ou encore les coordonnées bancaires non utilisées pour le règlement ne doivent pas être transmises à une PDP.
Pour éviter toute erreur, les entreprises doivent structurer leurs flux et maîtriser les autorisations d’accès. Dans ce cadre, l’intégration d’un SSO (Single Sign-On) s’avère particulièrement utile, car elle permet de contrôler les connexions et de sécuriser l’accès aux plateformes tout en facilitant le travail des utilisateurs.
Qui est responsable de la transmission des données ?
La responsabilité de la transmission des données de facturation électronique incombe en premier lieu à l’émetteur de la facture. C’est à lui qu’il revient de s’assurer que la plateforme agréée utilisée répond aux exigences techniques et légales définies par la Direction Générale des Finances Publiques. Les plateformes de dématérialisation partenaires, ou PDP, doivent garantir la conformité des formats utilisés (Factur-X, UBL, CII), la sécurité du transfert des fichiers et la fiabilité des données transmises. Elles sont également responsables de la traçabilité des échanges, de la gestion des statuts de facture et du suivi des données de paiement associées.
En cas d’erreur de transmission, de doublon ou de données manquantes, la responsabilité peut être partagée entre l’entreprise et sa PDP, selon la nature du manquement. C’est pourquoi il est recommandé de recourir à un intégrateur expérimenté comme Gedly, capable d’accompagner les entreprises dans la mise en conformité de leurs flux documentaires, tout en optimisant la qualité et la sécurité des données transmises.
