Immobilier, pourquoi choisir la gestion électronique des documents ?

Les lois ALUR et ELAN prévoient la dématérialisation du secteur de l'immobilier. gedly accompagne les promoteurs, les agences et les syndics dans cette transition numérique qui promet de nombreux avantages.

Simplifier le pilotage d’une structure dans l'immobilier

Les documents traités au format papier alourdissent la gestion en termes de coûts, de délais et de ressources. Dans tous les secteurs d'activités, la gestion électronique des documents (GED) permet de gagner en temps et en efficacité, de créer de nouvelles opportunités et de gérer ses activités à distance.

Dans le secteur de l'immobilier, la GED libère les agents et les clients de certaines contraintes, notamment celle de la présence physique du signataire. La signature électronique s'est ainsi révélée indispensable pendant la crise sanitaire du Covid-19 et ses épisodes de confinement successifs.

Vous pouvez également accéder à vos documents où que vous soyez, depuis n’importe quel support connecté : ordinateur portable, tablette, smartphone… Vos documents restent accessibles, même lorsque vous êtes en déplacement pour visiter un bien, rencontrer des partenaires ou prendre la température du marché de l’immobilier local.

Sécuriser la gestion électronique documents immobiliers

Les données sont rendues plus accessibles et elles sont conservées dans un environnement sécurisé. Avec gedly, les données sont stockées en France et toutes les connexions sont cryptées.

Les informations sont répliquées sur deux serveurs physiquement distants. Grâce à ses serveurs dédiés, la solution affiche une haute disponibilité de l'ordre de 99,99 %. Pour garantir la traçabilité des documents, chaque pièce est horodatée et les noms des utilisateurs sont enregistrés à chaque consultation.

Le stockage est conforme au RGPD et la confidentialité des données est assurée de A à Z. Conformément aux prescriptions de la loi ELAN, l’espace sécurisé gedly respecte la liste minimale des documents dématérialisés accessibles. Depuis le 1er juillet 2020, ces documents à retrouver sur l'espace en ligne sécurisé sont : les diagnostics techniques, les carnets d’entretien et les contrats d'insertion, les règlements de copropriété, les procès-verbaux des assemblées générales…

Comment se passe la transition vers la GED dans l’immobilier ?

Avec gedly, la mise en place de la GED se fait selon les besoins du secteur immobilier. Vous choisissez un pack et vous le complétez en fonction de vos attentes particulières.

Les documents existants au format papier sont numérisés afin de rejoindre votre stock digital. Vous libérez de l'espace dans vos locaux et vous gagnez un temps précieux pour chaque recherche documentaire. Fini, les erreurs de classement, les dossiers égarés ou mal rangés.

Vous avez besoin d’une information sur un bail en cours ? Les logiciels de reconnaissance optique des caractères (OCR) lisent et classent les documents en fonction de la raison sociale, de la date, du numéro attribué au document…  Tapez simplement votre requête dans l'outil de recherche multicritères et retrouvez les informations en quelques clics.

Les nouveaux documents créés au format électronique sont traités selon des processus automatisés, accélérés et sécurisés. Les bulletins de paie électroniques rejoignent ainsi un coffre-fort numérique garantissant la conformité des données stockées, selon les dispositions de la loi travail ou loi El Khomri.

La mise en place de la signature électronique est une autre étape indispensable dans le secteur de l’immobilier. L’obtention de l’accord à distance simplifie les processus documentaires. Les parties situées dans des zones géographiques distantes n’ont pas à se déplacer. Ceux qui n’ont pas les mêmes rythmes de travail sont également libres de signer un document électronique à n’importe quelle heure. Dans tous les cas, une signature conforme permet, en cas de litige, de prouver l'accord et de justifier de l’heure de dépose des documents.

Une base documentaire unique pour partager l'information

La gestion d’actifs immobiliers est considérablement simplifiée par l'utilisation d’une base documentaire partagée et actualisée en temps réel.

La solution gedly permet d’ajouter un nombre illimité d'utilisateurs. Il est possible d'accorder à chacun un accès à un espace sécurisé et confidentiel. Grâce à l'accessibilité via les plateformes mobiles, les personnes autorisées peuvent déposer des documents sans délai afin de permettre leur consultation immédiate par les intéressés.

Les informations échangées avec les bailleurs, les copropriétaires et tous les acteurs du secteur sont appuyées par toute une série de documents : factures, contrats, budget prévisionnel… Avec la solution gedly, les documents transmis par emails sont automatiquement classés et archivés ce qui accélère le temps de traitement et sécurise le stockage des informations.

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