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L'évolution numérique du secteur immobilier, rendue nécessaire par les lois ALUR et ELAN, offre des opportunités considérables en matière d'efficacité. Notre solution de Gestion Électronique des Documents (GED) pour l'immobilier accompagne les promoteurs, les agences immobilières et les syndics dans leur transition vers le numérique, en leur offrant un environnement sécurisé pour le traitement et le partage des informations.

Alléger la gestion de sa structure  

La GED immobilière simplifie la gestion quotidienne en proposant des espaces clarifiés et une meilleure maîtrise des coûts et des délais.

 

La dématérialisation des documents

La GED immobilière centralise les documents au format papier, qui étaient jusqu’à maintenant archivés dans les locaux, vers un espace unique et sécurisé. De plus, grâce au classement automatique, le temps de gestion est considérablement réduit et le risque d'erreurs dans le traitement des documents est minimisé. L'outil de recherche multicritère permet de retrouver rapidement et facilement des informations spécifiques sur des immeubles, des propriétaires ou des baux.

solution pour le BTP

La dématérialisation des processus transactionnels

La gestion électronique des documents pour l’immobilier libère les clients et les agents des contraintes liées à la présence physique, grâce à l'adoption croissante de la signature électronique dans le secteur. Cette avancée technologique permet non seulement de dématérialiser les processus de transaction, mais elle améliore également la flexibilité et l'accessibilité des transactions immobilières. Elle offre aux parties prenantes la possibilité de conclure des accords et de signer des documents à distance, éliminant ainsi les barrières géographiques et les délais. La signature électronique est devenue un outil essentiel pour garantir la continuité des activités tout en assurant un niveau élevé de sécurité et de conformité juridique.

Mieux communiquer avec les acteurs du secteur immobilier

La gestion électronique des documents (GED) révolutionne les échanges avec les acteurs du secteur immobilier, en renforçant la disponibilité des informations essentielles et en simplifiant la communication.

Echanges efficaces et sécurisés

Grâce à la gestion électronique des documents dans l’immobilier, les échanges avec les bailleurs et les copropriétaires sont renforcés par la disponibilité des contrats, des factures et des budgets annuels exportables vers Excel. Le classement et l'archivage automatiques des documents contenus dans les e-mails entrants accélèrent leur traitement, contribuant ainsi à une gestion plus efficiente de la communication. De plus, le service d'envois automatisés permet de gagner du temps et d'accroître l'efficacité tout au long du processus.

Gestion des communications simplifiée

De bout en bout, la chaîne de traitement des courriers voit sa gestion considérablement simplifiée après la mise en place de la solution GED Immobilier. Cette simplification se traduit par des communications fluides, des délais réduits et une réactivité accrue vis-à-vis des besoins des acteurs du secteur immobilier.

Partage de l’information facilité

Enfin, en adoptant la gestion électronique des documents pour l’immobilier, la base documentaire unique facilite la diffusion et le partage de l'information. Avec un nombre illimité d'utilisateurs, les agences et les promoteurs peuvent déposer et diffuser des documents auprès de leurs collaborateurs, de leurs prestataires et de tout autre acteur concerné et habilité.

Cette accessibilité est couplée à un niveau de sécurité élevé, garantissant que seules les personnes autorisées ont accès aux données, renforçant ainsi la confiance dans les échanges d'informations essentielles au sein du secteur immobilier.

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Simplifier le pilotage d’une structure dans l'immobilier

Les documents traités au format papier alourdissent la gestion en termes de coûts, de délais et de ressources. Dans tous les secteurs d'activités, la gestion électronique des documents (GED) permet de gagner en temps et en efficacité, de créer de nouvelles opportunités et de gérer ses activités à distance.

Dans le secteur de l'immobilier, la GED libère les agents et les clients de certaines contraintes, notamment celle de la présence physique du signataire. La signature électronique s'est ainsi révélée indispensable pendant la crise sanitaire du Covid-19 et ses épisodes de confinement successifs.

Vous pouvez également accéder à vos documents où que vous soyez, depuis n’importe quel support connecté : ordinateur portable, tablette, smartphone… Vos documents restent accessibles, même lorsque vous êtes en déplacement pour visiter un bien, rencontrer des partenaires ou prendre la température du marché de l’immobilier local.

 

Sécuriser la gestion électronique des documents immobiliers

Les données sont rendues plus accessibles et elles sont conservées dans un environnement sécurisé. Avec gedly, les données sont stockées en France et toutes les connexions sont cryptées.

Les informations sont répliquées sur deux serveurs physiquement distants. Grâce à ses serveurs dédiés, la solution affiche une haute disponibilité de l'ordre de 99,99 %. Pour garantir la traçabilité des documents, chaque pièce est horodatée et les noms des utilisateurs sont enregistrés à chaque consultation.

Le stockage est conforme au RGPD et la confidentialité des données est assurée de A à Z. Conformément aux prescriptions de la loi ELAN, l’espace sécurisé gedly respecte la liste minimale des documents dématérialisés accessibles. Depuis le 1er juillet 2020, ces documents à retrouver sur l'espace en ligne sécurisé sont : les diagnostics techniques, les carnets d’entretien et les contrats d'insertion, les règlements de copropriété, les procès-verbaux des assemblées générales…

 

Comment se passe la transition vers la GED dans l’immobilier ?

Avec gedly, la mise en place de la GED se fait selon les besoins du secteur immobilier. Vous choisissez un pack et vous le complétez en fonction de vos attentes particulières.

Les documents existants au format papier sont numérisés afin de rejoindre votre stock digital. Vous libérez de l'espace dans vos locaux et vous gagnez un temps précieux pour chaque recherche documentaire. Fini, les erreurs de classement, les dossiers égarés ou mal rangés.

Vous avez besoin d’une information sur un bail en cours ? Les logiciels de reconnaissance optique des caractères (OCR) lisent et classent les documents en fonction de la raison sociale, de la date, du numéro attribué au document…  Tapez simplement votre requête dans l'outil de recherche multicritères et retrouvez les informations en quelques clics.

Les nouveaux documents créés au format électronique sont traités selon des processus automatisés, accélérés et sécurisés. Les bulletins de paie électroniques rejoignent ainsi un coffre-fort numérique garantissant la conformité des données stockées, selon les dispositions de la loi travail ou loi El Khomri.

La mise en place de la signature électronique est une autre étape indispensable dans le secteur de l’immobilier. L’obtention de l’accord à distance simplifie les processus documentaires. Les parties situées dans des zones géographiques distantes n’ont pas à se déplacer. Ceux qui n’ont pas les mêmes rythmes de travail sont également libres de signer un document électronique à n’importe quelle heure. Dans tous les cas, une signature conforme permet, en cas de litige, de prouver l'accord et de justifier de l’heure de dépose des documents.

 

Une base documentaire unique pour partager l'information

La gestion d’actifs immobiliers est considérablement simplifiée par l'utilisation d’une base documentaire partagée et actualisée en temps réel.

La solution gedly permet d’ajouter un nombre illimité d'utilisateurs. Il est possible d'accorder à chacun un accès à un espace sécurisé et confidentiel. Grâce à l'accessibilité via les plateformes mobiles, les personnes autorisées peuvent déposer des documents sans délai afin de permettre leur consultation immédiate par les intéressés.

Les informations échangées avec les bailleurs, les copropriétaires et tous les acteurs du secteur sont appuyées par toute une série de documents : factures, contrats, budget prévisionnel… Avec la solution gedly, les documents transmis par emails sont automatiquement classés et archivés ce qui accélère le temps de traitement et sécurise le stockage des informations.

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